Registrering
En student som deltar i en kurs på grundnivå eller avancerad nivå ska registreras på kursen av institutionen. Registreringen ska göras i direkt anslutning till kursstarten.
En förutsättning för registrering är att studenten uppfyller de krav på grundläggande och särskild behörighet som ställs för kursen. Innan registrering görs ska institutionen göra en kontroll av detta för de studenter som antagits med villkor till kursen.
Det går inte att rapportera betyg på en kurs för en student förrän en registrering på kursen finns i Ladok.
Kursregistreringar (med undantag av omregistreringar) ligger tillsammans med antalet godkända högskolepoäng till grund för det anslag som universitetet tilldelas för utbildning på grundnivå och avancerad nivå.
Olika typer av registreringar
Det finns två olika registreringstyper i Ladok:
- Registrering – studenten registreras för första gången på en kurs.
- Omregistrering – studenten registreras på en kurs som han eller hon är registrerad på en tidigare termin, för att gå om hela kursen eller en del av den (följa undervisningen igen och/eller delta i prov).
Institutionen avgör om en student ska beredas plats för att delta på en kurs på nytt. Omregistrering bör ske först när alla antagna och reserver haft tillfälle att registrera sig. För att endast delta i examination är omregistrering inte nödvändig.
En skillnad mellan registrering och omregistrering är att endast den ursprungliga registreringen är grund för beräkningen av ersättning för helårsstudenter.
Anmälningskod
Registrering i Ladok sker på ett kurstillfälle med en särskild anmälningskod. En anmälningskod är en tillfällig kod och kan avse olika kurser olika terminer. Kurstillfällen för kurser skapas i utbildningsdatabasen Selma.
Till anmälningskoden är uppgifter om kurskod, studietakt, undervisningsform (campus, distans, IT-distans), studieort, kursomgång och finansieringsform (t.ex. uppdragsutbildning) knutna. Varje kurstillfälle har ett startdatum och ett slutdatum.
Uppgifterna används i anmälningsinformationen till de sökande, i årsredovisningen och i rapporteringen till CSN.
Avbrott på kurs
Avbrott på kurs får bara göras med studentens medgivande.
- Sätts avbrott inom 3 veckor från kursstart blir det ett s.k. tidigt avbrott som innebär att en ny antagning måste göras om studenten önskar gå kursen.
- Sätts avbrottsdatum efter 3 veckor från kursstart blir det ett sent avbrott som går att ta bort i Ladok ifall studenten senare vill och beviljas fortsätta kursen.
- Det går att sätta avbrott bakåt i tiden, men det går inte att sätta ett avbrottsdatum som är tidigare än senast avklarad kurs inom kurspaketeringen (programmet).
Studenter som har avbrott i kurs senare än 3 veckor efter kursstart tas med i statistiken. (Se vidare Studieavbrott på kurs (UFV 2008/1348).)
Borttagning av registrering
Felaktiga registreringar får tas bort, men detta görs av enheten för studieadministration.
En korrekt registrering får inte tas bort även om det kan finnas önskemål om det från studenten. Att en student som har anmält sin avsikt att delta i kursen inte fullföljer studierna är inte ett giltigt skäl till att ta bort en registrering. Däremot kan en uppgift om avbrott läggas in.
CSN
Uppgifter om registreringar förs över från Ladok till CSN:s register en gång per dygn. Uppgifterna används av CSN för beslut om studiemedel. Det är därför viktigt att registringarna läggs in så snart som möjligt efter kursstart.