Samarbetsytor i Sharepoint Online
Vad och varför?
Grupp-, enhets- och mötesytor i dagens medarbetarportal behöver ersättas i samband med att universitets webbplattform byts ut (den nya medarbetaringången lanseras i oktober 2023). Samtidigt finns ett stort behov inom universitet av tjänster som erbjuder ett mer flexibelt, tillgängligt och effektivt digitalt samarbete. I projektet ska sådana tjänster utvecklas och lanseras. Tjänsterna kommer att byggas på plattformen SharePoint Online.
Tjänsterna ska bland annat bidra till att:
- säkerställa ett effektivare sätt att hantera, dela och samarbeta kring dokument
- tillhandahålla möjlighet att dela och sprida information, planera och samarbeta kring gemensamma arbetsuppgifter inom olika typer av samarbetsgrupper
- förbättra säkerheten kring autentisering och hantering av personuppgifter
- möjliggöra digitalt samarbete med externa kontakter
- för mötesytor möjliggöra en gemensam ärendeprocess för hela universitetet med en direktkoppling till diariet.
Vi söker ambassadörer!
Vill du hjälpa till? Vi söker nu medarbetare som vill fungera som ambassadörer och, i pilotform, få möjlighet att prova tjänsterna och de nya möjligheter de ger till digitalt samarbete.
Som ambassadör har du möjlighet att tidigt i projektet påverka innehållet och hur överflyttningen av nuvarande grupp- och enhetsytor ska gå till.
De olika pilotprojekten planeras att påbörjas under hösten 2023.
Du kommer även att få tillgång till utbildningsmaterial och möjlighet att fördjupa dig i olika funktioner, för att sedan kunna stötta dina kollegor i det förändrade arbetssättet.
Vi hoppas att det ska finnas minst en ambassadör per institution eller motsvarande.
Maila till projektets funktionsbrevlåda om du vill veta mer om ambassadörskapet eller anmäla intresse direkt: samarbetsytor@uu.se
Hur kommer överflytten att göras?
När det gäller hur enhetsytor ska ersättas sker det i nära samarbete med projektet Ny webbplattform, då en del av enhetsytorna kommer att hamna i den nya medarbetaringången.
Gruppytor kan vid behov flyttas till den nya tjänsten. Bland annat följande möjligheter kommer ett erbjudas:
- gemensam kalender
- dokumenthantering - möjligheten att till exempel samarbeta i Office-filer
- gemensam anteckningsbok med hjälp av OneNote
- nyhets/informationsspridning - publicera mindre nyheter som endast rör ytan du tillhör, alternativt skapa sidor med informationsinnehåll.
- diskussionsforum.
Projektet kommer att stötta ägare av grupp- och enhetsytor om de vill flytta över information till den nya tjänsten efter lanseringen.
Befintliga mötesytor kommer inte att flyttas över.
Var hittar jag mina grupp- och enhetsytor?
Du hittar de grupp-, enhets- och mötesytor som du är i medlem i under menyn Grupper på Medarbetarportalens startsida. Det är med andra ord dessa ytor som ska ersättas med samarbetsytor i SharePoint.
Organisation
Uppdragsgivare: universitetsdirektören
Projektägare: Måns Östring
Styrgrupp: Måns Östring, Annika Ohlsson, Daniel Gillberg, Rolf Springfeldt
Projektgrupp:
Henrik Envall, projektledare
Johannes Hägg, lösningsarktekt
Johanna Götblad, SharePoint-utvecklare
Karolina Eldelind, verksamhetsutvecklare
Mattias Lindquist, systemadministratör
Projektstöd: Patrik Wallin
För mer information, kontakta projektledare Henrik Envall.
Tidplan
Projektplan tas fram.
Diarienummer
UFV 2021/2834