PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Bokslutsdokumentation

Den bokslutsdokumentation som utgör underlag till de finansiella delarna av universitetets årsredovisning samlas in och sammanställs av Avdelningen för ekonomi och upphandling. Institutionernas bokslutsrapporter utgör en viktig del av denna dokumentation. Bokslutsrapporterna tas fram efter det att den slutliga tilldelningen av anslag till utbildning på grund- och avancerad nivå bokförts i slutet av januari. Samtliga bokslutsrapporter ska vara attesterade av prefekt/motsvarande. Efter attest laddas rapporterna upp till Medarbetarportalen (MP), tillsammans med Försättsblad bokslutsdokumentation, bl nr EA33. Det finns en grupp som heter "Bokslutsrapportering" i Medarbetarportalen. Den kräver medlemskap. Ansök om detta medlemsskap via ekonomisupport@uadm.uu.se.  Observera att det är endast vid helårsbokslut som denna dokumentation är aktuell och att endast rapporter som innehåller något saldo ska skickas in. De rapporter som inte innehåller något saldo markeras i försättsbladet.

Obligatoriska bokslutsrapporter

  • Bokslutskommentarer
  • Bokslutsrapporter
    • RRORG Resultaträkning
    • BRORG Balansräkning
    • ORGÖV Institutionsöversikt
    • OMSÄTT Över-/underskottsmarginal
  • Periodiseringsrapporter
    • FORDBI, Upplupna intäkter
    • FSKBID, Förutbetalda intäkter
    • PPKOST, Förutbetalda och upplupna kostnader
    • Specifikation till periodiseringsposter, blankett nr EA26

Vid halvårsbokslut ska endast ” ”Specifikation till periodiseringsposter”, nr EA26, inrapporteras.

  • Handkasseinventering, blankett EA5
  • Rapport över INVENTERING av anläggningar (ska rapporteras tidigare på hösten)

En instruktion om vad bokslutskommentarerna ska innehålla finns också på MP, gruppen ”Bokslutsrapportering”. Där finns även blanketterna EA33 och EA5.

Uppföljning och analys av kärnverksamheten

Uppföljning av årets utfall mot budget görs i Generellt lednings- och informationssystem, GLIS. En analys av det gångna årets utfall tillsammans med kännedom om kommande förändringar utgör ett viktigt underlag för bedömning av institutionens ekonomiska utveckling. Analysen av institutionens kärnverksamhet bör innehålla bl.a. följande frågor:

  • Har verksamheten med dess intäkter och kostnader utvecklats på det sätt som planerades vid budgeteringstillfället?
  • Kan eventuella avvikelser mellan utfall och budget förklaras med förändringar i verksamheten, förändrad utveckling av kostnader/intäkter eller har kostnader och intäkter bokförts på ett annat sätt än vad som planerades vid budgeteringstillfället?
  • Har planerade verksamhetsvolymer uppnåtts för t.ex. utbildning på grund-/avancerad nivå?

Uppföljning och analys av stödverksamheten

När resultaträkningen för projektgrupp xxx00 Stödverksamhet är avslutad visar saldot på konto 2090 i hur hög grad institutionen har fördelat stödkostnaderna (universitets-, fakultets-/biblioteks- och institutionsgemensamma kostnader) till kärnverksamheten. Raindancerapporten STÖDET ger en översikt över stödverksamhetens kostnader resp. fördelning av indirekta kostnader. Rapporten STFUNK ger samma översikt men med kostnaderna fördelade på stödverksamhetens olika funktioner. Det optimala utfallet är att saldot på konto 5860 Fördelade indirekta kostnader precis täcker stödverksamhetens kostnader på olika nivåer och att saldot på projektgrupp xxx00 därmed är noll.

Uppföljning av utfall mot budget görs i GLIS. Vid större avvikelser måste en analys av utfallet göras; avvikelsen indikerar att procentsatsen för fördelning av indirekta kostnader nästa år kan behöva korrigeras. Om årets kostnader för stödverksamhet på olika nivåer kraftigt avviker från de budgeterade har en budgetavvikelse uppstått. Eftersom kostnader för universitets-, fakultets- och biblioteksgemensamt stöd var kända vid budgeteringstillfället (anges i verksamhetsplanen) kan därför budgeteringen av institutionens egen stödverksamhet behöva ägnas extra uppmärksamhet. Om det istället är kärnverksamhetens omfattning som avviker från budget har en kalkyldifferens uppstått. Eftersom personal- och driftskostnader inom kärnverksamheten utgör bas för fördelning av stödverksamhetens kostnader påverkar kärnverksamhetens omfattning procentsatsen för fördelning av indirekta kostnader.

Över-/underskottsmariginal

Enligt universitetets verksamhetsplan får institutioner/org enheter balansera det samlade balanserade kapitalet om det inte överstiger tio procent av årets omsättning. Rapporten OMSÄTT visar institutionens/enhetens över-/underskottsmarginal, vilken definieras som utgående balanserat kapital i förhållande till totala kostnader. En analys av verksamhetsutfallet för varje prestation ska alltid göras och en redogörelse lämnas för hur ev. över-/underskott skall åtgärdas. För den avgiftsfinansierade verksamheten inom prestation 111, 112, 120 och 230 beräknas en särskild över-/underskottsmarginal; här definieras marginalen som utgående balanserat kapital i förhållande till externa intäkter. Även denna marginal framgår av rapporten OMSÄTT.

Redogörelsen till rapporten OMSÄTT bör presenteras så att respektive prestation beskrivs separat och tar upp följande punkter:

  • kommentar till årets kapitalförändring
  • jämförelse mot budget och analys av eventuella budgetavvikelser
  • beskrivning av orsakerna till balanserat över-/underskott
  • redogörelse för hur det balanserade överskottet skall användas/åtgärdas

Rapporter för specifikation av periodiseringsposter

  • FORDBI Upplupna intäkter. Fordringar på bidrags- resp. uppdragsgivare.
  • FSKBID Förutbetalda intäkter. Förskott från bidrags- resp. uppdragsgivare.
  • PPKOST Förutbetalda och upplupna kostnader.
  • Specifikation till periodiseringsposter, blankett nr EA26

Se vidare webbsidan angående Inventering samt dokumentet Bokslutsrapporter.

 

Kontaktperson: Hanna Mörtberg