En statlig myndighet som  Uppsala universitet ska årligen genomföra interna miljörevisioner. I en revision ska man kontrollera att myndigheten följer gällande miljölagstiftning och andra styrande dokument för myndighetens miljöledning och miljöarbete. År 2015 började Uppsala universitet att ha egna miljörevisorer.

Den organisation som utför revisionsarbetet består av miljöchef, miljösamordnare och tre miljörevisorer, där alla har olika ansvar. De interna miljörevisorerna arbetar på uppdrag av byggnadsavdelningen vid universitetet.

– Efter dessa fem år så har verksamheten utvecklats mycket och det har lett till att vi kunnat fördjupa revisionerna. Bland annat har kommunikationen inom avdelningar och institutioner utvecklats när det gäller miljöfrågor och även kunskapen kring universitetets miljöarbete och medvetenheten kring hur vi arbetar. En toppenfin utveckling som vi hoppas fortsätter, kommenterar miljösamordnare Anna Sandström.
 

Men vad gör då en miljörevisor?

Vi ställde några frågor till två av universitetets miljörevisorer, det är de som har mest kontakt med de institutioner och avdelningar som ska genomgå en revision.

Set Lonnert har en halvtidstjänst på universitetsbiblioteket och uppdraget som miljörevisor har han haft sen slutet av 2019. Då hade han jobbat som miljöombud under några år och fick sen gå en kurs för interna  miljörevisorer.

 – Att kunna komplettera mitt miljöarbete med revision, det kändes spännande och mycket motiverande. Nu är jag 20 procent miljörevisor och 30 procent biblioteksassistent, säger han. 

Att vara miljörevisor vid universitetet innebär ett uppdrag på mellan 10 och 20 procent av ordinarie arbetstid.
Gunilla Petersson, upphandlare vid avdelningen för ekonomi och upphandling, har varit intern miljörevisor sedan september förra året.

– Jag är väldigt intresserad av miljöfrågor –  är bland annat miljöombud vid vår avdelning sedan ett par år, så det kändes naturligt att söka uppdraget. Men jag har ännu inte gått någon utbildning, så jag ansvarar inte själv för revisionerna, utan är bisittare, berättar hon.
 

De jobbar tillsammans
 

Miljörevisorerna jobbar tillsammans. Varje uppdrag har en huvudrevisor och en biträdande revisor och vem som har dessa roller varierar. Det ska vara bra balans mellan revisionsuppdraget och ordinarie arbetssyssla, och dessutom ska man inte vara huvudrevisor för den egna avdelningen eller institutionen. Det är huvudrevisorn som ställer frågorna vid en revision, kommunicerar med de som revideras och skriver rapporten. Den biträdande revisorn antecknar och finns med som stöd.
 

Hur bestämmer man fram  vilka institutioner/avdelningar som är aktuella för en revision?

–  Det blir mest en fråga för miljösamordnaren men för närvarandet så följer vi en treårsplan, vilket betyder att vi återkommer till samma institution eller avdelning efter cirka tre år. Här på Uppsala universitet har vi organiserat det hela efter institutioner och avdelningar, medan andra universitet kan gå efter fakultetsnivå, säger Set Lonnert.
 

Vad tittar man på vid en miljörevision? 

I  princip är man styrd av miljöledningssystemet och det betyder att man reviderar mot många olika lagar men även interna styrdokument som universitetet har. Det blir frågor av typen: Känner ni till den lagen? eller Hur säkerställer ni att alla känner till inköpsrutiner för miljöanpassade produkter?

Miljöaspekten rör traditionellt frågor som handlar om inköp, upphandling, resor, lokaler, energi, återbruk, avfall, digitalisering, transporter och maskiner.

– Till exempel kan det vara frågor om hur institutionen hanterar miljöfarliga kemikalier: Vet alla medarbetare hur detta ska förvaras och hanteras? Är det rätt uppmärkning? Har ni rutiner för olyckor? Här finns ju en mängd lagar och förordningar att informera om: miljöbalken, avfallsförordningen, Naturvårdsverket föreskrifter m.m., exemplifierar Set Lonnert och Gunilla Petersson tillägger:

– Här kan man också lyfta frågor om hållbar utveckling, till exempel: Vilken är er största möjlighet att bidra till en positiv påverkan på hållbar utveckling? – och hänvisa till universitetets Handlingsplan för hållbar utveckling 2019-2021  och Miljömål och handlingsplan för miljöarbete 2019-2021. 

Innan coronapandemin så utfördes revisionerna på plats men numera sker allt digitalt via zoom. 

Arbetet går att lägga upp på många olika sätt men frågeformulär är vanligast, med ett antal frågor och som skickas ut i förväg till de ansvariga vid den institution som ska revideras. 

Och frågorna varierar, eftersom en naturvetenskaplig institution i stora delar har helt andra verksamheter än en administrativ avdelning. Frågan om strålskydd till exempel, är knappast relevant att ställa till kommunikationsavdelningen.

På den tiden då revisionen kunde ske på plats, så gick miljörevisorerna också runt i lokalerna; tittade i soprum, i dragskåp, renrum, kök (för avfall) osv. samt ställde slumpmässigt miljörelaterade frågor till personal eller studenter. Man vill gärna kunna återgå till de fysiska besöken.

– Jag har bara varit med om intervjuer av förvaltningens avdelningar via zoom, säger Gunilla Petersson, men eftersom jag arbetar i Segerstedthuset så vet jag ju hur miljön där ser ut med källsortering, soprum, restaurang m.m. 

– När det gäller institutionerna så funderar vi också på att be om foton på olika delar i lokalerna, som ett komplement till zoom, fram till dess att vi kan besöka institutioner på igen.  
 

Uppföljning och förslag
 

Själva uppföljningen av en miljörevision sköter miljösamordnaren. Revisorerna bedömer vad som är en avvikelse eller en notering. Om problemet är mindre, så gör man bara en notering i rapporten. En tredje kategori är rekommendationer, med förslag på vad institutionen eller avdelningen själva kan göra. 

– Roligast i detta arbete är helt klart att få en unik inblick i universitets mycket breda verksamhet, eftersom vi besöker många olika platser. Visserligen utgår våra frågor från en miljöaspekt – men vi ställer ju också frågor kring hållbarhet och kanske snart även kring klimat, menar Set Lonnert och Gunilla Petersson.
 

Och vad är svårast? 

Ja, coronapandemin betyder att kommunikationen blir svårare, då man inte fysiskt är närvarande. Då uppstår lätt frågor som: Är vi rättvisa? Har de förstått – och har vi förstått? Samtalen blir korta och kroppsspråket förloras – vilket ju är något som gäller för all kommunikation online.