Avdelningen för universitetsgemensam IT vid universitetsförvaltningen har samlat medarbetare från över 20 olika organisatoriska enheter inom universitetet; alltifrån de tidigare IT-avdelningarna inom förvaltningen och universitetsbiblioteket till medarbetare från campusområden och institutioner.
Universitetsdirektör Caroline Sjöberg är ordförande i IT-nämnden som beslutar om mål och övergripande prioriteringar för den universitetsgemensamma IT-verksamheten. IT-nämnden är en del i den nya styrmodellen för IT där vicerektorerna, överbibliotekarien samt en studentrepresentant garanterar förankring och inflytande från kärnverksamheten.
– IT-nämnden är en bra konstruktion, ett godkännande i nämnden är ett godkännande från verksamheten och visar på enighet och möjligheter till samarbete, säger Johan Tysk, vicerektor för vetenskapsområdet för teknik och naturvetenskap.
– IT-nämnden har ingen egen budget men kan besluta om satsningar genom gemensamma överenskommelser, säger Caroline Sjöberg, universitetsdirektör.
Förbereddes i flera år
Johan Tysk har varit med från "starten" - resan mot universitetsgemensam IT startade för flera år sen. Ett projekt med uppdrag att sammanställa resurser och krav från verksamheten samt föreslå styr- och finansieringsmodell för en gemensam IT-verksamhet startades under 2018.
– Vi har mycket kunskap inom universitetet och jag är stolt över att vi har gjort den här resan "in house". Projektet leddes av dåvarande biträdande universitetsdirektör Therése Iveby Gardell som trots en pressad tidplan gjorde ett mycket bra arbete, framhåller Johan Tysk. Vi vet själva bäst vilken organisation som passar vid Uppsala universitet.
Projektet avslutades i maj 2019 när IT-direktör Lisbet Holmberg Stark rekryterats och kunde ta vid och starta upp arbetet tillsammans med sina 200 nya medarbetare. Även om det har gått ett år är förändringsresan bara påbörjad, att hitta gemensamma arbetssätt och ta ansvar för de ungefär 750 IT-system och tjänster som identifierats i en stor kartläggning tar tid.
– Det gäller att hitta en bra balans mellan gemensamma system och det som behöver vara specifikt och verksamhetsnära - i samma organisation. Goda idéer och initiativ inom ett område ska kunna komma alla till del. Universitetsgemensam IT står för effektivitet, säkerhet och kvalitet. Sammanslagningen av alla IT-verksamheter inom universitetet ska leda till att vi får en central trygg miljö som levererar IT av god kvalitet - till alla, säger Johan Tysk.
Ökade krav och mer förfrågningar
– Uppdraget är tydligt - vi ska fortsätta leverera kvalitativ IT mitt i vårt interna förändringsarbete, framhåller Lisbet Holmberg Stark, IT-direktör. Samtidigt ökar också kraven och förväntningarna från kärnverksamheten. Vi har ett sett ökat inflöde av förfrågningar och önskemål om samarbeten. Efterfrågan på stöd för distansundervisning och digitala verktyg har också ökat i och med pandemin.
Bland de goda effekterna av sammanslagning kan nämnas IT-nämndens beslut om att förstärka och erbjuda en likvärdig nätverksinfrastruktur inom hela universitetet. Förbättrat och utökat IT-stöd för forskningen och för lagring av forskningsdata finns på agendan. Samordning av avtal och licenser inom IT-området har redan har sparat åtskilliga tiotusentals kronor för universitetet.
IT-avgiften har diskuterats
– Vi ser många goda effekter redan nu, men det finns förstås också utmaningar att arbeta vidare med, säger Caroline Sjöberg. Den nya organisationen innebär en ny finansieringsmodell. IT ska inte bli dyrare för kärnverksamheten men nya rutiner för administration och fakturering införs och nivån på den IT-avgift som nu tas ut per anställd har diskuterats.
– Samarbete kräver förtroende och tillit i vår stora organisation, säger Caroline Sjöberg. Ingen ska gå med vinst och vi får göra justeringar efter hand. Vi måste klara av det dragspelet och då är öppenhet och transparens viktigt.
Hur ansvarsfördelningen mellan universitetsgemensam IT, intendenturer och andra verksamheter med närliggande uppdrag ska se ut är en ständigt pågående diskussion och nya samarbeten och avtal etableras löpande.