Gemensam tjänst för AV och VK

Universitetsgemensam tjänst för AV och VK

Avdelningen för universitetsgemensam IT, UIT, har fått uppdraget att samordna frågor om teknik och system för utrustning i föreläsningssalar och mötesrum. Tjänsten startade våren 2020 efter ett beslut av universitetsdirektören. Det beslutades också att tjänsten skulle tas i förvaltning under 2020. Målet är att arbeta fram processer och rutiner för att få till användarvärda, stabila, supporterade och lättanvända system för online-föreläsningar och e-möten inom hela Uppsala universitet (UU). Idag skiljer sig system, instruktioner och installationer mellan campus och även mellan institutioner inom ett och samma campus. Det ställer högre krav på dem som använder systemen och på dem som ska ge användarstöd och som måste kunna alla system som används. Med mer standardiserade system och gränssnitt blir den största vinsten att systemen blir lättare och tryggare att använda.

Vi fortsätter med att förklara några begrepp:

AV
Audiovisuella hjälpmedel, förkortas AV. Där ingår skärmar, projektorer, styrsystem, ljudsystem mm.
AV finns i såväl små mötesrum som aulor.

VK
Videokonferens förkortas VK (eng VC). Ett kvalificerat system som mest är lämpat för undervisning. De system Uppsala universitet använder sig av är samma som SLU använder. Uppsala universitet har ett samarbete med SLU om drift, förvaltning och andra linjens support. Rum som är utrustade med videokonferens-system har ofta förkortningen VC tillagd till rummets namn i Outlook. 

eM
e-mötesutrustning, enklare och billigare än VK-utrustning lämpliga för t ex Zoom-möten. Den enklare utrustningen kan vara en så kallad "termos", en kompakt utrustning som innehåller kamera, mikrofon och högtalare. Denna utrustning är lämplig för små rum och grupper, upp till större system med högtalare och mikrofonlimpa samt med en eller flera integrerade eller fristående kameror. Systemen kan också kompletteras med fristående mikrofoner i lite större lokaler eller för att få bra ljudupptagning i mer komplicerade rum. Rum utrustade med e-mötesutrustning har ofta förkortningen eM tillagd till rummets namn i Outlook.

Supportavtal
Avtal om support tecknas oftast med leverantör eller tillverkare i samband med upphandling. Det är bra att ha den frågan med i underlaget vid upphandling. Det är ofta svårare eller dyrare att få till ett supportavtal i efterhand. Det finns inget centralt avtal eftersom vi på grund av upphandlingsförfarandet har en mängd leverantörer. Varje leverantör har sitt eget koncept.

Leverantörsavtal
Hösten 2020 tecknades ett leveransavtal på AV-produkter och installationer för hela Uppsala universitet. Vår motpart är ATEA och avtalet löper till den 31 december 2022 med en sex månaders option. Avtalet sparar pengar och tid och tar dessutom bort stressen som uppstår vid upphandlingar. Det blir också betydligt enklare att planera installationer. Vidare hjälper avtalet oss att göra utrustning och installationer mer lika över hela universitetet, något som gynnar våra lärare och vår tekniska supportpersonal. Tillsammans med ATEA har vi tagit fram fyra stycken typrum. Två seminarierum/mötesrum och två typer av lärosalar upp till femtio personer. Större lärosalar och andra mer speciella salar kan också avropas på avtalet. Vi får då en offert på varje enskilt projekt.
AV-gruppen kan utifrån avtalet snabbt ta fram cirkapriser på dessa rum inklusive de optioner man kan tänkas välja. Detta blir till god hjälp vid planering och för att göra goda budgetkalkyler. Gruppens medlemmar hjälper gärna till med att planera och bestycka rum för dem som så önskar. Vid behov sker det tillsammans med ATEA. Beställningar görs via AV-gruppen på den gemensamma funktionsadressen - se nedan! Detta ger oss möjlighet att följa upp, skapa enhetlighet och, där det passar, samordna projekt.

För mer information om avtalet:
https://www.kommersupphandling.se/Elite/agreement/agreementview/agreementdefault.aspx?AgreementId=58795

Detta ingår i UUs tjänst för AV och VK:

• Förvaltning av tjänster med målen hög användarnytta och enkelhet
  – omvärldsbevakning
  – teknikutvärderingar
  – incidenthantering och uppföljning andra linjen
  – bidra till samordning av närstödspersonal
  – utbildning av närstödspersonal
  – workshops för användare och närstödspersonal
  – samarbete med pedagogisk utvecklare, e-läranderådet, PRåM, RUL, studentkårer
   
• Samordning av teknisk plattform
  – upprätthålla en hög beställarkompetens och ger beställarstöd
  – föreslå utrustning för AV/VK
  – ta fram UU-gemensamt användargränssnitt på styrpaneler
  – ta fram standardiserade typrum för enhetlig miljö, enklare beslut, enklare upphandling och anskaffning
  – förvaltning av samarbetsavtalet för VK med SLU
  – arbeta tillsammans med projektägare vid byggnadsavdelning, intendenturer och institutioner för att säkerställa att investeringar i AV/VK följer UUs strategier

Närstöd
Närstödet hanteras idag på de flesta campus av intendenturen. Personalen som jobbar med närstödet kan tillhöra UIT eller intendenturen. Hur stödet hanteras för de verksamheter som inte ingår i Intendentursamarbeten varierar. En översyn av närstödet, det så kallade first line support har genomförts under 2020 av enheten för verksamhetsstöd vid UIT och förslag på vidareutveckling arbetas det nu med..
 

Du är välkommen med dina frågor till av-gruppen-ufv@uu.se

Publicerad: 21 juni 2021