PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Anvisningar till kostnadskalkyl för uppdragsverksamhet

1. Allmän information om uppdragsverksamhet och kalkylen

1.1 Full kostnadstäckning

I enlighet med regleringsbrevet och avgiftsförordningen ska universitetets uppdragsverksamhet alltid bedrivas med full kostnadstäckning. Såväl direkta kostnader som indirekta kostnader och lokalkostnader ska täckas. En beräkning av de faktiska direkta och indirekta kostnaderna ska därför göras.

Direkta kostnader
Med direkta kostnader avses kostnader som direkt kan hänföras till projektet såsom löner, sociala avgifter, material, resor, utrustning osv. I kalkylen är de kostnader som återfinns ovanför avsnittet med lokalkostnader projektets direkta kostnader.

Indirekta kostnader
Projektet ska också betala sin del av de kostnader som är gemensamma för universitetet och fakulteten såsom bibliotek, datanät, förvaltning samt de kostnader som är gemensamma för institutionen såsom prefektarvode, teknisk- och administrativ personal, kopiatorer o d. Dessa kostnader benämns indirekta kostnader eftersom de inte direkt kan hänföras till projektet.

Projektets lokalkostnader
Projektet ska även belastas med de direkta lokalkostnaderna och det finns två alternativ att välja mellan. För vissa uppdrag kan det även vara aktuellt att kombinera alt 1 (huvudmetoden) och alt 2. 

Huvudmetod (Alt 1): I kalkylen baseras lokalkostnaderna på den faktiska lokalytan som projektet disponerar. Projektet betalar för det antal kvadratmeter som disponeras och enligt gällande lokalkostnad per kvm. Detta beräkningssätt av lokalkostnaderna torde vara det som ger de mest rättvisande lokalkostnaderna för projektet.

Alt 2: Detta beräkningssätt av lokalkostnaderna innebär att institutionen har fastställt ett procentuellt påslag på fördelningsbasen (personal- och driftkostnader) för fördelning av kärnverksamhetens totala lokalkostnader.

1.2 Moms

Moms tillkommer på uppdrag till icke-statliga uppdragsgivare. Läs vidare i EA-boken kap 8.

1.3 Allmänt om kostnadskalkylen

Kalkylen är ett hjälpmedel för beräkning av uppdragets kostnader i samband med offerter till uppdragsgivare men den ska inte bifogas till offerten. Observera att uppdragskalkylen inte ska användas för EU-uppdrag eller bidragsprojekt, för dessa projekt finns separata kalkyler.

Procentsatser för lönebikostnader och semesterersättning varierar över tiden varför kalkylen uppdateras varje år. Kalkylen kan trots detta användas för projekt som pågår över flera år om klausuler om indexuppräkning av kostnader införs i uppdragsavtalet.

Lönebikostnaderna (LBK), 49,0 % fr.o.m. 2017-01-01, är de arbetsgivaravgifter mm som utgår på de direkta lönerna. Semesterersättning betalas ut då den anställde tar semester. Ersättningen är för närvarande i genomsnitt 1,2 % på den direkta lönen. LBK tillkommer på semesterersättningen vilket ger ett påslag på ca 1,9 %. Semesterersättning och LBK beräknas automatiskt i kalkylen utifrån de lönekostnader som angivits.

Universitetets fördelningsbas för indirekta kostnader är personalkostnader och driftkostnader. Denna bas kan även användas vid fördelning av lokalkostnader.

I uppdragskalkylen kan de gröna cellerna fyllas i, medan de vita cellerna innehåller formler som automatiskt beräknar kostnaderna utifrån de belopp som fyllts i.

Kontakta Juridiska avdelningen för mer information om utformning av uppdragsavtal. Se även http://regler.uu.se för information om allmänna bestämmelser kring uppdragsverksamhet.

2. Kalkylens delar

2.1 Information om projektet

I kalkylen ska information om projektet anges såsom projektnamn, hur länge projektet beräknas pågå, vem som är ansvarig för projektet samt vem som upprättat kalkylen.

2.2 Lönekostnader

Månadslön avser deltagarnas löner före skatt. På raden för lön kan också arvoden anges.

Löner/arvoden kan antingen fyllas i genom att ange det antal månader eller timmar projektdeltagarna kommer att arbeta i projektet och deras månads- eller timlöner. Om istället den totala lönesumman ska fyllas i, anges en etta i kolumnen för antal månader och det totala lönebeloppet i kolumnen för Lön/mån.

2.3 Övriga driftskostnader

Under denna rubrik anges de övriga kostnader som projektet för med sig såsom resor, kemikalier, konsulter osv. Alla belopp ska anges exklusive moms.

2.4 Kostnader för anläggningstillgångar (utrustning)

Anskaffningskostnaden exklusive moms för inköp av anläggningstillgångar noteras i detta avsnitt.

2.5 Lokalkostnader

Huvudmetoden (alt 1): Fyll i den faktiska lokalytan som projektet disponerar och kostnaden per kvm.

Alt 2: Ange den % -sats institutionen har fastställt för att beräkna projektets lokalkostnader.

2.6 Indirekta kostnader

Här anges den av institutionen fastställda procentsatsen för påslag på de direkta kostnaderna. Denna procentsats ska institutionen årligen uppdatera.

2.7 Uppdragets totala kostnader exklusive moms

Här summeras totalkostnaden för uppdraget vilket är det belopp som uppdragsgivaren ska offereras. Mervärdesskatt ska läggas till uppdraget såvida uppdragsgivaren inte är en statlig myndighet. Läs mer om mervärdesskatt i EA-bokens kapitel 8 om utgående moms.

2.8 Kalkylen godkänd av prefekt

Institutionens prefekt ansvarar för institutionens samlade ekonomi varför prefekten måste ta del av uppdragskalkyler för att säkerställa att verksamheten bedrivs med full kostnadstäckning. Kalkylen ska därför gås igenom av prefekt eller institutionens ekonom och godkännas av prefekt.