PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Avslut och passivsättning av bidragsprojekt

När verksamheten i ett projekt har avslutats och eventuell återbetalning till bidragsgivaren är reglerad ska oförbrukade bidrag, om sådana finns, resultatföras. Oförbrukade bidrag får endast finnas bokförda på ett projekt så länge det är pågående d v s inom dispositionstiden, om slutredovisningen ännu inte har godkänts av finansiären eller om det finns anläggningar med kvarvarande avskrivningskostnader som bidraget ska användas till.

Projekt med anläggningstillgångar kan inte passivsättas. Om ett sådant projekt ska passivsättas, måste anläggningarna först flyttas till ett annat projekt.

För att avsluta ett bidragsprojekt:

Steg 1 är att lösa upp eventuella oförbrukade bidrag och upplupna intäkter. Oförbrukade bidrag ska debiteras konto 273xx för inom- eller utomstatliga medel och krediteras periodiseringskonto 35999/37999. Upplupna bidrag ska krediteras konto 16310/16320 och debiteras konto 35999/37999.

Om det finns andra periodiseringsposter i balansräkningen ska även dessa lösas upp genom att nollställa balanskontot och boka motposten på motsvarande periodiseringskonto i resultaträkningen.

Steg 2 är att bokföra projektets resultat på konton för årets kapitalförändring, 89999 respektive 20900. Överskott debiteras konto 89999 och krediteras 20900, underskott krediteras konto 89999 och debiteras 20900.

Steg 1 och 2 måste göras under samma bokföringsperiod för att inte den automatiska periodiseringsrutinen ska återföra bidraget till oförbrukade bidrag.

När steg 1 och 2 är gjorda har de oförbrukade bidragen resultatförts och projektets resultat har bokförts som balanserat kapital.

Steg 3 är att flytta det balanserade kapitalet på konto 20900 till ett gemensamt projekt. Årets balans på 20900 flyttas från projektet som ska avslutas till det gemensamma projektet. Vid överskott debiteras det gamla projektet på konto 20900 och krediteras det gemensamma projektet på samma konto. Vid underskott krediteras det gamla projektet och det gemensamma projektet debiteras, allt på konto 20900.

Det får inte finnas något saldo kvar på något konto i balansräkningen. Det får inte finnas någon anläggningstillgång bokförd på projektet. Det gäller även utrustning som är helt avskriven. Tidigare års balanser återfinns på konto 20700 och ska också flyttas till det gemensamma projektet. Överskott debiteras då 20700 och krediteras det gemensamma projektet på konto 20700. Underskott krediteras det gamla projektet och debiteras det nya projektet, allt på konto 20700. Konto 20700 är låst, så omföringar i bokföringsportalen cirkuleras till institutionsgranskaren på AEU för att få kontot upplåst.

Efter årsskiftet, vid överföringen av ingående balanser, kommer årets saldo på 20900 gå upp i 20700 och slås ihop med tidigare års saldon.

Steg 4 är att passivmärka projektet i projektmodulen genom att ändra status till ÖPPN och skriva passivmärk i fältet meddelande till AEU.  Kontrollera följande innan begäran om passivmärkning:

  • Inga anläggningar finns bokförda i projektet. Sök på projektnumret i AR för att kontrollera detta. Om anläggningar finns ska de flyttas, annars kan projektet inte passivmärkas.
  • Projektets balansräkning är tom. Undantag: flyttade anläggningar efterlämnar debet- och kreditsaldon i balansräkningen under innevarande år. Om sådana saldon finns på anläggningskontona och de tar ut varandra är det ok.
  • Resultaträkningen har saldo noll.

Kontrollera balans- och resultaträkningen med hjälp av HB10 huvudboksanalys. Projektrapporter som t ex PROBOK visar inte eventuella plus/minussaldon med olika finansiär, motpart el dyl.