Reseräkning
Har du rest i tjänsten? Här finns information om vad du behöver tänka på när du ska göra din reseräkning.
Resekostnadsersättning och traktamente
Vid inrikes och utrikes tjänsteresa och förrättning har du rätt till resekostnadsersättning och traktamente. Ersättningen får du via den reseräkning som du gör i Primula webb efter avslutad tjänsteresa.
Information om traktamente och kostförmån.
Vem har rätt till reseersättning?
Egenrapportering i Primula webb
Efter avslutad tjänsteresa egenrapporterar du din reseräkning i Primula webb.
Här kan du logga in i Primula webb.
Vidare instruktioner om hur du gör din reseräkning finns i systemet. Du hittar informationsrutor i formulären och hjälptexter i högerspalten om hur du ska fylla i.
Viktigt att välja rätt formulär i Primula:
- Vid traktamente, eventuella utlägg & bilersättning, välj Resa Inrikes eller Resa Utrikes i Primula.
- Vid endast utlägg & bilersättning (det vill säga inget traktamente), välj Endast utlägg/bilersättning i Primula. Det gäller både inrikes och utrikes utlägg. Har du flera utlägg registreras dessa i en och samma reseräkning.
- Vid tjänstereseanmälan, välj Anmälan tjänsteresa inrikes eller utrikes.
Har du fyllt i anmälan om tjänsteresa i Primula skapas det automatiskt ett reseärende. Ärendet hittar du under flik 05.Resor/Utlägg och det kompletteras efter avslutad resa.
Guide och Vanliga frågor och svar
Guide med detaljerad beskrivning hur du gör din reseräkning
FAQ reseräkningar och utlägg
Registrera din reseräkning snarast efter resans slut
Reseräkning för både inrikes och utrikes tjänsteresor, med tillhörande utlägg, ska alltid göras snarast efter avslutad resa. Enligt det lokala reseavtalet ska reseräkning lämnas inom två månader efter avslutad tjänsteresa.
Reseräkningen ska vara attesterad senast inom ett år
Rätten till ersättning upphör om inte reseräkning har lämnats in senast ett år efter resans slut enligt Villkorsavtal/Villkorsavtal-T, 10 kap. 11 § Reseräkningar m.m.
Det går inte att registrera resor/kvitton i Primula som är daterade äldre än ett år. Ärendet måste registreras, granskas och attesteras senast inom ett år. Det gäller även privata utlägg som inte är kopplade till någon resa.
Eget utlägg
Uppsala Universitet har upphandlingsavtal med olika leverantörer för varor och tjänster där köp ska göras och betalas via faktura. I första hand så ska du följa våra upphandlingsregler.
Skulle du ändå behöva göra ett eget utlägg som ska ersättas av universitetet kan du ansöka om ersättning efterhand via den reseräkning som du gör i Primula webb efter avslutad tjänsteresa.
Originalkvitto krävs för ersättning
I Primula webb laddar du upp dina digitala kvitton och inskannade papperskvitton. Om du som medarbetare erhåller ett papperskvitto i din roll som myndighetsperson måste du lämna in kvittot tillsammans med reseräkningen till Löneenheten för arkivering. Har du ett digitalt kvitto bifogar du det i ärendet i Primula webb och det arkiveras i lönesystemet (reseräkningen behöver ändå skickas in med post eftersom granskningen först kan påbörjas då).
När du är klar med din reseräkning
Skriv ut blanketten och skicka till Löneenheten med internpost. Har du papperskvitton ska de skickas med i original. Kom ihåg att också skicka ärendet digitalt i Primula webb. Det är först när det fysiska underlaget inkommit till Löneenheten som hanteringen påbörjas.
Vilka underlag ska skickas in till Löneenheten?
Reseräkning med papperskvitton
Skriv ut blanketten och skicka tillsammans med papperskvitton till Löneenheten med internpost. Har du många kvitton så häfta dem sida vid sida på ett blankt A4-papper.
Reseräkning med digitala kvitton
Skriv ut blanketten och skicka till Löneenheten med internpost. Du behöver inte skriva ut några digitala kvitton.
Reseräkning utan utlägg, endast traktamente och/eller bilersättning
Om du inte har gjort något utlägg utan endast söker ersättning för bilersättning eller traktamente behöver inga fysiska underlag skickas till Löneenheten, ditt ärende hanteras då elektroniskt när du skickar det i Primula webb.
Deadline och utbetalning
Har ärendet inkommit till Löneenheten före den 5:e aktuell månad, samt konterats och attesterats, betalas ersättningen ut med din nästa lön. Extra utbetalning av reseräkningar och utlägg görs också den 5:e och 15:e varje månad.
Mer information om hur du ser att du fått en extrautbetalning.
Var är ärendet i flödet?
Om du vill se var ett ärende som du har registrerat i Primula webb befinner sig i flödet kan du se det under 16. Mina ärenden. Vid ”Handläggare” står det vart ärendet ligger. Guide för ärendesökning i Primula webb
Reseräkning för dig med SINK-skatt
Observera att om du har fått ett beslut från Skatteverket att du ska beskattas med SINK-skatt, saknar du formulären under 05. Resor/utlägg/förmåner i Primula webb och kan därför inte egenrapportera reseräkning. Du fyller istället i din reseräkning på blankett ”Reseräkning för utomlands bosatta SINK 503 a-d”. Blanketten hittar du på sidan HR-avdelningens blanketter och mallar och skickar in till Löneenheten efter att den är konterad och attesterad.
Länkar
Handbok konterande administratör
Handbok attesterande chef
Har din anställning en delad kontering på flera institutioner/motsv?
Kostavdrag och kostförmån
Originalkvitto krävs för ersättning
Reseförskott
Ska din resa belasta annan institution/motsv?
Traktamente och lönetillägg
Vad granskar Lönespecialisten?
Vilka har rätt till reseersättning?
Kontakt
Reserelaterade frågor: resesupport@uu.se
Regelverksrelaterade frågor: HR-stöd
Processrelaterade frågor: Löneenheten