Leverantörsfakturor
Leverantörsfakturor hanteras i ett elektroniskt flöde i Raindance. Varje dag importeras skannade fakturor och e-fakturor (format Svefaktura). Fakturorna granskas och kontrollattesteras, konteras samt beslutattesteras och signeras i det elektroniska flödet. Läs mer om den hanteringen i lathundarna Kontrollattest leverantörsfaktura, Kontera leverantörsfaktura och
Beslutsattest leverantörsfaktura.
När leverantörsfakturan har attesterats och signerats i sin helhet är den klar att på förfallodagen betalas ut till leverantören. För information om när avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) sänder utbetalningar se Sändningar för utbetalningar till Nordea/Danske Bank.
Beställning
Innan beställning kontrollera om varan/tjänsten finns att avropa. Läs mer om inköp och upphandling på sidan Beställa varor/tjänster.
Vid beställningstillfället ska referenskod, referensnamn och faktureringsadress lämnas till leverantören. I första hand önskas att fakturan skickas som e-faktura. Läs mer nedan under Fakturaformat.
30 dagars betalningsvillkor m.m.
Uppsala universitet tillämpar de betalningsvillkor som gäller generellt inom staten dvs 30 dagars kredittid från ankomstdatum. Skulle en faktura bli betald tidigare än 30 dagar innebär det inte att universitetet accepterar kortare tid. Universitetet godtar inte heller order-, fakturerings-, expeditions- eller påminnelseavgifter. Dröjsmålsränta debiteras enligt Räntelagen (SFS 1975:635).
Referenskod/Fakturareferens
- De som vid Uppsala universitet (UU) beställer en vara eller tjänst ska alltid lämna en referenskod till leverantören.
- Koden ska anges i fältet "Er referens" (referensfält 1) eller motsvarande på fakturan, ingen annan information ska anges i det fältet.
- Referenskoden består av 6 tecken. Strukturen är 3 siffror direkt följda (utan mellanslag) av ytterligare 3 tecken (bokstäver/siffror).
- Varje institution/motsvarande har minst en referenskod (grundkod) bestående av 3 siffror följt av 3 nollor.
- Om det saknas referenskod på fakturan ska beställaren påminnas om att referenskod ska lämnas vid beställning alternativt att leverantören påminns om att referenskod ska anges på fakturor ställda till UU.
- Uppsala universitets referenskoder (grundkoder)
Referensnamn
Vid beställning bör beställaren förutom referenskod uppge referensnamn som ska anges i ett annat referensfält än det för referenskod eller i fakturatexten.
Faktureringsadress
Alla pappersfakturor som kommer från svenska leverantörer (de som har svenskt momsregistreringsnummer och som fakturerar i SEK) skickas direkt till skanningsföretaget. Till faktureringsadressen sänds enbart faktura och eventuella specifikationer/bilagor. Ordererkännande och ev. påminnelser sänds till institutionens postadress.
Faktureringsadressen är:
| Uppsala universitet |
Om svenska leverantörer skickar fakturor till institutionen finns information hur de ska hanteras på sidan Svenska leverantörsfakturor.
Utländska leverantörer (leverantörer som inte har svenskt momsregistreringsnummer och/eller som fakturerar i utländsk valuta) ställer ut sina fakturor till institutionens adress. Institutionen skickar sedan utländska leverantörsfakturan vidare för skanning på avsedd adress, läs vidare på sidan Utländska leverantörsfakturor.
Fakturaformat
I första hand önskar universitetet att svenska leverantörer ställer ut e-fakturor eller pappersfakturor. Utländska leverantörsfakturor ska skickas som pappersfakturor med institutionen som faktureringsadress. Universitetet kan även ta emot PDF-fakturor.
PDF-fakturor
Om leverantörer väljer att skicka PDF-fakturor ska de skickas till en e-postadress vid institutionen. Hela fakturan inklusive bilagor måste finnas i samma PDF-dokument. Institutionen sänder sedan PDF-fakturan vidare för skanning via AEU på en särskild e-postadress.
För mer information se sidan Svenska leverantörsfakturor och Utländska leverantörsfakturor.
Svensk eller utländsk leverantör
Schema för hjälp att bedöma om en leverantör/privatperson är att anse som svensk eller utländsk leverantör i Raindance. (Utländska leverantörer har i Raindance id-nr som börjar på U.)
Arkivering
UU är skyldiga att arkivera inkomna handlingar i det formatet som det anländer till myndigheten enligt gällande arkivbestämmelser.
Information om leverantörsfakturor finns även att läsa på sidorna:
- Betalningspåminnelser
- Bluffakturor
- Inkassofakturor
- Information till våra leverantörer
- Leverantörsfaktura – Frågor och svar
- Moms på leverantörsfakturor
- Sändningar till Nordea/Danske Bank
- Verifikationsdatum på leverantörsfakturor
Frågor som gäller redovisningen hänvisas till avsnittet Redovisning.