Melinda Alfredéen fick jobberbjudandet innan pandemin slog till, så hon hade naturligtvis föreställt sig själv på plats vid Ångströmlaboratoriet där undervisningen bedrivs och där hon fått träffa studenter, personal och kollegor på daglig basis.

– Jag är övertygad om att jag hade kommit in i arbetet snabbare, lärt känna kollegorna bättre och haft roligare om jag hade börjat innan alla restriktioner trädde i kraft, säger hon.

Att börja som ny på en arbetsplats innebär ofta en brant inlärningskurva, men kurvan plattas vanligtvis till allt eftersom pusselbitarna läggs på plats. Processen går snabbare när information avgörande för arbetet portioneras ut i lagom stora bitar och sedan upprepas på detaljnivå i olika sammanhang.

– Den processen fungerar inte när en introduceras hemifrån. Att bedriva min egna inlärningsprocess har inte varit svårt, jag är självgående till min natur, men sammanhang ”att hänga upp” inhämtad information på har jag saknat.

De viktiga sammanhangen

Detta med sammanhang tror Melinda Alfredéen är väldigt svårt att få till vid en digital arbetsplats. Hon har saknat den naturliga takten som en introduktion brukar ha med de minst lika viktiga sociala inslag som fungerar som pauser under en intensiv inlärningsprocess. Dessutom har hon saknat möjligheten att få uppleva en vanlig välkomstmottagning.

– Jag hade verkligen sett fram emot det. Jag har ingen tidigare erfarenhet av svenska universitetstraditioner då jag läste min egen utbildning i USA, så att inte få träffa studenterna på upprop eller under välkomstveckorna var självklart en besvikelse. Jag hade föreställt mig alla roliga aktiviteter på Campus Polacksbacken och tänkte att den entusiasmen skulle ge mig en energiskjuts in i höstterminen.

Istället blev det en stressig period utan de sociala inslagen. Övergången till att arbeta helt digitalt har känts onaturligt för henne, eftersom det personliga mötet är själva kärnan i studievägledaryrket.

– Att bekanta mig med ny teknik på egen hand samtidigt som allt annat var nytt var överväldigande i början. Dessutom saknade jag en bild av hur studierna och verksamheten fungerade innan pandemin vilket gjorde det svårt att sätta sig in i den plötsliga nya situation som studenter och kollegor också upplevde.

Tips till andra nyanställda

Med allt detta i backspegeln, hade hon gjort någonting annorlunda om hon hade anställts idag och har hon några tips till andra nyanställda i liknande situation som hennes?

– Att få en vanlig arbetsdag eller arbetsvecka beskriven av kollegor med olika funktioner inom enheten eller att få höra olika beskrivningar av stämningen, arbetsuppgifter, samarbetsformer och själva ”vardagslunken” tror jag hade underlättat för att skapa en slags referenspunkt i vår interna kommunikation.

Hon läste också nyligen en relaterad artikel i en dagstidning och fann där ett bra förslag: ge alla i enheten varsin uppgift för att både introducera och hålla kontakten med den nya kollegan. Utse dessutom någon som har ansvar för att lära känna personen bättre och bjuda in till exempelvis fika.

– I vår ska vi välkomna två nya kollegor till enheten och jag har erbjudit mig att vara ”mentor”, men jag tror att det kan vara bra att ha roterade ansvar för en ny kollega även i arbetsrelaterade frågor. Nyanställda känner sig nog mindre tjatiga när de inte ”stör” samma person med sina frågor hela tiden och en kollega slipper ju också bära hela ansvaret för introduktionen.

Förutom att det mesta under det senaste året har varit annorlunda för alla, och i Melinda Alfredéens fall dessutom inneburit helt nya arbetsrutiner och kollegor, har de digitala verktygen ändå underlättat väldigt mycket. Tidigt insåg hon behovet av att strukturera all ny information och skapade därför egna organisationssystem i OneNote, Excel, Outlook och Kanban Flow. Det har också varit väldigt värdefullt att kunna ställa frågor till kollegor via till exempel Zoom.

– Det finns inga dumma frågor, och nya namn som jag inte har koll på söker jag på i Medarbetarportalen. Att se en bild och ibland läsa en kort profil på personen gör att det känns lite mer som om jag har träffat personen på riktigt, avslutar hon.