Betalningspåminnelser (kravfakturor)
Det är viktigt att utreda och ta hand om inkomna betalningspåminnelser för att undvika att fakturor går vidare till inkasso. Uppsala universitet (UU) accepterar vanligen inte kortare betalningstid än 30 dagar för inkomna leverantörsfakturor.
För alla inköp utifrån gällande statliga ramavtal (avropa.se) och UU:s egna ramavtal är det avtalat om 30 dagar från fakturans ankomst. Därför bör UU endast få betalningspåminnelser för de leverantörsfakturor som inte är betalda inom den tiden.
Kortare betalningstid finns dock för vissa branscher som t.ex. för livsmedel och taxi men annars är det bara kortare tid om det har av någon särskild anledning avtalats i samband med beställningen. Om kortare betalningstid ges för betalning av en faktura medför det inte att avtalet ändrats. Fortfarande gäller 30 dagars betaltid från fakturans ankomst.
Om en betalningspåminnelse inkommit p.g.a. att det är för kort betalningstid på leverantörsfakturan bör leverantören informeras om gällande betalningsvillkor.
Rutin för hantering av inkommen betalningspåminnelse
- Kontrollera om fakturan finns i Raindance.
Fakturan finns i Raindance
- Om fakturan är obetald (status Prel) i Raindance ska fakturan omgående behandlas.
- Om fakturan har kortare betalningstid än 30 dagar bör leverantören informeras om UU:s betalningsvillkor.
- Ändra fakturans totalbelopp om påminnelseavgift har tillkommit och bifoga betalningspåminnelsen under Bifoga dokument som underlag till att beloppet har ändrats.
- Kontera ev. påminnelseavgift på konto 59920.
- Om fakturan är betald (status Hbet) utreds med leverantören varför UU har fått påminnelsen. Sänd vid behov utdrag från Swedbanks/Danske Banks utbetalningslista som bevis att fakturan är betald. Beställ betalningslista via ekonomisupport@uadm.uu.se.
Fakturan finns inte i Raindance
- Om betalningspåminnelsen ser ut som ursprungsfakturan utom att det t.ex. står Påminnelse kan den skickas för skanning. Stryk då över ”Påminnelse” och skriv ”Ska skannas”.
- Kontakta annars leverantören för att få en fakturakopia och begär vid behov anstånd med betalningen. Ange på kopian ”Ska skannas” och stryk över "Kopia" innan den skickas för skanning.
- Om fakturan har kortare betalningstid än 30 dagar bör leverantören informeras om UU:s betalningsvillkor.
- Hantera fakturan omgående när den har importerats in i Raindance för att undvika att den går till inkasso.
- Kontera ev. påminnelseavgift på konto 59920.