Frågor och svar om Projektmodulen
Innehåll:
Vilka projekt ska finnas i projektmodulen?
Vilken information avseende ett projekt ska finnas i projektmodulen?
Flera finansiärer till ett projekt
När fakturera/rekvirera från reskontran och när från projektmodulen
Status PREL/ÖPPN
Projektnummer
Forskningsämne
12:e delar (VR, Cancerfonden, Forte, Formas)
Kundid
Medfinansiering
Vilka projekt ska finnas i projektmodulen?
Alla projekt ska finnas i projektmodulen (PM), utom XXX01,03,04,07. De projektgrupperna kommer överhuvudtaget inte förekomma i PM. Eventuellt laddade projekt i XXX01,03,04 och 07 kommer att tas bort från projektmodulen i ett senare skede.
Vilken information avseende ett projekt skall finnas i projektmodulen?
Alla obligatoriska fält måste vara ifyllda för varje projekt.
Flera finansiärer till ett projekt
För projekt som har flera finansiärer välj den största och lägg in den i projektmodulen. Denna kan då rekvireras från projektmodulen, medan resterande måste rekvireras ifrån kundreskontran.
När fakturera/rekvirera från reskontran och när från projektmodulen.
Det går att rekvirera och fakturera både från projektmodulen och reskontran. Den enda skillnaden är att från projektmodulen kan man ärva återkommande information samt kontering. Rekvirering av bidrag sker som regel ifrån projektmodulen, undantag är för projekt som har flera finansiärer (se stycket ”fler finansiärer till ett projekt”). I dagsläget går alla kundfakturor från projektmodulen över med 25% moms. Ska det inte vara 25% moms korrigeras detta i kundreskontran alternativt att fakturan ställs ut direkt i kundreskontran från början. Fakturering av §4 intäkter sker alltid direkt i kundreskontran.
Status PREL/ÖPPN
Projektupplägget har projektstatus PREL som standard. För att AEU ska veta att du är klar med ditt projektupplägg kommunicerar du detta genom att ändra projektstatus till ÖPPN. Ingen ytterligare information behöver anges vid ett nyupplägg. Vid ändring av ett redan upplagt projekt ändrar man projektstatusen till ÖPPN men skriver också tydligt i textfältet Kommunikation AEU vad som ska ändras (t.ex. Ändra fältet projekttitel till ”Forskare X Cancerfonden 18-21”). OBS! Använda inte ekonomisupportmailen till denna typ av ärenden.
Projektnummer
Alla uppgifter på ett projekt är ändringsbara utom själva projektnumret. Dock kan du inte själv ändra alla dessa uppgifter. Vill du ändra ett fält som inte är editeringsbart, se status PREL/ÖPPN.
Forskningsämne
Vi är ålagda att rapportera vår forskning per forskningsämne till SCB årligen. Tidigare år har uppdelningen gjorts centralt av AEU men för att förbättra kvaliteten sker nu detta på projektnivå.
Forskningsämne måste väljas om det är forskning för VSH 210,220 och 230. Valet ”ej forskning” ska inte användas där.
För hjälp med att välja rätt forskningsämne så klicka på länken nedan för att få mer information.
http://www.scb.se/contentassets/10054f2ef27c437884e8cde0d38b9cc4/standard-for-svensk-indelning--av-forskningsamnen-2011-uppdaterad-aug-2016.pdf
12:e delar (VR, Cancerfonden, Forte, Formas)
De bidragsgivare som betalar ut sina bidrag i 12:e delar (VR, Cancerfonden, Forte, Formas) ska det inte skapas rekvisitioner på.
Kundid
Fältet kundid gick inte att läsa in på de projekt som lästes in från KDB, detta måste kompletteras på de projekt som ni avser att rekvirera ifrån. Prövar ni att rekvirera från ett projekt som saknar kundid, så får ni detta felmeddelande: ” Kund för fakturering saknas”. Informera AEU vilket kundnummer som ska användas på projektet genom att ändra status till ÖPPN och skriv in kundnumret i fältet kommunikation AEU. Har du flera projekt så samla gärna ihop allesamman och skicka in till ekonomisupport@uadm.uu.se. Vi behöver veta projektnummer och kundnummer.
MedfinansieringMedfinansiering, information avseende ändrad rutin.
Medfinansiering kommer att hanteras direkt i Raindance. De filer som tidigare skickades in med beräknad medfinansiering ska inte längre användas. Nedanstående översiktliga beskrivning skall ses som en vägledning avseende hur det är tänkt att fungera.
Det finns fyra fält avseende medfinansiering i Projektmodulen.
För att medfinansiera ett projekt i RD2018 så anger man
Medfinansiering J ( JA)
Medfinansbelopp (När bidragsgivaren har specificerat ett exakt belopp)
Påläggsprocent (Hur många procent indirekta godkänner finansiären)
Fördelningsbas (Hur många procent av ”vad för typ av kostnader” godkänner finansiären)
I RD2017 angavs hur många procent av Basen(kostnaderna) som skulle medfinansieras.
I RD2018 anges hur många procent av Basen (Fördelningsbaser, kostnader) som finansiären godkänner av de indirekta.
EXEMPEL
Finansiären godkänner 15% i indirekta kostnader.
Tänk dig att projektet bara har 100.000 kronor i lönekostnader i januari vilket genererar indirekta på 22.000 kronor (institutionens påslag är 22%) . Om vi har fyllt i följande i Projektmodulen:
Medfinansieringssnurran kommer att utgå från de 22.000kr som har bokats och sedan räkna av 15.000kr(100.000*0,15) och därmed boka medfinansiering på 7000kr.