Var ska jag börja?
Redan innan du börjar samla in eller producera data är det bra att planera hur du ska hantera dessa data. Några bra saker att tänka på redan inledningsvis i forskningsprocessen är:
- att uppskatta datavolymer
- välja hårdvara och mjukvara
- immateriella rättigheter
- etiska frågor/aspekter (exempelvis personuppgifter)
- beräkningsbehov samt
- arkivering
En del av besluten som tas tidigt i processen kan ha stor inverkan på datahanteringen senare i projektet. Därför är det klokt att göra en genomtänkt datahanteringsplan redan när du planerar ett projekt. En sådan plan kan i vissa fall vara ett formellt krav från forskningsfinansiärer vid bidragsansökningar. En datahanteringsplan som regelbundet följs upp och uppdateras blir ett stöd i genomförandet av ett projekt.
Organisera dina data
Några saker att tänka på när du ska organisera insamlad data:
- Kom överens med dina kollegor om hur ni namnger, organiserar och lägger till metadata till er forskningsdata. Med tydlig metadata är det enklare för andra att hitta och förstå dina data.
- Skapa en genomtänkt mappstruktur.
- Mappstrukturen bör vara anpassad till de krav på arkivering och offentlighet som ställs på universitet som myndighet. (Forskningens datalagringsbehov, Dnr Ufv 2012/1735). Ni bör göra mappstrukturen så att data som så småningom ska arkiveras redan från början läggs i andra mappar än data som kommer att gallras.
- Om det finns etablerade sätt att strukturera mappar på din arbetsplats, använd samma metod.
- Namnge mapparna konsekvent enligt ett och samma system.
- Namnge mapparna så att även utomstående personer också efter lång tid kan hitta och förstå innehållet. Undvik att namnge mappar med personnamn.
- Använd en hierarkisk struktur
- Separera pågående arbete och avslutat arbete.
- Säkerhetskopior – se till att spara en säkerhetskopia av dina filer med en annan utrustning (till exempel en server) än den där du har dina originaldata.
- Gå igenom data regelbundet och ta bort filer som inte behövs och inte ska arkiveras.
Gör filnamnen begripliga
Din forskargrupp eller institution behöver komma överens om en standardmetod för att namnge filer. Tänk på följande:
- Ordval – använd samma ord för filnamn
- Skiljetecken – använd stora och små bokstäver liksom punkt, komma, mellanslag och bindestreck på samma sätt.
- Datum – skriv på samma sätt, t.ex. ÅÅÅÅMMDD
- Vilken ordning olika beståndsdelar av namnet anges så att man kan sortera efter filnamnen. Exempelvis: 20181231,kost,001
- Nummer – ange antal siffror som ska anges för filer som listas numeriskt, till exempel: 0001, 0002