För att underlätta för de anställda vid Uppsala universitet att uppfylla kraven i dataskyddsförordningen ges i Rutiner för hantering av e-post (UFV 2018/1239) konkreta riktlinjer till de anställda för hur e-posten ska användas inom universitetet.
Alla inom Uppsala universitet ska använda sig av det e-postsystem som myndigheten tillhandahåller när man skickar e-post i tjänsten, både vid intern och vid extern kommunikation. Det är inte tillåtet att automatiskt vidarebefordra e-post till andra e-postsystem, privata e-postmeddelanden till och från systemet ska begränsas samt använd autosvar är några punkter i beslutet som gäller med omedelbar verkan.