Inkassofakturor
Om Uppsala universitets (UU) leverantörsfakturor trots betalningspåminnelser inte blir betalda i tid finns det risk att de går till inkasso. När en inkassofaktura inkommer måste den hanteras omgående då de oftast har kortare betalningstid än vanliga leverantörsfakturor. Börja med att snarast kontakta inkassoföretaget för att begära anstånd med betalningen eller bestrida kravet efter nedanstående utredning för att undvika att inkassoföretaget sänder ärendet till kronofogdemyndigheten.
Rutin för hantering av inkommen inkassofaktura
- Kontrollera om inkassofakturan är rätt utställd.
- Om inkassofakturan är rätt utställd kontrolleras om ursprungsfakturan finns i Raindance
Inkassofakturan är felaktigt utställd
- Om inkassofakturan är felaktigt utställd ska den omgående bestridas hos inkassoföretaget.
- Om företaget också anser att fakturan är felaktigt utställd ska du se till att få ett skriftligt underlag på det som sedan bifogas fakturan i Raindance. Om inkassoföretaget inte sänder en kreditfaktura kan du makulera den felaktiga fakturan. Notera åtgärden i meddelandefunktionen (pennan) på fakturan i Raindance. Kommer en kreditfaktura ska båda fakturorna hanteras som vanligt i systemet.
Ursprungsfakturan finns i Raindance
- Om ursprungsfakturan är obetald (status Prel) i Raindance ska den fakturan omgående behandlas.
- Om ursprungsfakturan är betald (status Hbet) utreds om den har blivit betald innan inkassofakturan utställdes. Kontakta då inkassoföretaget för att utreda frågan och bestrid eventuellt inkassofakturan. Notera åtgärden i meddelandefunktionen (pennan) på fakturan i Raindance. Vid behov kan utdrag från Swedbanks/Danske Banks utbetalningslista sändas till företaget som bevis. Betalningslista beställs via ekonomisupport@uadm.uu.se.
- Om inkassofakturan är rätt utställd ändras inkassofakturans belopp i systemet till att bara avse inkasso- och räntekostnader dvs räkna bort kapitalskulden då den betalas via ursprungsfakturan.
- Kontera inkassokostnaderna på konto 59920.
- Informera inkassoföretaget om att beloppet ändrats då ursprungsfakturan betalas till leverantören. Begär samtidigt anstånd med betalningen.
- Kontrollera att det är rätt förfallodatum i systemet.
- Notera åtgärderna i meddelandefunktionen (pennan) på fakturan i Raindance.
- Se till att fakturan snarast blir attesterad för att undvika att inkassoärendet går till kronofogdemyndigheten.
Ursprungsfakturan finns inte i Raindance
- Om inkassofakturan har ursprungsfakturan som bilaga eller om det på inkassofakturan framgår både ursprungsfakturans fakturarader och moms kan den omgående hanteras i Raindance. Begär annars en kopia av ursprungsfakturan från inkassoföretaget och bifoga den i systemet.
- Begär anstånd med betalningen.
- Kontrollera att det är rätt förfallodatum i systemet.
- Kontrollera att moms har registrerats i systemet enligt fakturaunderlaget. Ändra vid behov via knappen Ändra faktura.
- Notera åtgärderna i meddelandefunktionen (pennan) på fakturan i Raindance.
- Kontera inkassokostnaderna på konto 59920.
- Se till att fakturan snarast blir attesterad för att undvika att inkassoärendet går till kronofogdemyndigheten.