PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Kundfakturor

Kundfakturor registreras manuellt i Raindance classic. I kundregistret finns två typer av kunder, fakturakunder (FAKT) och rekvisitionskunder (REKV). Dessa två olika typer har också olika villkor som t.ex. moms, påminnelsehantering m.m. Läs mer i lathunden Kundreskontra.

Rekvisitioner importeras från kontraktsdatabasen, KDB, men även fakturor importeras därifrån. Inläsning sker flera gånger per dygn. Läs mer om KDB under avsnittet Kontaktsdatabas KDB.

Fakturor och rekvisitioner skrivs ut eller sänds elektroniskt från institutionen. När du skriver ut en faktura eller en rekvisition får du en e-post till dig med en länk till en bild av fakturan/rekvisitionen. Denna kan du sedan skriva ut på ett vanligt papper och skicka till kunden. Läs mer i lathunden för utskrift av faktura, RD Kundfakturautskrift. Hur sändning av e-faktura går till beskrivs nedan.

Kunder som hanterar fakturor elektroniskt

För de kunder som hanterar våra kundfakturor elektroniskt, genom skanning eller e-fakturor, ska det i samband med att fakturan registreras anges referenskod (beställningsid/fakturareferens). Det är viktigt att referenskod alltid anges och att det endast är den som anges i fältet Er ref.
På kunduppläggen i systemet finns angivet information beträffande referenskod såsom längd, antal tecken etc. Referenskod bör alltid tas reda på innan fakturering påbörjas eftersom koden gör att fakturan "hittar rätt" vid import i kundens redovisningssystem. Referensnamn som lämnas i samband med beställningen kan anges i fakturans radtext.

E-faktura

Uppsala universitet sänder e-faktura (elektronisk faktura) i format Svefaktura till statliga kunder/myndigheter. Observera att detta endast gäller våra fakturakunder (kundkategori FAKT)! I kundregistret visas i sökbegreppet "E-FAKT" när kunden är uppsatt för elektronisk hantering. En del statliga myndigheter är dock undantagna och i kundregistret är det på dem angivit ”Pappersfakt!” i sökbegreppet
På avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) pågår kontinuerligt omställning av kunder i kundregistret för att det ska vara möjligt att sända e-fakturor till dem.

Innan fakturering är möjlig ska kunden ställas om till en e-faktura-kund. Om en ny eller passivmärkt statlig kund ska faktureras kontakta AEU via e-post till ekonomisupport@uadm.uu.se för upplägg/ändring i kundregistret. AEU meddelar administratören när kunden är klar för fakturering.
Om någon kund hör av sig till institutionen angående önskemål om att få fakturor elektroniskt ska kunden hänvisas till AEU, sten.folkesson@uadm.uu.se , anders.westin@uadm.uu.se  eller ekonomisupport@uadm.uu.se.

Bilaga till e-faktura

Bilaga kan inte sändas elektroniskt med e-fakturan. Om det finns tillhörande bilaga anges i fakturatexten att bilaga sänds separat. Bilaga ska helst sändas i pdf-format via e-post till kunden eller med vanlig post.

Sända e-faktura till kund

En e-faktura ska endast sändas en gång. Den sänds iväg till kunden med kommando KFU (kundfaktura utskrift) eller KFV (kundfaktura visning) och knappen Utskrift. Det kommer e-post till dig som kvittens på att fakturan sänts iväg och genom kommando KFV kan det utläsas om systemet anser att den är utskriven d.v.s sänd. Ingen pappersfaktura kan skickas till kunden.

Läs mer i lathunden för utskrift av faktura, RD Kundfakturautskrift.

Information om kundfakturor, oreglerade kundfakturor samt utskrift/sändning av kundfaktura finns även att läsa på sidan:

Frågor som gäller redovisningen hänvisas till avsnittet Redovisning.