PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Frågor och svar

Här har vi samlat vanliga frågor och svar om registrering och publicering i DiVA.

Instruktioner för hur man importerar referenser, ändrar befintliga uppgifter och mycket mer finns även i våra lathundar.

Hittar du inte svaret på din fråga? Hör av dig till oss på DiVA Helpdesk!

Innehåll

Forskningspublikationer

Avhandlingar

Publicera fulltext

Söka

Övrigt

Registrera forskningspublikation

Vad ska registreras i DiVA?

Samtliga publikationer av forskare och anställda vid Uppsala universitet ska registreras i DiVA. Anledningen till detta är att få en samlad bild av vad som publiceras av verksamma vid universitetet samt att det av fakulteterna används som underlag för utvärdering och medelstilldelning.

Upp

Hur gör jag för att ange institution, avdelning eller forskningsprogram?

Organisationstillhörigheten som anges i DiVA ska vara den som står som affiliering i publikationen. Du kan antingen söka på enhetens namn eller bläddra fram den i organisationsträdet - se vår korta instruktionsfilm.

Välj den organisatoriska nivå som är längst ner i hierarkin, nivåer ovanför följer automatiskt med. Saknas någon organisation i listan kontakta DiVA Helpdesk.

Upp

Kan jag importera uppgifter från andra databaser istället för att fylla i allt för hand?

Du kan importera referenser från många olika databaser till DiVA, t.ex. Web of Science, PubMed, Libris och EndNote. När du loggar in i DiVA väljer du det gröna spåret Importera uppgifter om publikation. Kom ihåg att komplettera de importerade uppgifterna med organisationstillhörighet för alla författare från Uppsala universitet. Ytterligare instruktioner finns i lathunden Importera referenser.

Upp

Kan jag importera publikationer från ett annat lärosätes DiVA till Uppsala universitets DiVA?

Ja, det kan du. Gör så här:

1. Sök fram dina publikationer i det andra lärosätets DiVA. Ändra Träffar per sida så att alla publikationer visas på samma sida och markera dem. Alternativt markera manuellt de publikationer du vill importera.

2. Klicka på Referenser, Exportera referenser, högerklicka på formatet Mods i listan och välj ”Spara länk som” för att spara filen på din dator

3. Logga in i UU:s DiVA, välj Importera uppgifter om publikation och klicka på Importera från externa databaser. Välj format MODS V3, ladda upp din fil och importera den.

4. Klicka på en importerad publikation i taget, lägg till ditt UU-användarnamn, kontrollera att övriga uppgifter stämmer och skicka in. OBS, ändra inte organisationstillhörighet. Den skall motsvara det som står i publikationen.

Upp

Måste jag fylla i alla fält när jag registrerar en publikation?

Nej, det måste du inte men det finns vissa obligatoriska fält:

  • Författare (förnamn, efternamn)
  • Institution eller avdelning (TekNat: forskningsprogram)
  • Titel och språk
  • Typ av innehåll (refereegranskat, vetenskapligt eller populärvetenskapligt)
  • År
  • Nationell ämneskategori

För artiklar ska även tidskrift, volym, nr och sidor registreras.
För böcker ska även förlag och ISBN registreras.

Upp

Vad ska jag fylla i i fältet Användarnamn?

I fältet Lokalt användarid ska du fylla i ditt CAS-id vid Uppsala universitet, dvs. det användarnamn som du loggar in med i DiVA. Fyll även i användarnamn för dina medförfattare som är affilierade till Uppsala universitet.

Användarnamnet fungerar som ett unikt person-id i DiVA som går att söka på och som t.ex. kan användas för att visa publikationslistor i Medarbetarportalen och på institutionens webbplats. Det blir enklare att visa en komplett personlig publikationslista om ditt användar-id finns med i alla dina publikationer i DiVA. Läs mer om hur du lägger till ditt användarnamn i efterhand.

Upp

Kan jag registrera publikationer som jag skrev när jag var verksam vid ett annat lärosäte?

Ja, det kan du. Registrera publikationen i DiVA, antingen genom att importera referensen från t.ex. det andra lärosätets DiVAWeb of Science eller PubMed, eller genom att göra en manuell registrering. Du kan läsa mer om hur du går till väga för att importera till DiVA i lathunden Importera referenser.

Därefter ska du fylla i din institutionstillhörighet enligt publikationen i samtliga poster som du har importerat eller registrerat manuellt i DiVA. Det gör du genom att fylla i uppgifter i fritextfältet Annat lärosäte under fältet Institution, avdelning eller program. Du ska alltså inte fylla i din nuvarande organisationstillhörighet vid Uppsala universitet. Fyll även i ditt CAS-id i fältet Lokalt användarid så syns även dessa publikationer om du vill göra en personlig publikationslista på din profilsida i Medarbetarportalen.

Upp

Vi är hundratals författare till en artikel, måste jag registrera samtliga författare?

Ja, helst ska du göra det. Importera referensen från t.ex. Web of Science eller PubMed för att slippa registrera samtliga författare manuellt. Komplettera de importerade uppgifterna med organisationstillhörighet för alla författare från Uppsala universitet. Utförligare instruktioner finns i lathunden Importera referenser.

Upp

Hur kan jag ändra författarordningen?

Med hjälp av pilarna i nedre högra hörnet av varje författarfält kan du ändra ordningen i vilken författarna visas. Författarordningen i DiVA ska motsvara ordningen i publikationen.

Upp

Vad är DOI?

DOI (Digital Object Identifier) används för att identifiera dokument, t.ex. tidskriftsartiklar, på internet. Till skillnad mot en vanlig webbadress ändras en DOI inte utan leder alltid till artikeln även om denna får en ny webbadress.

De flesta större vetenskapliga förlag tilldelar sina artiklar DOI. Uppgifter om DOI brukar finnas på abstractsidan eller i artikelns sidhuvud eller sidfot. En DOI ser ut ungefär så här: 10.1136/ard.2007.085852. Genom att ange DOI i DiVA underlättar du för andra att hitta till artikeln.

Upp

Jag vill lägga till mitt CAS-id (användar-id) i alla mina poster, hur gör jag?

Följ instruktionerna i lathunden Lägg till CAS-id. Om du har tillgång till posten lägger du till ditt användar-id manuellt i fältet Lokalt användarid och sparar posten. Om du ombeds bekräfta författarskap räcker det om du klickar på Spara om du inte vill redigera övriga uppgifter. Ditt användarnamn läggs då automatiskt till. Om du inte har tillgång till posten hör av dig till DiVA-administratören på din institution eller till DiVA Helpdesk för att få hjälp.

Upp

Jag har hittat ett fel i en av mina publikationer i SwePub, hur gör jag för att rätta det?

Hittar du fel i dina publikationer från Uppsala universitet i den nationella publikationsdatabasen SwePub rättar du felet i DiVA. Du kan inte ändra felaktiga uppgifter direkt i SwePub.

Instruktioner för hur man ändrar uppgifter i DiVA finns i lathunden Ändra, kopiera eller radera publikation. Ändringarna slår igenom i SwePub dagen efter.

Upp

Varför hittar jag inte fulltext filen som jag har laddat upp i min publikation i DiVA?

I DiVA kan du ladda upp fulltexter av alla typer av vetenskapliga publikationer, exempelvis tidskriftsartiklar, böcker och rapporter, och göra dem fritt tillgängliga. Innan du laddar upp fulltexten av en publikation som givits ut eller ska ges ut på förlag måste du kontrollera att förlaget tillåter detta. Läs mer under Parallellpublicera i DiVA. Material publicerat inom Uppsala universitet kan du vanligtvis ladda upp i DiVA, om inget särskilt avtal som förbjuder detta har skrivits.

Information om publikationen blir direkt synlig i DiVA och granskas av en bibliotekarie i efterhand. Bifogade filer blir synliga först efter granskning.

Doktorsavhandlingar, licentiatavhandlingar och studentuppsatser granskas innan de publiceras i DiVA. Du kan därför inte se dessa publikationer i DiVA direkt när du har skickat in dina uppgifter.

Upp

Jag har märkt i efterhand att det är fel i en post, kan jag gå in och ändra?

Poster med fulltexter eller andra bilagor samt doktorsavhandlingar, licentiatavhandlingar och studentuppsatser kan du inte ändra i, det gör en administratör. När det gäller övriga poster kan du ändra i dem som du själv har registrerat eller där du är författare/redaktör. Instruktioner finns i lathunden Ändra, kopiera eller radera publikation.

Hör av dig till DiVA-administratören på din institution eller till DiVA Helpdesk om du vill göra ändringar i en post som du inte kommer åt.

Upp

Varför visas inte alla mina publikationer på min profilsida?

Publikationer som visas i DiVA, men inte syns i din publikationslista, saknar ditt användar-id. Läs mer om hur du lägger till ditt användar-id.

Upp

Vilka publikationer visas i listan Mina publikationer?

När du loggar in i DiVA ser du listan Mina publikationer. Den innehåller publikationer där du är författare, redaktör eller annan upphovsman och där ditt användar-id finns angivet.

Upp

Avhandlingar

Jag ska snart disputera, hur går jag tillväga för att spika min avhandling?

Doktorander som ska disputera hittar vanliga frågor och svar om avhandlingspublicering, spikning etc. på sidorna om Avhandlingsproduktion.

Upp

Jag är industridoktorand och saknar inloggning till DiVA, hur gör jag för att registrera min avhandling inför spikning?

Maila uppgifterna till DiVA Helpdesk så registrerar vi dem åt dig. I våra lathundar för doktorsavhandlingar (sammanläggningsavhandling resp. monografiavhandling) ser du vilka uppgifter som behövs.

Upp

Kan jag registrera min avhandling i DiVA även om jag disputerade vid ett annat universitet?

Ja, det kan du göra. Det gör du genom att fylla i uppgifter i fritextfältet Annat lärosäte under fältet Institution, avdelning eller program. Skriv namnet på lärosätet där du disputerade. Ange ditt användar-id i fältet Användarnamn, så visas avhandlingen på din profilsida. Om avhandlingen är publicerad på Internet lägg gärna en länk till den i fältet URL.

Avhandlingen blir synlig i DiVA när uppgifterna har granskats av DiVA Helpdesk.

Upp

Publicera fulltext

Vad ska publiceras i fulltext i DiVA?

För hela universitetet finns ett krav på att kappan till sammanläggningsavhandlingar ska publiceras elektroniskt från och med 2003-01-01.

Vid vissa institutioner eller avdelningar kan det finnas beslut om att vissa publikationer ska publiceras i fulltext. Hör med din institution/avdelning om du är osäker.

I övrigt väljer du själv vad du vill publicera i fulltext i DiVA.

Upp

Varför ska jag publicera i DiVA?

Genom att göra din publikation fritt tillgänglig, open access, kan vem som helst ladda ner och läsa din publikation utan kostnad. Detta kan leda till ökad användning och ökad citering. Läs mer om open access.

Upp

Får man publicera fulltexter av sina publikationer? Kan inte det bryta mot avtalet med förlaget?

Har du publicerat via ett förlag måste du vanligtvis ha tillstånd för att lägga ut fulltexten i DiVA. Läs mer under Parallellpublicera i DiVA.

Upp

Kostar det något att publicera studentuppsatser eller andra fulltexter i DiVA?

Nej, det kostar inget. Enda undantaget är en avgift för doktorsavhandlingar som betalas av fakulteterna.

Upp

I vilket format ska fulltexterna vara?

De uppladdade fulltexterna ska vara i pdf-format.

Upp

Hur gör jag om mitt dokument till pdf?

Du gör om ett dokument till pdf genom att använda Adobe Acrobat Professional, Spara som PDF-tillägget i Office 2013 eller något gratisprogram, t.ex. CutePDF eller PDF995. När du har installerat programmet på din dator kan du skapa pdf-filer via utskriftsmenyn (Skriv ut). Välj ditt pdf-program i fältet Skrivare och skriv ut dokumentet till pdf.

Upp

Finns det någon begränsning vad gäller filstorlek?

För närvarande är den maximala filstorleken i DiVA 1 GB.

Upp

Kan man ladda upp annat än textfiler?

Ja, du kan även ladda upp bland annat bilder, film- och ljudfiler. De format som kan användas är:
Bilder: tiff, png, jp2, jpeg
Audio: mp4, mpeg, wav
Video: mp4, mpeg, flv, mov
Komprimerade filer: zip, gz 
GIS: kml, kmz
E-böcker: epub 

Upp

Är det möjligt att ange att en fil inte får bli tillgänglig förrän ett visst datum, t.ex. om förlaget kräver ett embargo?

Ja, det är möjligt. På samma sida som du laddar upp fulltexten kan du även ange ett datum då filen ska bli tillgänglig i DiVA, eller välja att enbart arkivera filen.

Upp

Hur ska vi gå tillväga om vi vill börja publicera institutionens skrift- och rapportserier i DiVA?

Institutioner vid Uppsala universitet kan publicera sina skrift- och rapportserier i DiVA genom att ladda upp fulltexterna i pdf-format. Innan ni sätter igång, kontrollera att serien finns med i listan över serier i DiVA. Saknas serien i listan, kontakta DiVA Helpdesk så lägger vi till den. 

En fördel med att ladda upp filerna i DiVA jämfört med att lägga ut dem på institutionens webbplats är att publikationerna i DiVA förses med beständiga länkar och garanteras långtidslagring. De går därför att hitta igen även i framtiden, oavsett ändrade webbadresser.

Upp

Hur ska vi gå tillväga om vi vill börja publicera institutionens uppsatser/examensarbeten i DiVA?

Läs mer i avsnittet "Vill din institution börja publicera studentuppsatser i DiVA?" på sidan Studentuppsatser för administratörer.

Upp

Söka

Hur söker man fram alla publikationer av en viss person?

Gå till DiVAs avancerade sökning för forskningspublikationer http://uu.diva-portal.org/smash/searchad.jsf. Välj Person i dropdownmenyn. Skriv in namnet och välj från dropdownmenyn som nu visas.
Mer om sökning i DiVA.

 

Upp

Kan man skriva ut publikationslistor med kompletta referenser från DiVA? 

Ja, det kan man. Gör så här:

  1. Gör en sökning i DiVA
  2. Ändra antalet träffar per sida så att alla träffar visas på samma sida
  3. Markera de träffar du vill skriva ut eller välj Markera alla
  4. Klicka på Referenser och Exportera referenser
  5. Högerklicka på det referensformat du vill ha, t. ex. Vancouver
  6. Välj Spara länk som
  7. Kopiera alla referenser och spara dem exempelvis som en Word-fil eller skriv ut.

Ett alternativ om du vill kunna sortera och bearbeta publikationslistan är att importera listan till Excel, för instruktioner se lathunden Importera listor från DiVA till Excel.

Upp

Kan jag exportera uppgifter från DiVA till Excel och andra statistikprogram?

Ja, du kan få ut listor i csv-format från DiVA som du sedan kan importera till Excel och liknande statistikprogram. För instruktioner se lathunden Importera listor från DiVA till Excel.

Upp

Övrigt

Kan man få publikationslistor till sin webbplats?

Ja, det kan man. Mer information om de olika alternativen finns på sidan Publikationslistor från DiVA. Under uppdatering!

Om du vill visa en personlig publikationslista är det en fördel om ditt CAS-id är ifyllt i fältet Lokalt användarid i alla dina publikationer i DiVA. Läs mer.

Upp

Hur gör jag för att länka till publikationer i DiVA?

Om du vill länka till en enstaka publikation i DiVA: använd den permanenta länk som varje publikation i DiVA får. Sök fram posten i DiVA, klicka på Länk till posten (långt upp till höger) och kopiera den permanenta länken.

Läs mer om att länka till enstaka publikationer och om att länka till en lista med flera publikationer i DiVA.

Upp

Var hittar jag URN för min publikation i DiVA?

URN (Uniform Resource Name) är en unik och permanent identifikator för elektroniska resurser på Internet. Alla publikationer som läggs in i DiVA tilldelas automatiskt ett unikt URN vid registreringen, t.ex. urn:nbn:se:uu:diva-9549. Detta URN används för att skapa en beständig länk som alltid leder till DiVA-posten. URN hittar du både under Identifikatorer, långt ned på postsidan, och om du klickar på Länk till posten.

Upp

Om jag sparar en påbörjad registrering som ett utkast, förblir URN detsamma när posten sedan publiceras i DiVA?

Ja, en post som sparats som utkast behåller sitt urn:nbn när den publiceras.

Upp

Jag saknar inloggningsuppgifter, vad gör jag?

Vänd dig till universitetets IT-stöd.

Om du är industridoktorand och ska registrera din avhandling inför spikning läs här hur du ska göra.

Upp

Hur refererar jag till en parallellpublicerad författarversion i DiVA?

Inled referensen på samma sätt som till förlagsversionen av publikationen. Exakt hur varierar utifrån vilket referenssystem du använder. Lägg sedan till "Version från" och den permanenta länk som finns i varje DiVA-post:

  • Axenov, S. (2010) "Argument structure and impersonality in Avar", Orientalia Suecana, vol. 56, s. 159-167. Version från http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:uu:diva-150890

Vid citat anger du istället för sidnummer kapitel och i vilket stycke texten finns:

  • Axenov, S. (2010), kap. 3, stycke 2.

Upp

Kan jag använda t.ex. arabiska eller ryska tecken i DiVA?

Ja, du kan använda tecken från andra alfabet än det latinska. Tecknen går också att söka på i DiVA.

Upp