Med anledning av covid-19-situationen görs i år de båda välkomstceremonierna i Uppsala om till livesända talkshows där de digitala besökarna kommer att få ett smakprov på vad universitetet, studentlivet och Uppsala som stad har att erbjuda. Ann-Charlotte Hellzén-Wallin på enheten för studentrekrytering vid kommunikationsavdelningen är projektledare för höstens välkomstmottagningar i Uppsala.

– På fredag 28 augusti hälsar vi våra nya studenter välkomna med två direktsända och interaktiva talkshows som går att delta i via mobil, surfplatta eller en dator. Du kan sitta var som helst i världen och ändå vara med.

Även Campus Gotland har anordnat annorlunda evenemang i år. I vanliga fall är det en stor ceremoni i S:t Nicolai ruin för de cirka 500 nya studenterna, men i år har man gjort en välkomstfilm på svenska respektive engelska och skickat ut till alla nya studenter.

– Vi genomför också en infoturné under de första dagarna av terminen där våra funktioner besöker klasserna. Dessutom har vi filmat de olika funktionernas presentation som vi kommer att distribuera till de som får undervisning på distans, säger Yvonne Näsman, projektkoordinator vid avdelningen för gemensam service och administration på Campus Gotland.

Digital omställning kräver nya lösningar

Mycket har fått ställa om på grund av pandemin och välkomstmottagningarna är inga undantag. Att hålla de traditionella ceremonierna i universitetsaulan i Uppsala är inte genomförbart.

– Det handlar inte bara om smittorisken utan vi har många, framförallt internationella studenter, som inte kommer att vara på plats i Uppsala till terminsstarten. På det här viset deltar alla, i alla fall nästan, på samma villkor oavsett var man befinner sig i världen, säger Ann-Charlotte Hellzén-Wallin.

Upplägget blir helt annorlunda. I vanliga fall är mottagningarna en kombination av sceninnehåll och universitetshusets och aulans storslagna miljö, men nu måste det anpassas till mobilformatet och då är talkshow en bra lösning. Programmet bygger på samtal, korta filmsekvenser och ”på stan”-reportage. En stor skillnad är också att de nya studenterna kan påverka och chatta med studion mitt under sändning och få svar direkt på sådant de undrar över.

– Det ger en extra nerv eftersom vi inte riktigt vet vad som kommer upp. Dessutom kommer frågor som vi inte hinner svara på i direktsändningen besvaras digitalt och finnas tillgängliga kort efter sändningens slut.

Intensiv planering för en annorlunda mottagning

En välkomstmottagning är redan i sin traditionella form en stor produktion med många inblandade, men årets produktion i Uppsala är något helt nytt och annorlunda och kräver nytt tänk och nya problemlösningar. Projektgruppen smög igång i mitten av maj och har arbetat intensivt under juni samt tre hektiska veckor nu i augusti.

– Detta är verkligen inget enmansprojekt. Det krävs ett gott lagarbete där allas kompetenser får visa vad de går för och det har inte funnits utrymme ”att åka med” i projektet. Vi insåg också tidigt att programledaren inte är en person som glider in på slutet, utan måste vara med från början och aktivt jobba med produktionen.

Processen innefattar även ett löpande och tätt samarbete med en kommunikationsbyrå som ansvarar för tekniken i direktsändningen och producerar vinjetter och grafik. För att vara på den säkra sidan när det gäller att själva tekniken arbetar på utan störningar i direktsändningen autojusteras videokvaliteten hos var och en som följer eventet, beroende på vilken kapacitet varje mottagare har.

– Teknik är teknik, men vi har både en B- och en C-plan, försäkrar Ann-Charlotte Hellzén-Wallin.