PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Frågor och svar om Kontraktsdatabasen

Kontaktpersoner på avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU):
Suzanne Borén-Andersson, tel 471 6251,
e-post: Suzanne.Boren-Andersson@uadm.uu.se
Anders Westin, tel 471 1624,
e-post: Anders.Westin@uadm.uu.se
Ina Peña Zagal, tel 471 3317
e-post: Ina.Pena@uadm.uu.se

Varför har jag problem med knapparna på periodfördelningssidan i flödet?

Har du bytt version 10 i Internet Explorer nyligen så är det tyvärr därför du har fått problem nu. Det är främst knapparna spara, nästa och föregående som inte fungerar på periodfördelningssidan i flödet. Vi rekommenderar att webbläsaren Mozilla Firefox används, även i stället för Safari. Detta kommer att ses över till nästa versionsbyte i höst.

Varför får jag felmeddelande när jag försöker skapa en rekv på ett gammalt kontrakt?

När vi konverterade kontrakt till versionsbytet 5.0 så överfördes ca 200 kontrakt där det inbetalats större belopp via rekvisitionsunderlagen än vad det fanns i periodfördelningen som avsåg rätt år. Detta gäller kontrakt i utländskt belopp och då främst EU-kontrakt. För att rätta detta måste periodfördelningsbeloppet motsvara det belopp som inbetalats per år.

Hur gör jag om inte hela kontraktets belopp kommer att rekvireras/faktureras vid t ex ändrade förutsättningar?

Finns det ett dokument med information scanna in det på aktuellt löpnummer. Annars skriv den informationen i fältet för övrig information. Be handläggare på AEU att makulera de rekvisitioner/fakturor som inte kommer att nyttjas. Då syns det på aktuellt löpnummer att det är något avvikande som hänt. När sedan relevanta datum för detta kontrakt passerat, allt är avrapporterat och alla dokument sparade historiksätts det som vanligt.

Hur handläggs ekonomiska redovisningar i KDB?

I samband med att redovisningen skickas till respektive bidragsgivare ska en attesterad redovisning samt rapporten RÅDRED scannas och sparas till aktuellt löpnummer i KDB. Samma handläggning gäller delredovisningar.

Vad menas med att Vetenskapsrådet, Cancerfonden, FORMAS och FAS är sk 12-delskunder?

När det gäller kontrakt som registreras på de sk 12-delskunderna Vetenskapsrådet, Cancerfonden, FORMAS och FAS så skiljer sig handläggningen i KDB mot andra bidragsgivare. Detta pga att dessa bidragsgivare betalar in våra bidrag i en klumpsumma en gång per månad och meddelar via en specifikation vilka kontrakt som inbetalningen avser.

När en oäkta rekvisition godkänns i KDB stannar den kvar och överförs inte till Raindance. En godkänd rekvisition får därför aldrig status överförd utan status betald efterföljande dag, även om bidraget ännu inte inbetalats till oss. När den månatliga inbetalningen kommer från bidragsgivaren bokförs dessa inkomster via en excel-fil direkt i Raindance av AEU. Detta förfaringssätt underlättar vid inkomstbokföringen och samtliga kontrakt finns i KDB för att rapportresultat ska bli korrekta.

Om däremot en äkta rekvisition skapas i KDB på någon av dessa bidragsgivare överförs den till Raindance som vanligt och kan skrivas ut och skickas till bidragsgivaren. Rekvisitonen har då status överförd tills den bokas som inbetald i Raindance och får status betald efterföljande natt i KDB.

För att säkerställa om inbetalning kommit för ett kontrakt eller ej rekommenderar vi uppföljning i Raindance.

Om en projektkod ändras på ett kontrakt i KDB som avser Vetenskapsrådet, Cancerfonden , FORMAS och FAS måste handläggare på AEU informeras omgående. Detta för att säkerställa att inkomsten blir bokförd på rätt projektkod vid nästa tillfälle.

Vad är historik-kontrakt?

Historik-kontrakt är kontrakt som är pågående. I KDB läggs de ekonomiska uppgifter in där det finns medel kvar att rekvirera/fakturera. Det blir således aktuellt att räkna bort de medel som redan utbetalats till institutionen/avdelningen. Detta är endast aktuellt under år 2009 (s k historik-kontrakt).

Om jag måste ändra något i registreringen och kontraktet har status normal – vad gör jag då?

Det går alltid att preliminärsätta ett kontrakt som har status Normal. Detta sker genom att du söker aktuellt kontrakt, går in i bilden Registrera kontrakt – ändrar status Normal till Preliminär och trycker på Spara-knappen.

Hur ska jag arkivera dokument som är diarieförda i KDB?

Dokumenten ska arkiveras på institutionen/avdelningen tills vidare. Information om hur länge och var slutarkivering ska ske är i dagsläget inte beslutat.

Ska jag scanna in och spara alla sidor i ett kontrakt?

Nej, endast relevanta delar där villkor och ekonomisk information står samt där underskrifter finns. När det gäller EU-kontrakt är det främst avtalssidorna som ska scannas in.

Hur väljer jag rätt finansiär som motsvarar den finansiärskod jag ska registrera?

Finansiär är den som beslutat om medel. I KDB söker du i bilden Registrera kontrakt. Du får upp rutan Beskrivning där du får fram kund/kundnr som finns valbara.
Exempel: Sök *610200* i rutan Beskrivning.

Hur hittar jag en rekvisition eller faktura i Raindace som jag ska skriva ut eller ange som bokföringsunderlag?

I KDB skapas ett verifikationsnummer när en rekv/faktura har överförts till Raindance. Denna hittar du genom att Söka kontraktets löpnummer. Till vänster om projektkoden står överföringsnumret. Du går in i RK i Raindance, därefter KFV , vid tabelltyp skriver du KDBNR och det aktuella överföringsnumretnumret. Du får nu upp rekv/fakturan i Raindance. Det går även att söka direkt på givaren/förmedlaren (kundnumret) i kundreskontrant i Raindance och på det viset få upp rekv/fakturanumret.

Vilket datum ska jag sätta på rekvisitionsunderlaget när det gäller VR, FORMAS, FAS och Cancerfonden?

De datum som skapas i KDB på rekvisitionsunderlagen med automatik behöver inte ändras då dessa inkomster bokförs manuellt på AEU.

Vad ska scannas i KDB?

När det gäller kontrakt/avtal är det viktigt att förutom relevanta sidor med angivna belopp och underskrifter även scanna de villkor som gäller för kontrakt/avtal och koppla dessa till aktuellt löpnummer i KDB. 

När ska jag historiksätta ett kontrakt?

Har alla pengar kommit, alla händelser på ett kontrakt är avrapporterade samt att projektet är avslutat då är det dags att ändra statusen på kontraktet i KDB till status ”Historik”. Detta för att markera att projektet är helt avslutat.

Hur väljer jag rätt konto/kontraktstyp?

Vilken kontraktstyp som ett kontrakt ska ha vid registreringen i KDB beror på från vilken motpart bidraget/avgiften kommer, inte vilken finansiär som avses. När rätt kontraktstyp valts finns endast de korrekta intäktskonton valbara.