Rutin för universitetsdirektörens beslutsmöte
Universitetsdirektörens beslutsmöte äger normalt rum en gång per vecka. Den som handlägger ett ärende av sådan karaktär att det ska beslutas av universitetsdirektör ska bereda ärendet på följande sätt:
- Lägg in samtliga relevanta handlingar i ditt ärende i W3D3.
- Anmäl ditt ärende till sekreteraren för beslutsmötet, Marie Swanberg, senast kl 12 på torsdagen i veckan innan mötet. Om handlingar inte finns i diariet vid deadline flyttas ditt ärende till nästkommande möte.
Lämna vid anmälan uppgift om:
- diarienummer,
- vilka handlingar i ärendet som utgör underlag till mötet. - På beslutsmötet föredrar du kortfattat ärendet för universitetsdirektören. Ifall du själv inte kommer att föredra ärendet utan skickar någon annan i ditt ställe ska detta meddelas sekreteraren för beslutsmötet.
- Om det krävs en fysisk underskrift av universitetsdirektören tar du med dig utskrivna original till mötet.
- Efter att beslut fattats avvaktar du med att stänga ditt ärende i W3D3 tills beslutsprotokollet kopplats till ärendet av sekreteraren för beslutsmötet.
Vilka handlingar ska finnas i W3D3?
1. En PM som kortfattat förklarar ditt ärende (se mall nedan).
2. Den handling du vill ska undertecknas av universitetsdirektören.
3. Eventuellt beslut (se mall).
4. Övriga handlingar som är relevanta i ärendet och som universitetsdirektören bör ta del av innan beslut fattas.
Ex: Du har ett avtal som universitetsdirektören ska skriva under. Registrera själva avtalet samt en PM som i korthet beskriver ditt ärende (se mall nedan). Registrera även juridiska avdelningens eventuella kommentarer.
Ex: Du har upprättat ett förslag till handläggningsordning som universitetsdirektören ska fastställa. Registrera den föreslagna handläggningsordningen samt förslag till beslut. Ifall det finns mycket att redogöra för i ärendet komplettera också med en PM.
Kommande mötesdatum:
Måndag 9 december kl. 13.30, Caroline Sjöberg
Måndag 16 december kl. 13.30, Caroline Sjöberg
Måndag 13 januari kl. 13.30, Per Abrahamsson
Måndag 20 januari kl. 13.30, Caroline Sjöberg
Måndag 27 januari kl. 13.30, Caroline Sjöberg
Måndag 3 februari kl. 13.30, Per Abrahamsson
Måndag 10 februari kl. 13.30, Caroline Sjöberg
Måndag 17 februari kl. 13.30, Caroline Sjöberg
Måndag 24 februari kl. 13.30, Per Abrahamsson
Måndag 2 mars kl. 13.30, Caroline Sjöberg
Måndag 9 mars, kl. 13.30, Caroline Sjöberg
Måndag 16 mars kl. 13.30, Caroline Sjöberg
Måndag 23 mars kl. 13.30, Caroline Sjöberg
Måndag 30 mars kl. 13.30, Caroline Sjöberg
Måndag 6 april kl. 13.30, Caroline Sjöberg
Mallar:
Om ditt ärende ska vidare till rektor för undertecknande ska särskild PM-mall användas (ärende utanför RS). Kontakta sekreteraren för att få tillgång till denna PM-mall alternativt ladda hem den från RS-portalen.