Studieregistrets innehåll
Innehållet i studieregistret (Ladok) regleras av förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor.
Studenter på grundnivå och avancerad nivå
För studenter på grundnivå och avancerad nivå innehåller registret uppgifter om namn och personnummer, grundläggande och särskild behörighet, antagningar till kurser och utbildningsprogram, kursregistreringar, resultat på kurser och prov, tillgodoräknad utbildning och examina. Därutöver finns även uppgifter om skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift och om betalda avgifter.
För utbytesstudenter finns uppgifter om antagning till utbytesprogram och det lärosäte som utbytet avser.
Doktorander
För doktorander innehåller registret uppgifter om namn och personnummer, behörighetsgivande utbildning, antagning till utbildning på forskarnivå, handledare, kurser, tillgodoräknad utbildning, aktivitet och försörjning, licentiatuppsats, doktorsavhandling och examina.
Dessutom finns uppgifter om beslut om individuell studieplan och om kurser som lästs på forskarnivå vid Uppsala universitet av doktorander antagna vid andra lärosäten.
Ladok och tidigare register
Ladok infördes 4 oktober 2018 vid Uppsala universitet och ersatte därmed det tidigare systemet Uppdok.
Fr.o.m. höstterminen 1993 omfattar Ladok (tidigare Uppdok) uppgifter om samtliga studerande i grundutbildning – numera utbildning på grundnivå och avancerad nivå – vid Uppsala universitet. För majoriteten av utbildningarna inom de humanistiska, samhällsvetenskapliga och juridiska fakulteterna har uppgifter dokumenterats i registret sedan 1977. För lärarutbildningarna finns uppgifter från och med början av åttiotalet. Uppgifter om studenter på utbildningar inom de teknisk-naturvetenskapliga, medicinska och farmaceutiska fakulteterna har införts successivt i registret under åren 1977–1993.
För doktorandregistret finns antagningsuppgifter i Ladok för dem som antagits fr.o.m. vårterminen 1993.
Tidigare register och matriklar finns tillgängliga genom universitetsarkivet. Frågor om examina som inte finns i Ladok besvaras av examenshandläggare vid enheten för studieadministration.
Vårdhögskolan i Uppsala slogs samman med universitetet den 1 januari 1998. Uppgifterna som då fördes över till Uppdok (sedermera Ladok) gäller antagna fr.o.m. vårterminen 1996. De som började tidigare finns bara med fr.o.m. vårterminen 1998. Äldre uppgifter från Vårdhögskolan är inte tillgängliga via Ladok, utan tillhandahålls av Region Uppsala - Arkivkatalog - administrativa handlingar.
Högskolan på Gotland slogs samman med universitet den 1 juli 2013. Uppgifterna i högskolans register finns numera i Ladok. Samtliga kurser från högskolan har en kod som börjar på HG.
Gallrade uppgifter
Tidigare hade man skyldighet att gallra uppgifter om studenter som varit inaktiva minst fem år. Den senaste gallringen gjordes 1987. De gallrade uppgifterna är överförda till mikrofiche som bevaras i ett e-arkiv. Om en person blivit gallrad framgår det i Ladok. Idag gallras endast uppgifter för sökande som inte har antagits till utbildning eller sökande som har antagits men inte påbörjat sina studier.