Här-är-du Här-är-du

PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Periodisering av intäkter och kostnader

Periodisering av resultaträkningens poster görs för att erhålla ett rättvisande resultat för den aktuella perioden. Bara externa inkomster och utgifter kan periodiseras (vertyp BOKP/BKVP). Efter vidtagna periodiseringsåtgärder visar resultaträkningen periodens intäkter och kostnader.

Intäkt: En intäkt är en periodiserad inkomst, d.v.s. man har fördelat inkomsten till den eller de perioder den avser (t.ex. då varan levererats eller tjänsten har utförts från universitetet).

Kostnad: En kostnad är en periodiserad utgift, d.v.s. man har fördelat utgiften till den eller de perioder den avser (t.ex. då varan levererats eller tjänsten har utförts till universitetet).

I resultaträkningen ska periodiseringar bokföras på speciella periodiseringskonton. Detta är nödvändigt eftersom myndigheterna vid rapportering till statsredovisningen ska redovisa såväl inkomster och utgifter som intäkter och kostnader. För att underlätta valet av periodiseringskonto i resultat- resp. balansräkning finns Kontoplan periodiseringar att använda som hjälpmedel.

Vid manuell periodisering ska verifikationerna innehålla noggranna hänvisningar till det som utgör underlag för bokföringen t.ex. en kund- eller leverantörsfaktura eller en beräkning av kostnad eller intäkt. Utnyttja både fältet för huvudtext resp. radtext för bästa möjliga dokumentation.

Periodisering av:

Anvisning:

Förutbetalda kostnader

Periodiseras med fördel redan vid hantering av fakturor i leverantörsfakturaportalen. Vid manuell periodisering hänvisas till vilka fakturor med fakturadatum föregående period som periodiseras samt vilken period kostnaden avser.

Upplupna bidrags-/försäljningsintäkter

Hänvisa till relevant avtal i kontraktsdatabasen (KDB-löpnummer). Kan bara bokföras om det finns medel kvar att rekvirera/fakturera.

Upplupna kostnader

Hänvisa till vilka leverantörsfakturor med fakturadatum nästa period som periodiseras samt vilken period kostnaden avser.
Bifoga beräkningar av personalens övertidsskuld, sammanställning över periodiserade reseräkningar eller inköpta, ännu ej fakturerade, varor och tjänster etc.

Förutbetalda bidragsintäkter

Bokförs löpande vid varje periodstängning (automatiserad rutin).

Förutbetalda försäljningsintäkter

Hänvisa till relevant kundfaktura och bifoga en beräkning av nedlagt arbete/tid samt vilken period intäkten avser.

Periodisering av kostnader

Alla periodiseringar av kostnader som i väsentlig grad påverkar ett projekt eller en institutions kapitalförändring ska bokföras. Det finns ingen nedre beloppsgräns för periodiseringar angiven. Dock ska - för att säkerställa ett rättvisande resultat för perioden – enskilda poster som uppgår till 50 000 kr eller mer periodiseras. Periodiseringar av upplupna och förutbetalda kostnader bokförs med vertyp BOKP innan ekonomisystemet stänger för grundbokföring i juni- resp. decemberperioden.

Periodisering av intäkter

Periodisering av intäkter görs efter det att grundbokföringen är avslutad inför resp. bokslut, eftersom det är först då alla direkta och indirekta kostnader är bokförda. Periodisering av förutbetalda bidragsintäkter kan - t.ex. vid projektavslut - behöva korrigeras vid bokslut. Förutbetalda försäljningsintäkter periodiseras i proportion till nedlagt arbete eller med annan relevant beräkning som grund.

Upplupna bidragsintäkter resp. upplupna försäljningsintäkter kan periodiseras under förutsättning att kontrakt/avtal med finansiären i kontraktsdatabasen visar att ytterligare finansiering kommer att erhållas. Periodiseringen bokförs med maximalt så stort belopp att verksamhetsutfallet uppgår till +/- 0. Enligt försiktighetsprincipen får överskott inte skapas med periodisering av upplupna intäkter. Vertyp BKVP används för periodisering av intäkter under BKV-perioden. Under övriga delar av året används vertyp BOKP.

Avstämning av periodiseringar RR/BR

För avstämning av korrekt kombination av periodiseringskonton i resultat- och balansräkning används rapporterna INTPER för intäkter resp. KOSPER för kostnader. Eventuella differenser i rapporterna ska redas ut och ev. åtgärdas. Vissa differenser i rapporten INTPER ska inte åtgärdas men kunna förklaras, t.ex. när institutioner/fakulteter har fördelat oförbrukade bidrag till andra institutioner eller när projekt/projektgrupper flyttat till annan institution. Tänk på att dessa rapporter bara visar om rätt kontokombinationer använts vid periodisering och inte om allt som bör vara periodiserat har hanterats.

Specifikation av periodiseringsposter

En specifikation av periodiseringsposter ska lämnas till Avd f ekonomi o upphandling på särskild blankett (EA26) vid varje bokslut, även om saldona är noll.

Om det är stora saldoförändringar mellan åren är det en signal till att ta reda på vad det beror på. Den analysen behöver alltid göras, och om förändringarna är stora mellan åren är det bra att skriva en kommentar till varför det är så.

Periodiseringsrapporter vid årsbokslut

Periodiseringsrapporterna FORDBI (upplupna intäkter), FSKBID (förutbetalda intäkter) och PPKOST (upplupna resp. förutbetalda kostnader) ska lämnas till Avd f ekonomi o upphandling vid årsbokslut.

Reglering av periodiseringsposter

Bokförda periodiseringar av upplupna och förutbetalda kostnader ska regleras löpande i samband med att kostnader uppstår (eller senast vid nästa kvartalsskifte). Periodiseringar som inte längre är aktuella ska återföras och nya bokas upp. Matchningen av periodiseringskonton i resultat- och balansräkning ska stämmas av med rapporten KOSPER efter varje bokföring.

Bokförda periodiseringar av upplupna och förutbetalda bidragsintäkter hanteras av avd f ekonomi och upphandling i samband med varje periodstängning. Bokförda bidragsinkomster finansierar i första hand periodens kostnader, därefter återförs periodiseringar av upplupna bidragsintäkter och till sist periodiseras resterande belopp som förutbetalda bidragsintäkter (oförbrukade bidrag). Periodiseringar av förutbetalda bidragsintäkter återförs när kostnader uppstår. Nya periodiseringar av upplupna bidragsintäkter bokförs av resp. institution senast vid nästa kvartalsskifte.

Bokförda periodiseringar av upplupna och förutbetalda försäljningsintäkter ska gås igenom senast vid nästa kvartalsskifte. Periodiseringar som inte längre är aktuella ska återföras och ev. nya bokas upp.

Efter varje periodisering av intäkter ska matchningen av periodiseringskonton i resultat- och balansräkning stämmas av med rapporten INTPER.