Klarspråk och skrivregler
Grunden är att de texter som Uppsala universitet och dess anställda skriver ska vara så lättlästa som möjligt. Du ska ha läsaren i fokus. Krångla inte till det. Underlätta för läsaren genom klarspråk. På så vis kan läsaren få ett jämnt läsflöde som inte stoppas upp i onödan.
Hur ska jag skriva?
Det finns en del att tänka på för oss som jobbar vid en myndighet. Hur ska jag skriva? Och hur ska jag inte skriva? Nedan finns länkar som ger dig svar på detta.
- Myndigheternas skrivregler (ladda ner pdf)
- Klarspråk i praktiken (ppt)
- Frågelådan - sök ord eller fras
- Regeringskansliets svarta lista - ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk.
- Klarspråkshjälpen - här kan du få Språkrådets hjälp att komma igång att skriva klarspråk, men även testa dina texter.
Tillgänglighet
För dig som skriver dokument och för webben finns särskilda skrivtips som gör informationen mer tillgänglig och lättare att förstå.
Enligt Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service måste offentliga aktörers webbplatser vara:
- möjliga att uppfatta
- hanterbara
- begripliga
- robusta
Universitetet har systemutvecklare och webbdesigners som arbetar med att anpassa universitetets system så det blir tillgängliga. Men det är du som är skribent, redaktör eller webbplatsansvarig som ansvarar för att innehållet på de sidor du administrerar är tillgängligt.
- Tillgänglighet på webben
- Guide: skapa tillgängliga dokument (Word, pdf)
-
Följande filmer beskriver hur man aktiverar och kontrollerar tillgänglighetskontrollen i Word och hur man kontrollerar PDF-dokuments tillgänglighet i Acrobat Pro:
Så här skriver vi inom Uppsala universitet
- centrum
- engelska/svenska
- förkortningar
- genusmedvetet
- klockslag
- kommatecken
- krångligt språk
- liten/stor begynnelsebokstav
- mejl / mail / e-post
- passiv form
- prepositioner
- punktlistor
- sa, ska och sedan
- sammansättningar med och utan s
- siffror eller bokstäver
- särskrivning
- tempus.
- titlar och namn
Centrum
Centrum och center används med ungefär samma betydelse. Centrum är den bredare och mer användbara ordformen, men även center är vanligt för serviceinrättningar och institut.
Centrum böjs: ett centrum, centrumet, flera centrum, centrumen.
Center böjs: ett center, det där centret, flera center eller centrer, de där centerna eller centren.
Skriv ett konsistorium men i bestämd form konsistoriet.
Engelska/svenska ord
I första hand använder du ett svenskt ord istället för ett engelskt ord.
Exempel: skriv e-post eller mejl istället för mail och popup-fönster istället för pop-up window.
Förkortningar
- Generellt bör man undvika förkortningar i löpande text, men ibland är det svårt, kanske oundvikligt, av till exempel utrymmesskäl.
- Förkortningar skrivs ut när så är möjligt. När förkortningar används av utrymmesskäl kan man sätta punkter för att signalera att det är fråga om en förkortning och inte ett helt ord. Förkortningar kan skrivas med eller utan punkter och i många fall är båda sätten korrekta. En fördel med att använda punkter är att en punkt hindrar radbyte och därmed att en förkortning delas av. Använder du inte punkter ska du använda mellanrum. Exempel: Om du förkortar "till exempel" ska förkortningen skrivas t.ex. eller t ex.
I vissa fall skrivs punkten ut efter förkortningen. Detta är regeln när ett enda ord förkortas, men det gäller även i andra fall såsom dvs. (det vill säga) och osv. (och så vidare). - Om man "måste" använda en förkortning bör man förklara den första gången den används i texten. Exempel: "Rapporten finansieras av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Sedan årsskiftet har MSB granskat...o.s.v."
- Förkortningar med fler än två bokstäver och som går att läsa ut skrivs inte med versaler. Vi skriver till exempel: Vinnova, Codex och Ikea.
- Förkortningar med tre bokstäver och som inte går att läsa ut, skrivs däremot med versaler, till exempel ABB och KTH.
- Vanliga förkortningar behöver inte skrivas ut. Exempel:
- etc.
- bl.a.
- fr.o.m.
- t.ex.
- t.o.m.
- Undvik förkortningar i rubriken!
Genusmedvetet språk
Använd ett genusmedvetet språk. Hellre lärare, skådespelare och riksdagsledamot än lärarinna, skådespelerska och riksdagskvinna.
"Hen" är ett nytt ord, så man får ta ställning från fall till fall om det bör användas. Hen används även som objektsform; genitivformen är hens.
"Man-ord" bör undvikas. Forskare, idrottare och polis är bättre än vetenskapsman, idrottsman och polisman.
Klockslag
Skriv klockan istället för kl. i löpande text. Skriv klockan 10 istället för klockan 10.00 utom i specialfall eller i annonstext. Inom universitetetsvärlden behöver man ibland sätta ut exakt tidpunkt (10.00) för att markera att det inte är akademisk kvart som gäller.
Kommatecken
Var sparsam med kommatecken och andra skiljetecken. Grundregeln är att inte använda kommatecken före och.
Krångligt språk
Undvik långa, krångliga ord om möjligt. Kolla synonymordlistan när du vill ”översätta” ett krångligt ord. Eller skriv om hela meningen och förklara begreppet.
Undvik långa meningar med flera bisatser och dela hellre upp i fler och kortare meningar. Faktaspäckade partier i texten kan lyftas ut och läggas i en faktaruta istället.
Liten/stor begynnelsebokstav
Använd liten begynnelsebokstav i löpande text för att inte stoppa upp läsningen. Följande ord skrivs alltid med liten begynnelsebokstav i löpande text: institution, avdelning, fakultet, vetenskapsområde, universitet, universitetshuset, universitetsbiblioteket, domkyrkan, slottet, teknat, medfarm, humsam etc. Liten bokstav gäller även för exempelvis institutioner och avdelningar i bestämd form, såsom institutionen för genetik, kommunikationsavdelningen.
Däremot skriv Centrum för… med stor bokstav, för att det ska bli tydligt att det är ett namn på en enhet. Även Campus skrivs med stor bokstav, exempel: Campus Gotland, Campus Engelska parken.
Namn på organisationer skrivs enligt organisationens egen praxis om den är känd. Annars skrivs första ordet med stor bokstav och resten med små, till exempel Uppsala universitet. Karolinska Institutet och Kungliga Tekniska Högskolan skriver vi däremot enligt deras egen praxis.
Undantag: Organisationer som skriver hela sitt namn med stora bokstäver, skriver vi ändå med små. Exempel: skriv Vinnova istället för VINNOVA.
Mejl/mail/e-post
Enligt Språkrådets rekommendationer bör man skriva mejl eller e-post eftersom det bäst överensstämmer med det svenska uttalet och passar bättre in i svenskans stavningsregler.
Mejla, skicka e-post eller e-posta till en mejladress eller e-postadress.
Passiv form
Undvik passiv form. Skriv "Universitetet föreslår att en ny enhet inrättas..." istället för "En ny enhet föreslås inrättas"
Pronomet man går bra att använda i offentliga texter.
Prepositioner
Förenkla! Skriv "om " istället för beträffande/gällande/angående och för, istället för rörande, som till exempel "Ett tillståndsbevis för rätten att ha..."
Punktlistor
En uppräkning i en punktlista har liten begynnelsebokstav om meningen inte är fullständig samt punkt efter det sista ledet. Exempel:
Tänk på att ta med:
- anmälningsavgift
- registreringsbevis
- passet.
Om varje mening istället är fullständig inleds punkterna med stor bokstav och varje led avslutas med punkt. Exempel:
Tänk på att:
- Din anmälningsavgift ska betalas i god tid.
- Ditt registreringsbevis måste var godkänt.
- Ditt pass får inte vara för gammalt.
Sa, ska och sedan
Vi skriver konsekvent sa istället för sade, eftersom det är en mer modern form.
Vi skriver också ska istället för skall. Lagar och förordningar skrivs sedan 2007 med ska.
Vi skriver sedan istället för sen, eftersom "sen" kan ha flera betydelser.
Sammansättningar med och utan s
Sammansättningar av ord fogas ihop med eller utan –s. S:et kallas fogebokstav.
Exempel utan –s: arvskifte, årtionde, morgontidning.
Är man osäker om det ska vara ett –s eller inte, kontrollera i Svenska Akademins Ordlista.
Om det finns alternativa former bör man använda den som har fogebokstav. Exempel: tidsplan, rättssäkerhet.
Siffror eller bokstäver
Tal upp till tolv skrivs med bokstäver, högre tal skrivs med siffror - men var konsekvent i samma mening och blanda inte siffror och bokstäver. Skriv "2 studenter av 23 misslyckades på tentan".
Skriv mellan 100 och 200 personer, hellre än 100-200 (som är lässtoppande).
Särskrivningar
Vi skriver idag och imorgon. Dessa ord kan lika gärna särskrivas, men var konsekvent och skriv ihop orden. Det har dessutom fördelen att orden alltid hamnar på samma rad på webbsidan eller i tidningen.
Tempus
Använd samma tempus. Var konsekvent och använd om möjligt samma tempus i hela artikeln/texten.
Titlar och namn
Skriv alltid i löpande text ut titlar: professor i sociologi istället för sociologiprofessorn, professor i nationalekonomi hellre än ekonomiprofessorn. Kolla titlar och även namn en extra gång i adressboken på webben, för det är viktigt att titel är korrekt och namn är rättstavade.
Skriv dekan istället för det mer ålderdomliga dekanus och universitetslektor istället för universitetslärare. Vicerektor och prorektor skrivs som ett ord.
Skriv både förnamn och efternamn på den du intervjuar, för att visa respekt. Om du bara skriver förnamnet kan det tolkas som att du lägger mindre vikt vid personen.