PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Avstämningar kundfordringar m.m.

Alla poster i balansräkningen måste stämmas av för att den ekonomiska ställningen på bokslutsdagen skall visas med korrekta belopp. Eventuella förändringar i balansräkningens poster påverkar i många fall resultaträkningen och därmed årets kapitalförändring (årets resultat).

Kundfordringar

Fordringar får bara tas upp med det belopp som beräknas inflyta. En myndighet anses ha god kontroll över sina kundfordringar, och ha effektiv kravverksamhet, om högst 25 % av förfallna kundfordringar är äldre än 14 dagar. Det är därför viktigt att kontrollera utestående kundfordringar med jämna mellanrum; särskilt inför del- och helårsbokslut. Avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) gör omfattande genomgångar av förfallna fakturor vilka regleras på olika sätt. Institutionens löpande bevakning av oreglerade kundfakturor leder till bättre kontroll över intäkterna och att kundförluster kan undvikas. Även oreglerade rekvisitioner måste följas upp. Kontrollera det underlag från bidragsgivaren som ligger till grund för rekvisitionen. Om bedömning görs att rekvisitionen är felaktigt utställd måste kontakt tas med AEU för åtgärd.

Osäkra kundfordringar
De kundfakturor som förfallit till betalning t.o.m. xx1215 resp. xx0615 och som på bokslutsdagen kvarstår oreglerade, kommer att bokföras på kontona för osäkra kundfordringar. AEU gör nödvändiga beräkningar och bokför aktuella belopp med verifikationsdatum xx1231 resp. xx0630. Observera att denna åtgärd bara påverkar balansräkningen.

Befarade kundförluster
Fordringar som lämnats för indrivning, och där betalning inte influtit per xx1231 resp. xx0630, kommer att bokföras som befarade kundförluster. Även fakturor som undantagits från inkasso och som fortfarande är oreglerade efter två betalningspåminnelser klassificeras som befarade kundförluster. En faktura som är lämnad till inkasso för indrivning anges med I i fakturans tabell för betalningspåminnelse (BP) Observera att denna åtgärd påverkar årets kapitalförändring (resultatet) negativt.

Konstaterade kundförluster
Begäran om bokföring av konstaterad kundförlust ska ställas till avdelningen för ekonomi och upphandling, vara motiverad och undertecknad av prefekt/motsvarande. Inkassoärenden som misslyckats och/eller som ligger på långtidsbevakning hos inkassoföretag bedöms som konstaterad kundförlust. Även fakturor som undantagits från inkasso och där betalning från kunden nu bedöms som osannolik klassificeras som konstaterad kundförlust. Är begäran inkommen till AEU senast xx1215 resp. xx0615 bokförs den med verifikationsdatum xx1231 resp. xx0630. Observera att denna åtgärd påverkar resultatet negativt och att kundfakturan får status HBET i kundreskontran. En notering om konstaterad kundförlust KFÖ görs på fakturans anmärkningsrad. Berörda kunder passivmarkeras i kundregistret.

Avräkningskonton

1580 Avräkning egna plusgiron
1581 Avräkning bankkortapparater
1582 Avräkning kontanta inbetalningar
1000 Preliminärbokförd anläggningstillgång
Alla avräkningskonton skall vara tömda genom att faktura/rekvisition har utfärdats antingen till den betalande motparten eller kund 123456 Kontantförsäljning Bg/Pg. Preliminärbokförda anläggningar (konto 1000) skall föras över till AR.

Konton som skall följas upp/analyseras

1575 Tillfällig handkassa (Exkursionsförskott)
1576 Övriga kortfristiga fordringar
2599 Övriga skulder, utomstatliga
2601 Stipendiemedel att vidarebefordra
2603 Övriga utomstatliga bidrag att förmedla
2632 Depositioner, (passerkort, nycklar mm)
Saldon på dessa konton skall gås igenom och utgående saldo stämmas av. T.ex. tillfälliga förskott för genomförda exkursioner skall kostnadsredovisas, kortfristiga fordringar drivas in och inte längre giltiga depositioner betalas tillbaka/inkomstbokföras. Saldon på konto 2599, 2601 resp. 2603 skall stämmas av med avseende på belopp och motpart/finansiär.