PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Rapportering Horizon 2020

Hur görs den ekonomiska rapporteringen?

För alla typer av projekt i H2020 ska en ekonomisk rapportering göras för varje rapporteringsperiod. Rapporteringsperioderna framgår av Grant Agreement – kontraktet. Rapporten ska vara EU-kommissionen tillhanda inom 60 dagar efter den aktuella periodens utgång.

Rapporteringen görs i form av en Financial statement (annex 4  till Grant Agreement) som fylls i elektroniskt via EU-kommissionens hemsida Participant portal. 

EU-projektet sköts och bokförs på respektive institution. Det är ansvarig forskare och ytterst institutionens prefekt som är ansvarig för projektets ekonomi.

EU-kommissionen kräver att förvaltande organ ska skriva under den ekonomiska rapporteringen, d v s att universitetsdirektören ska skriva under. Den rätten är delegerad till ekonomidirektör och vidare till tjänsteman inom avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU). Därför ska underlag till ekonomisk rapportering lämnas till AEU för genomgång och underskrift. Inom H2020 sker signeringen elektroniskt och den som getts behörighet att elektroniskt signera den ekonomiska redovisningen kallas FSIGN.

AEU för en förteckning över pågående EU-projekt och dess rapporteringstidpunkter. Förteckningen uppdateras löpande och används för att skicka ut en påminnelse till berörd institution när en rapporteringstidpunkt närmar sig. I samband med påminnelsen meddelas även vilken handläggare inom AEU som kommer gå igenom rapporteringen.

Observera att det händer att rapporteringsperioderna ändras under projektets gång via ett så kallat Amendment av kontraktet. Det är bra att kontrollera detta i Participant portal i god tid före rapportering och informera AEU om eventuell förändring.  

Ekonomihandläggaren på berörd institution tar fram den ekonomiska redovisningen i samråd med forskaren. Det finns en Checklista att hämta under Mallar där det framgår vilka underlag som ska sammanställas och lämnas till AEU. Den ekonomiska redovisningen läggs in elektroniskt i Participant portal. För att kunna göra detta behöver ekonomihandläggaren behörighet som Participant contact för projektet. Det är den ansvariga forskaren för projektet som kan tilldela den behörigheten.

Till stöd för rapporteringen finns i Raindance redovisningsrapporten Cost7, som grupperar kostnadskontona i kostnadskategorier.

För att räkna om kostnaderna till euro, och för att summera dem så som de ska rapporteras i Financial statement, finns en Avstämningsmall som ska användas. På Avstämningsmallen fyller man även i eventuella avvikelser från Cost7-rapporten, d v s vad som skiljer mellan rapporterade kostnader och bokförda kostnader.

Kostnadsredovisningen inkl underliggande dokumentation gås igenom för att säkerställa att dokumentationen är komplett. Därefter lämnas materialet till ekonomiavdelningen för godkännande och underskrift.

OBS att tidrapportering ska göras för att styrka personalkostnader.

OBS att reskostnader ska styrkas med program/inbjudan eller motsvarande som visar kostnadens koppling till projektarbetet.

OBS att moms inte är en godkänd kostnad. Utländsk moms kan ev finnas bokförd via hotellfaktura ersatt via reseräkning. Sådan kostnadsförd utländsk Moms får ej ingå i rapporterade kostnader. Ett undantag är moms som enligt nationell lagstiftning inte får lyftas, dvs kostnadsförd moms i samband med t.ex. hyrbilskostnader. Den momsen får rapporteras.

Vilken Euro-kurs ska användas?

Den valutakurs ("conversion rate") som ska användas vid rapporteringen är ett genomsnitt av Europeiska centralbankens sek/eur kurs för hela rapporteringsperioden. AEU kommer varje månad att publicera genomsnittskurser för de vanligast förekommande rapporteringsperioderna (12 mån, 18 mån, 24 mån).

Vem ska skriva under den ekonomiska rapporteringen?

Den ekonomiska rapporteringen ska undertecknas av behörig tjänsteman vid AEU = FSIGN. FSIGN signerar rapporten elektroniskt i Participant portal.

Det finns två FSIGN vid AEU: Patrik Armuand och Margareta Uvhagen.

Underlag till avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) / revisorerna

Preliminär Financial statement (pdf), "Avstämning redovisat belopp", ”sammanställning lönekostnader” och ”sammanställning resekostnader” mailas till AEU och övrig dokumentation skickas in med internposten för genomgång och godkännande. Här finns Checklista/AEU H2020, Checklista/revisor H2020 där det framgår vilka underlag som ska sammanställas och lämnas till AEU (och ev vidare till revisorn). Checklista/AEU används när projektet inte skall skickas till revision. När projektet ska revideras av revisor används Checklista/revisor.

Tidplan och inskickande av Financial Statement

Invänta månadsstängning i Raindance, så att samtliga kostnader kommer med i rapporteringen (t ex bokförs avskrivningar i samband med månadsstängning).

Det är projektkoordinatorn som ansvarar för att samla in och skicka den ekonomiska rapporteringen och eventuellt revisionsintyg till EU-kommissionen. I praktiken innebär detta för samtliga EU-projekt vid Uppsala universitet att all rapportering och eventuellt revisionsintyg måste vara klart inom ca 6 veckor efter den aktuella periodens utgång.

Revisionsintyg

Om ackumulerade direkta faktiska kostnader överstiger 325 000 Euro, skall ett revisionsintyg (Certificate on financial statement - CFS) utfärdas. Revisionsintyget ska alltid bifogas slutrapporten, och det styrker att de rapporterade kostnaderna är giltiga och uppfyller de krav som EU-kommissionen ställer. Det blir alltså aldrig frågan om mer än ett revisionsintyg per projekt även om de ackumulerade direkta faktiska kostnader skulle bli större än 2 ggr 325 000 Euro.

När EU-projektet ska revideras vidareförmedlar AEU efterfrågat material till revisionsbyrån Ernst & Young, som UU har ramavtal med avseende denna tjänst. AEU samordnar alla revisionsinsatser och Ernst & Young hålls kontinuerligt uppdaterade om rapporteringstidpunkter för universitetets EU-projekt.

Vad innebär revisionsintyget?

Det är uppgifterna i den ekonomiska redovisningen som granskas och revisorn ska intyga att de för perioden/perioderna redovisade kostnaderna uppkommit under aktuell period och uppfyller definitionen på bidragsberättigade kostnader. EU-kommissionens regelverk avgör om kostnaderna är bidragsberättigade. Det är höga krav och samtliga kostnader måste styrkas med tillförlitliga underlag.

Annex V till Grant Agreement innehåller en detaljerad beskrivning av den granskningsprocedur som revisorn ska utföra. Granskningsproceduren är fastställd av EU-kommissionen.

Arbetsgången i korthet

  1. Ekonomihandläggare vid berörd institution och ansvarig forskare går igenom kostnadsredovisningen inkl underliggande dokumentation för att säkerställa att inga omföringar ska göras och att dokumentationen är komplett.
  2. Blanketten "Avstämning redovisat belopp" fylls i av berörd institution utifrån Raindance redovisningsrapport ”Cost7”.
  3. Preliminär Financial statement fylls i ett formulär på Participant portal av institutionens ekonomihandläggare. Alla belopp som ska rapporteras hämtas från blanketten "Avstämning redovisat belopp".
  4. Preliminär Financial statement (pdf), "Avstämning redovisat belopp", ”sammanställning lönekostnader” och ”sammanställning resekostnader” mailas till ekonomiavdelningen och övrig dokumentation skickas in med internpost för genomgång och godkännande.
  5. AEU går igenom den ekonomiska rapporteringen och ev korrigeringar görs.
  6. AEU meddelar institutionen att redovisningen är OK, skickar eventuellt revisionsintyg till institutionen som bifogar det till ekonomiska redovisningen i Participant portal och trycker på spara. Systemet ställer frågan ”vill du uppmana FSIGN att signera och submitta din Form C?” Klicka ja så får FSIGN en uppmaning att submitta.
  7. FSIGN signerar elektroniskt och submittar.
  8. Koordinatorn submittar till EU-kommissionen.