PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Leverantörsfakturor

Leverantörsfakturor hanteras i Raindanceportalen. Varje dag importeras skannade fakturor och e-fakturor (format Svefaktura). Fakturorna granskas, konteras och attesteras/signeras i Raindanceportalen i ett elektroniskt flöde. Läs mer om den hanteringen i lathundarna Granska leverantörsfaktura, Kontera leverantörsfaktura och Attestera leverantörsfaktura.

När leverantörsfakturan har attesterats och signerats i sin helhet är den klar att på förfallodagen betalas ut till leverantören. För information om när avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) sänder utbetalningar se Sändningar för utbetalningar till Nordea/Danske Bank.

Beställning

Innan beställning kontrollera om varan/tjänsten finns att avropa. Läs mer om inköp och upphandling på sidan Beställa varor/tjänster.

Vid beställningstillfället ska referenskod, referensnamn och faktureringsadress lämnas till leverantören. I första hand önskas att fakturan skickas som e-faktura. Läs mer nedan under Fakturaformat.

30 dagars betalningsvillkor m.m.

Uppsala universitet tillämpar de betalningsvillkor som gäller generellt inom staten dvs 30 dagars kredittid från ankomstdatum. Skulle en faktura bli betald tidigare än 30 dagar innebär det inte att universitetet accepterar kortare tid. Universitetet godtar inte heller order-, fakturerings-, expeditions- eller påminnelseavgifter. Dröjsmålsränta debiteras enligt Räntelagen (SFS 1975:635).

Referenskod/Fakturareferens

De som vid Uppsala universitet (UU) beställer en vara eller tjänst ska alltid lämna en referenskod till leverantören. Koden ska anges i fältet "Er referens" (referensfält 1) eller motsvarande på fakturan, ingen annan information ska anges i det fältet.
Referenskod består av 3 eller 6 tecken. Strukturen är 3 siffror eller 3 siffror direkt följda (utan mellanslag) av ytterligare 3 tecken (bokstäver/siffror). Om det saknas referenskod på fakturan ska beställaren påminnas om att referenskod ska lämnas vid beställning alternativt att leverantören påminns om att referenskod ska anges på fakturor ställda till UU.
Uppsala universitets 3-ställiga referenskoder

Referensnamn

Vid beställning bör beställaren förutom referenskod uppge referensnamn som ska anges i ett annat referensfält än det för referenskod eller i fakturatexten.

Faktureringsadress

Alla pappersfakturor som kommer från svenska leverantörer (de som har svenskt momsregistreringsnummer och som fakturerar i SEK) skickas direkt till skanningsföretaget. Till faktureringsadressen sänds enbart faktura och eventuella specifikationer/bilagor. Ordererkännande och ev. påminnelser sänds till institutionens postadress.

Faktureringsadressen är:

Uppsala universitet
PG1254
737 84 Fagersta

Utländska leverantörer (leverantörer som inte har svenskt momsregistreringsnummer och/eller som fakturerar i utländsk valuta) och de svenska leverantörer som skickar e-faktura ställer ut sina fakturor till institutionens adress.

Institutionen skickar sedan utländska leverantörsfakturan vidare för skanning på adress Uppsala universitet, UTLAND, PG1255, 737 84 Fagersta. Observera att den adressen inte ska lämnas ut till utländska leverantörer.

Fakturaformat

I första hand önskar universitetet att svenska leverantörer ställer ut e-fakturor eller pappersfakturor. Utländska leverantörsfakturor ska skickas som pappersfakturor med institutionen som faktureringsadress. Universitetet kan även ta emot PDF-fakturor.

PDF-fakturor

Om leverantörer väljer att skicka PDF-fakturor ska de skickas till en e-postadress vid institutionen. Hela fakturan inklusive bilagor måste finnas i samma PDF-dokument.  Institutionen sänder sedan PDF-fakturan vidare för skanning via AEU på adress invoice@uadm.uu.se. Ange SV för svenska fakturor i början på ämnesraden i e-postbrevet och UTL för utländska. Observera att e-postadressen invoice@uadm.uu.se inte får lämnas ut till UU:s leverantörer.

Efter kontroll av AEU sänds dokumentet vidare till skanningsföretaget. Vid felaktigheter kan AEU returnera fakturan till avsändaren.

För mer information se sidan Svenska leverantörsfakturor och Utländska leverantörsfakturor.

Arkivering

UU är skyldiga att arkivera inkomna handlingar i det formatet som det anländer till myndigheten enligt gällande arkivbestämmelser.

Svensk eller utländsk leverantör

Flödesschema för hjälp att bedöma om en leverantör/privatperson är att anse som svensk eller utländsk leverantör i Raindance. (Utländska leverantörer har i Raindance id-nr som börjar på U.)

Information om leverantörsfakturor finns även att läsa på sidorna:

 Frågor som gäller redovisningen hänvisas till avsnittet Redovisning.