I februari 2020 beslutade rektor om direktiv för utredningen Nuläges- och behovsanalys av intendenturorganisationen. Intendenturorganisationen, som existerat i tio år, har aldrig utvärderats ordentligt.

Kartläggningen av verksamheten har även omfattat  intervjuer med utförare och brukare på campus.

Vi ställde några frågor till Patrick Wallin på planeringsavdelningen, som handlagt utredningen.

Fanns det något särskilt skäl till att utredningen gjordes?

– Det har ju inte gjorts någon genomgripande och samordnad utvärdering av verksamheten under dessa tio år tid och under hösten 2019 avvecklades intendenturernas IT-verksamheter och en universitetsgemensam IT-organisation inrättades.

– Det är mot denna bakgrund men också på grund av omvärldsförändringar (tex Campus Gotland) och förändrade behov hos studenter, forskare och lärare, som intendenturernas uppgifter, funktioner och samordning behöver ses över, svarar han.

Vilken är den största bristen med intendenturorganisationen enligt rapporten?

– Utredningens uppdrag har inte varit att ta fram förslag till förändringar av intendenturorganisationen, utan enbart att analysera och redovisa ett nuläge och olika behov av förändringar.

Efter denna kartläggning kommer utredaren, seniorprofessor Göran Magnusson, enligt rektorsbeslutet att ta fram förslag till prioriterade åtgärder.

Några problem och möjligheter med nuvarande intendenturorganisation:
 

  • Organisation

Intendenturerna är mycket små i jämförelse med andra självständiga enheter vid universitetet, vilket innebär en viss sårbarhet. Ett ökat samarbete mellan intendenturerna skulle stärka organisationen och minska sårbarheten.
 

  • Samordning och samarbete

Intendentursamordnare, Peter Götlind, intendent vid Observatoriet, kallar regelbundet intendenter och föreståndare till möten, viktiga, men de sällan leder till samordning av verksamhet. En viss samordning skulle vara en fördel, till exempel möjligheten att dela på personal i situationer där brist plötsligt uppstår, vare sig det gäller en intendent, en tekniker eller en receptionist.

Intendenturerna skulle också ha nytta av att ha tillgång till en gemensam HR-specialist, med god kännedom om lokala förhållanden, för att handlägga mer komplicerade personalärenden.

För många av de centralt beslutade arbetsuppgifterna har intendenturerna utvecklat rutiner som är anpassade till den egna verksamheten, men som försvårar samarbete inom universitetet. Behov finns av att komma överens om ”best practice” för hur en del av dessa uppgifter ska handläggas.

Alla intendenturer efterfrågar ett klargörande av hur gränsen ska dras mellan deras och avdelningen för universitetsgemensam IT:s (UIT) ansvarsområden. Främst gäller det skötsel och nyanskaffning av AV- och videoutrustning i lärosalar och mötesrum, men också enklare IT-support. Det ärendehanteringssystem som UIT använder passar ofta inte för sådana fall.

  • Ekonomi

Flera intendenturer har svårt att finansiera utbildningslokalerna. Ett aktuellt och ökande problem gäller ytor för studenternas självstudier; läsplatser och grupprum. Det är en allmän uppfattning om att det finns ett centralt direktiv angående studieplatser, men inte om uppdragets omfattning eller finansiering. Studenterna väljer ofta att bedriva sina självstudier på andra platser än på ”sitt” campus, vilket försvårar intendenturernas planering.

Utöver den direkta kostnaden för studieplatserna inom det egna intendenturområdet, så betalar institutionerna indirekt för studieplatser inom universitetsbibliotekets (UUB) lokaler, där kostnaden utgör en del av den samlade biblioteksbudgeten. Flera företrädare för intendenturområden önskar ett detaljerat centralt direktiv gällande studieplatserna vid campusområdena, inklusive platserna vid UUB.

I medeltal uppgår bokningar i olika typer av salar i TimeEdit , till högst 50 procent av maximalt utnyttjande, i en del fall betydligt mindre. Om lågutnyttjade salar inte kan användas för något annat ändamål – eller avvecklas, så belastar det intendenturen med en kostnad utan nytta. Kostnaden kan minskas genom ett ökat sambruk av lärosalar inom universitetet, fast institutionerna har en ambivalent inställning till detta: Man vill visserligen reducera sina lokalkostnader, men samtidigt främst använda närliggande utbildningslokaler genom att olika lokala begränsningar införs i bokningssystemet. Ett mer utvecklat boknings- och debiteringssystem för lärosalar med en avvägning mellan närhet och sambruk, skulle sannolikt leda till ett lägre samlat behov av lärosalar.
 

  • Studentservice

De intervjuade studiebevakarna anser att utbildningslokalerna i allmänhet har god standard, men underströk behovet av platser för självstudier, både läsplatser och grupprum. Studenterna förutsätter att de har tillgång till platser på alla campusområden och att de är belägna i rimligt ostörda utrymmen.

Restaurangerna vid universitetets campus serverar lunch vars pris är högre än vad medelstudenten är villig att betala. Billigare alternativ och större tillgänglighet under eftermiddag och kväll efterfrågades.
 

  • Arbetsmiljö

Beträffande den teknisk-fysiska arbetsmiljön har samtliga intervjuade uttalat sig positivt om intendenturernas egen arbetsmiljö, respektive intendenturernas bidrag till arbetsmiljön inom respektive område.