Makulera/Kvitta leverantörsfakturor
Makulera leverantörsfakturor
Leverantörsfaktura med status Ny eller Preliminär kan bara makuleras av avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) men måste först utredas vid institutionen/motsvarande om den kan makuleras.
Makulering kan t.ex. göras om:
- Fakturan är en dubblett.
- Fakturan har noll (0) kronor att betala och inte innehåller någon moms som ska redovisas
- Det är överenskommet med leverantören att fakturan är felaktigt utställd men de skickar inte någon kreditfaktura. Om leverantören kommer att skicka en kreditfaktura måste både debet- och kreditfakturan hanteras i portalen.
- Fakturan inte är adresserad/ställd till UU.
- Fakturan i Raindance är betalningspåminnelse och skulden är utbetalad via originalfakturan.
Kan fakturan makuleras anger institutionen/motsvarande anledningen till det i Meddelandefunktionen (pennan) och cirkulerar fakturan till AEU via fakturacentralens inkorg (FAC). AEU ser då till att fakturan makuleras.
Kvitta leverantörsfakturor
Leverantörsfaktura med status Definitiv som inte ska utbetalas kan kvittas bort. Kvittning innebär att det automatiskt skapas en kreditfaktura som direkt kvittas mot debetfakturan och båda fakturorna betalningsmarkeras. Det är ett enklare sätt än att det först måste skapas en kreditfaktura som hanteras i det elektroniska flödet innan de betalningsmarkeras emot varandra via en betalningsbokning.
Observera att en leverantörsfaktura aldrig kan kvittas utan utredning vid institutionen/motsvarande.
Kvittning kan t.ex. göras om:
- Fakturan är en dubblett.
- Det är överenskommet med leverantören att fakturan är felaktigt utställd men de skickar inte någon kreditfaktura. Om leverantören kommer att skicka en kreditfaktura måste både debet- och kreditfakturan hanteras i portalen.
- Fakturan inte är adresserad/ställd till UU.
- Fakturan i Raindance är betalningspåminnelse och skulden är utbetalad via originalfakturan
För leverantörsfaktura som ska kvittas behöver institutionen/motsvarande först flytta fram förfallodatum (läs mer om hur du flyttar fram förfallodag här) tre månader samt anger anledningen till att den ska kvittas i Meddelandefunktionen (pennan). Kontakta därefter AEU via ekonomisupport@uadm.uu.se och ange vilken faktura som ska kvittas samt anledningen till det. AEU kvittar då bort fakturan.