PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Avslut och passivsättning av projekt

När verksamheten i ett projekt har avslutats och eventuell återbetalning till bidragsgivaren är reglerad ska oförbrukade bidrag, om sådana finns, resultatföras. Oförbrukade bidrag får endast finnas bokförda på ett projekt så länge det är pågående d v s inom dispositionstiden, om slutredovisningen ännu inte har godkänts av finansiären eller om det finns anläggningar med kvarvarande avskrivningskostnader som bidraget ska användas till.

Projekt med anläggningstillgångar kan inte passivsättas. Om ett sådant projekt ska passivsättas, måste anläggningarna först flyttas till ett annat projekt.

För att avsluta ett projekt:

Steg 1 är att lösa upp eventuella oförbrukade bidrag och upplupna intäkter. Oförbrukade bidrag ska debiteras konto 2731/2732 för inom- respektive utomstatliga medel och krediteras periodiseringskonto 3599/3799. Upplupna bidrag ska krediteras konto 1631/1632 och debiteras konto 3599/3799.

Om det finns andra periodiseringsposter i balansräkningen ska även dessa lösas upp genom att nollställa balanskontot och boka motposten på motsvarande periodiseringskonto i resultaträkningen.

Steg 2 är att bokföra projektets resultat på konton för årets kapitalförändring, 8999 respektive 2090. Överskott debiteras konto 8999 och krediteras 2090, underskott krediteras konto 8999 och debiteras 2090.
Rapporten BSLEXL kan användas för att få fram belopp och kontering att bokföra.

Steg 1 och 2 måste göras under samma bokföringsperiod för att inte den automatiska periodiseringsrutinen ska återföra bidraget till oförbrukade bidrag.

När steg 1 och 2 är gjorda har de oförbrukade bidragen resultatförts och projektets resultat har bokförts som balanserat kapital.

Steg 3 är att flytta det balanserade kapitalet på konto 2090 till ett gemensamt projekt. Årets balans på 2090 flyttas från projektet som ska avslutas till det gemensamma projektet. Vid överskott debiteras det gamla projektet på konto 2090 och krediteras det gemensamma projektet på samma konto. Vid underskott krediteras det gamla projektet och det gemensamma projektet debiteras, allt på konto 2090.

Det får inte finnas något saldo kvar på något konto i balansräkningen. Det får inte finnas någon anläggningstillgång bokförd på projektet. Det gäller även utrustning som är helt avskriven. Tidigare års balanser återfinns på konto 2070 och ska också flyttas till det gemensamma projektet. Överskott debiteras då 2070 och krediteras det gemensamma projektet på konto 2070. Underskott krediteras det gamla projektet och debiteras det nya projektet, allt på konto 2070. Konto 2070 är låst, så omföringar i bokföringsportalen cirkuleras till institutionsgranskaren på AEU för att få kontot upplåst.

Efter årsskiftet, vid överföringen av ingående balanser, kommer årets saldo på 2090 gå upp i 2070 och slås ihop med tidigare års saldon.

Steg 4 är att passivmärka projektet i Raindance genom att skicka in blankett EA22 till ekonomisupport@uadm.uu.se. Kontrollera följande innan blanketten skickas in:

  • Inga anläggningar eller korttidsinvesteringar finns bokförda i projektet. Sök på projektnumret i AR: DOV (Anläggningar / Definitiva / Visning) för att kontrollera detta. Om anläggningar eller korttidsinvesteringar finns ska de flyttas, annars kan projektet inte passivmärkas.
  • Projektets balansräkning är tom. Undantag: flyttade anläggningar efterlämnar debet- och kreditsaldon i balansräkningen under innevarande år. Om sådana saldon finns på anläggningskontona och de tar ut varandra är det ok.
  • Resultaträkningen har saldo noll.

Kontrollera balans- och resultaträkningen med hjälp av huvudboksanalysen ARA. Projektrapporter som t ex PROBOK visar inte eventuella plus/minussaldon med olika finansiär, motpart el dyl.

När avslutet i Raindance är klart ska projektet historiksättas i KDB och projektets slutrapporter ska laddas upp där.