Guide reseräkning
Ska du fylla i en reseräkning? Här finns en guide hur du fyller i din reseräkning i Primula webb.
Här kan du logga in i Primula webb
Kortfattad guide hur du gör en reseräkning
- Primula webb: Fyll i dina uppgifter och skicka ärendet elektroniskt. Viktigt att du väljer rätt formulär! Söker du ersättning för utlägg bifogar du ditt digitala kvitto/inskannade papperskvitto.
- Skicka ärendet fysiskt: Skriv ut blanketten och skicka till Löneenheten med internpost. Har du papperskvitton ska de skickas med i original. Kom ihåg att också skicka ärendet digitalt i Primula webb. Det är först när det fysiska underlaget inkommit till Löneenheten som hanteringen påbörjas. Söker du endast ersättning för bilersättning eller traktamente hanteras ditt ärende elektroniskt.
- Deadline/utbetalning: Har ärendet inkommit till Löneenheten före den 5:e aktuell månad, samt konterats och attesterats, betalas ersättningen ut med din nästa lön. Extra utbetalning av reseräkningar och utlägg görs också den 5:e och 15:e varje månad
Mer information om hur du ser att du fått en extrautbetalning.
Detaljerad guide hur du fyller i din reseräkning i Primula webb
1. Välj min sida
Klick på ”Min sida” som du finner i vänsterspalten.
2. Välj rubrik
Klicka på rubrik nummer ”05. Resor/utlägg/förmåner”.
3. Markera aktuell anställning
Om ditt ärende ska belasta annan enhet eller om din anställningskontering belastar flera institutioner/motsv väljer du anställningen ”99 Ersättning/resa annan enhet”, i annat fall väljer du din ordinarie anställning.
4. Välj formulär
Det är viktigt att du väljer rätt formulär, du väljer formulär beroende på om du ska ha traktamente eller endast har utlägg eller bilersättning:
- Resa Inrikes eller Resa Utrikes: vid traktamente, eventuella utlägg & bilersättning.
- Endast utlägg/Bilersättning: vid endast utlägg & bilersättning (det vill säga inget traktamente). Det gäller både inrikes och utrikes utlägg. Har du flera utlägg rapporteras dessa i en och samma reseräkning.
- Vid tjänstereseanmälan, välj Anmälan tjänsteresa inrikes eller utrikes.
Markera formuläret och välj därefter ”Skapa nytt ärende”.
5. Ange ärendets grundläggande uppgifter
Klicka på flikarna i ärendet och fyll i alla obligatoriska uppgifter som är markerade med * i respektive flik. En grön markering visas i de flikar du har fyllt i information. Hoppa över flikarna du inte söker ersättning för. Under allmän info kan du fylla i betalande projekt, vilket kan vara obligatoriskt för vissa institutioner.
6. Bifoga bilagor till ärendet
Söker du ersättning för utlägg som du har gjort är det obligatoriskt att bifoga ditt digitala kvitto/inskannat papperskvitto för utlägget (gärna i PDF-format). Dra filer direkt till ärendet enligt bild nedan för att bifoga bilagor. Eller välj ”bläddra”. Det finns även en bifoga-ikon som ser ut som ett gem i vänsterspalten.
7. Spara
Spara ärendet genom att välja ”Spara ärende”, denna knapp finns i varje flik i den nedre delen av ärendet. Det finns även en spara-ikon i vänsterspalten. Nu finns ärendet sparat om du loggar ut och vill fortsätta senare.
8. Beräkna
Gå till fliken ”Beräkna och skicka” och gör en beräkning enligt informationen i ärendet. Titta så att uppgifterna stämmer.
9. Blankett för utskrift som ska skickas till Löneenheten
Välj ”Hämta blankett” som du hittar längst ner i varje flik.
Om det är första gången du ska skriva ut en blankett i aktuell webbläsare behöver du tillåta popup-fönster från Primula. Notis om detta ser olika ut för olika webbläsare men informationen kommer högst upp i din webbläsare.
Skriv ut blanketten och skicka tillsammans med originalkvitton till Löneenheten med internpost. Har du många kvitton så häfta dem sida vid sida på ett blankt A4-papper.
Om du inte har gjort något eget utlägg utan endast söker ersättning för traktamente eller bilersättning behöver inga fysiska underlag skickas till Löneenheten, ditt ärende hanteras då elektroniskt.
10. Skicka ärendet i Primula
Om ditt ärende ska belasta annan enhet eller om din anställningskontering belastar flera institutioner/motsv. och du har valt anställning ”99 Ersättningar” väljer du till vilken institution/motsvarande ärendet ska skickas. Klicka på knappen ”Välj annan organisation”.
Klickar du på knappen ”Lägg till meddelande” kan du skriva ett meddelande till Löneenheten, administratör eller attesterande chef.
Skicka ärendet elektroniskt genom att klicka på ”Skicka ärende” längst ner på sidan.
11. Färdigt!
Nu är ärendet skickat både i Primula webb och fysiskt till Löneenheten. Det är först när det fysiska underlaget inkommit till Löneenheten som hanteringen påbörjas.
Adressuppgifter till Löneenheten
Här kan du logga in i Primula webb