PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Administration H2020

EU-kommissionens ambition att förenkla deltagandet i ramprogrammet har lett till en del förändringar jämfört med FP7.

  • Offentliga institutioner får full ersättning för direkta kostnader samt 25 procents ersättning för indirekta kostnader/overhead.
  • Utvärderingsprocessen effektiveras, med en strävan att förkorta tiden från ansökan till projektstart till max 8 månader. 
  • Inget krav på tidrapporter för personal som arbetar heltid hela projektperioder. DOCK kvarstår egentligen kravet på tidrapportering eftersom lönekostnadsberäkningen bygger på antal timmar i projektet.
  • En enda portal samlar all hantering av ansökningar och projektskötsel: Participant Portal.

All kontraktshantering och rapportering inom Horizon 2020 sker alltså i Participant Portal. Det är därför viktigt att berörd ekonomiadministratör på institutionen ser till att bli Participant contact för projektet så snart det beviljats så att alla relevanta dokument (t.ex. aktuell budget) kan nås. Här finns en guide till att tilldela roller i PP.

Referensdokument

Dokumentet Annotated Model Grant Agreement är ett modellkontrakt med kommentarer och förklarande exempel. Det kan t.ex. användas som guide för vilka kostnader som är tillåtna att boka på projektet. Det är därför ett väldigt nyttigt dokument att känna till och kunna hänvisa till. Hittas här.

Projektkod i Raindance

För varje EU-projekt ska minst en unik projektkod läggas upp i Raindance. Eftersom en koppling ska göras till rätt workpackage för varje kostnadspost i rapporteringen kan det underlätta att lägga upp ett projektnummer per workpackage UU deltar inom. Då UU är koordinator är det särskilt viktigt att lägga upp en separat projektkod för Management WP:n.

För upplägg av nya projektkoder i Raindance fyll i bl nr EA22 och mejla den till ekonomisupport@uadm.uu.se  I benämningen ska EU-projektets akronym och eventuell WP ingå.

Bokföring

Samtliga projektkostnader ska bokföras på prestation 220 Bidragsforskning.

Endast kostnader som uppstått inom kontraktstiden är godkända (eligible). Det är därför väsentligt att uppföljning av projektet görs regelbundet för att säkerställa att kostnaderna bokförts på rätt projektkod. Inför periodrapporteringar och projektets avslutande kan det även bli aktuellt att periodisera kostnader. Endast de kostnader som är bokförda på projektkoden kan tas med i rapporteringen!

Inom Horizon 2020 tillämpas Flat-rate 25% för indirekta kostnader vilket med största sannolikhet betyder att projektet kommer behöva medfinansiering. En mall för beräkning av medfinansiering, blankett  EA 34 behöver fyllas i och mejlas till ekonomisupport@uadm.uu.se

Inbetalning/intäkter

EU-bidraget betalas till det angivna postgirot, vid olika tidpunkter under projektets livslängd.

När inbetalningen kommer ska den matchas med en rekvisition från KDB. Exakta beloppen per betalning kan ofta vara svåra att förutse så därför krävs ofta en justering av beloppen i KDB innan en rekvisition kan godkännas för överföring till Raindance.

Förskottsbetalning

I samband med projektstart sker en förskottsbetalning från EU-kommissionen. Beloppet fastställs i Grant Agreement. Oftast räknas det ut som 100 % av EU-bidraget en genomsnittlig rapporteringsperiod. Förskottsbetalningen är inte ”vår” förrän vi har rapporterat godkända kostnader motsvarande hela beloppet.

Interimsbetalning

Vid varje rapporteringstidpunkt (ofta var 12:e eller 18:e månad, vad som gäller för respektive projekt framgår av Grant Agreement – kontraktet) tar man ut bokförda direkta kostnader ur Raindance, lägger till indirekta kostnader (Flat rate 25 %) och räknar om till euro.

När de rapporterade kostnaderna är godkända av EU-kommissionen kommer en interimsbetalning beräknad som totala giltiga kostnader gånger fastställd finansieringsgrad (100 % inom H2020). Interimsbetalningen är ”vår”, vilket innebär att även om projektet skulle avslutas i förtid får man behålla erhållna interimsbetalningar.

Interimsbetalningarna plus förskottsbetalningen kan tillsammans aldrig bli större än 85% av det totalt beviljade bidragsbeloppet, före slutbetalningen.

Slutbetalning

I samband med den sista rapporteringsperioden tittar EU-kommissionen på hur mycket man fått i förskottsbetalning, totala rapporterade godkända kostnader och totala interimsbetalningar. Beroende på hur väl man uppfyllt projektbudgeten får man därefter antingen den sista summan euro man har rätt till enligt budget, eller så får man betala tillbaka del av förskottet.

Lönekontering i Primula

All personal som arbetar i projektet ska konteras på projektkoden i Primula.

Det finns inget krav på tidrapporter för den personal som jobbar heltid på projektet hela rapporteringsperioder. Det räcker då med att skriftligt intyga att personen/-erna har arbetat heltid med projektet under respektive rapporteringsperiod. Dock kvarstår egentligen kravet på tidrapportering eftersom lönekostnadsberäkningen bygger på antal timmar i projektet.

OBS dock att tidrapportering är obligatorisk för all personal som inte jobbar heltid hela rapporteringsperioder inom projektet.

Ett fungerande tidrapporteringssystem är ett krav för att styrka personalkostnaderna för de som inte jobbar heltid inom projektet.

Tidrapportering ska genomföras för respektive rapporteringsperiod (vanligen 12 eller 18 månader), den ska täcka all tid oberoende av finansieringskälla.

Tidrapporteringen ska visa totala timmar per person, uppdelat på olika uppgifter såsom EU-projekt, icke EU-projekt, övrig forskning, utbildning, administration, frånvaro etc.

Det finns mallar för tidrapportering som ska användas.

Reseräkningar/reskostnader

I EU-projekt krävs dokumentation som styrker syftet med resor. Spara därför t ex kallelse, agenda, mötesprotokoll eller liknande som kan styrka resans syfte. Reskostnader kan komma både från reseräkningar och leverantörsfakturor.

Var noggrann med att det finns kvitton och underlag till alla utgifter på reseräkningar. På varje reseräkning skall konteringen i kontofält 1 framgå (det går att få en bild ur Primula res som visar konteringar och belopp per reseräkning). Observera att beloppet ”Preliminär utbetalning efter skatt” som står på reseräkningen väldigt sällan är det belopp som bokförs på projektet. Det beror på beräkningen av t.ex. kostförmåner samt att resenären får ersättning för eventuell svensk moms där den senare ej bokförs på projektet. Ta ut en lönekostnadsspecifikation för att se vilka belopp som bokförts på projektet per reseräkning.

I samband med rapportering av kostnaderna ska en mall för sammanställning av resekostnader användas där olika delar av totalkostnaden för en resa sammanförs (flygbiljett från faktura, övriga kostnader från reseräkningen).  Verifikationsnummer alternativt reseräkningsnummer anges för varje kostnadspost så att det blir lätt att spåra alla kostnader som tas upp i rapporteringen.

OBS att moms normalt inte är en godkänd kostnad i EU-projekt. I t ex logikostnad som ersatts via reseräkning kan det ingå utländsk moms – den får inte rapporteras som en kostnad i projektet. Antingen kan momskostnaden särkonteras på ett annat projekt eller bokföras tillsammans med logikostnaden på EU-projektet (som ”vanligt”). Det viktiga är att momskostnaden inte ingår i de kostnader som rapporteras till EU, vid rapporteringstillfället. Det finns dock ett undantag från regeln att moms aldrig är en godkänd kostnad. Moms som enligt nationell lagstiftning inte får lyftas är en godkänd kostnad. Det som kan komma ifråga är den moms som kostnadsförts i samband med t.ex. hyrbilskostnader.

Det kan hända att anställd personal som inte är lönekonterad på projektet reser för projektets räkning. Då det inte finns någon tidrapport för den personen krävs någon annan typ av underlag för att påvisa att det handlar om en godkänd kostnad att rapportera. Ett skriftligt intyg (t.ex. mail) från projektledaren som beskriver personens roll i projektet och att resan var nödvändig för projektets genomförande.

Dokumentation

AEU har tagit fram ett försättsblad till en projektpärm. Försättsbladet hjälper till att strukturera projektdokumenten som behövs vid rapportering och för arkivering. Det finns också en checklista för rapportering som hjälper till att strukturera de dokument som behövs för respektive rapporteringsperiod. Ett bra upplägg kan vara att ha en projektpärm med kontraktsdokument och eventuell mailkorrespondens med koordinator och eller kommissionen samt en pärm per rapporteringsperiod med relevanta underlag för den ekonomiska rapporteringen.

Alla underlag ska sparas i minst 5 år efter slutbetalning. Det är det tidsspann som EU-kommissionen enligt kontraktet har rätt att komma och göra en revision av projektet.