Avstämningar kundfordringar m.m.

Den här sidan kommer att uppdateras ytterligare inom kort!

Alla poster i balansräkningen måste stämmas av för att den ekonomiska ställningen på bokslutsdagen skall visas med korrekta belopp. Eventuella förändringar i balansräkningens poster påverkar i många fall resultaträkningen och därmed årets kapitalförändring (årets resultat).

Kundfordringar
Fordringar får bara tas upp med det belopp som beräknas inflyta. En myndighet anses ha god kontroll över sina kundfordringar, och ha effektiv kravverksamhet, om högst 25 % av förfallna kundfordringar är äldre än 14 dagar. Det är därför viktigt att kontrollera utestående kundfordringar med jämna mellanrum; särskilt inför del- och helårsbokslut. Avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) gör omfattande genomgångar av förfallna fakturor vilka regleras på olika sätt. Institutionens löpande bevakning av oreglerade kundfakturor leder till bättre kontroll över intäkterna och att kundförluster kan undvikas. Även oreglerade rekvisitioner måste följas upp. Kontrollera det underlag från bidragsgivaren som ligger till grund för rekvisitionen. Om bedömning görs att rekvisitionen är felaktigt utställd måste kontakt tas med AEU för åtgärd.

Osäkra kundfordringar
De kundfakturor som förfallit till betalning t.o.m. xx1215 resp. xx0615 och som på bokslutsdagen kvarstår oreglerade, kommer att bokföras på kontona för osäkra kundfordringar. AEU gör nödvändiga beräkningar och bokför aktuella belopp med verifikationsdatum xx1231 resp. xx0630. Observera att denna åtgärd bara påverkar balansräkningen.

Befarade kundförluster
Fordringar som lämnats för indrivning, och där betalning inte influtit per xx1231 resp. xx0630, kommer att bokföras som befarade kundförluster. Även fakturor som undantagits från inkasso och som fortfarande är oreglerade efter en betalningspåminnelser klassificeras som befarade kundförluster. En faktura som är lämnad till inkasso för indrivning anges med I i fakturans tabell för betalningspåminnelse (BP) Observera att denna åtgärd påverkar årets kapitalförändring (resultatet) negativt.

Konstaterade kundförluster
Begäran om bokföring av konstaterad kundförlust ska ställas till avdelningen för ekonomi och upphandling, vara motiverad och undertecknad av prefekt/motsvarande. Inkassoärenden som misslyckats och/eller som ligger på långtidsbevakning hos inkassoföretag bedöms som konstaterad kundförlust. Även fakturor som undantagits från inkasso och där betalning från kunden nu bedöms som osannolik klassificeras som konstaterad kundförlust. Är begäran inkommen till AEU senast xx1215 resp. xx0615 bokförs den med verifikationsdatum xx1231 resp. xx0630. Observera att denna åtgärd påverkar resultatet negativt och att kundfakturan får status HBET i kundreskontran. En notering om konstaterad kundförlust KFÖ görs på fakturans anmärkningsrad. Berörda kunder passivmarkeras i kundregistret.

Avräkningskonton
15800 Avräkning egna plusgiron
15810 Avräkning bankkortapparater
15820 Avräkning kontanta inbetalningar
15830 Avräkning swish


10000 Preliminärbokförd anläggningstillgång

Alla avräkningskonton skall vara tömda genom att faktura/rekvisition har utfärdats  till den betalande motparten.
Preliminärbokförda anläggningar (konto 10000) skall föras över till AR.

Konton som skall följas upp/analyseras:
15750 Tillfällig handkassa (Exkursionsförskott)
15760 Övriga förskott till anställda
25990 Övriga skulder, utomstatliga
26010 Stipendiemedel att vidarebefordra
26030 Övriga utomstatliga bidrag att förmedla
26320 Depositioner, (passerkort, nycklar mm)

Saldon på dessa konton skall gås igenom och utgående saldo stämmas av. T.ex. tillfälliga förskott för genomförda exkursioner skall kostnadsredovisas, kortfristiga fordringar drivas in och inte längre giltiga depositioner betalas tillbaka/inkomstbokföras. Saldon på konto 25990, 26010 resp. 26030 skall stämmas av med avseende