Varsel vid upphörande av tidsbegränsad anställning
HR-generalist/motsvarande ska skapa ärenden för de tidsbegränsade anställningar som är på väg att löpa ut på deras respektive institution/motsvarande. Ärendet skickas i respektive formulär för berörd arbetstagarorganisation (ATO), dvs. Saco, Seko eller OFR, som sedan ska hantera ärendet och skicka tillbaka ärendet till HR-generalist/motsvarande för avslut/vidare hantering.
Detaljerad beskrivning
- Logga in i Primula webb på följande länk: https://primulaweb.uadm.uu.se/ (använd ditt användar-ID och lösenord A).
- När du kommer in i Primula välj menyval ”Handlägga”.
- Klicka på ”Varsel” som kommer upp som val i menyn:
Om du ska skapa ett nytt ärende läs från punkt 4. Om du vill hantera pågående ärenden läs från punkt 11.
- Om det inte finns något pågående varsel ärende får du direkt skapa ett nytt ärende och välja vilken ATO du vill använda formulär för (dvs. vilken ATO du ska skicka ärendet till, varje ATO har ett eget formulär och flöde).
Behöver du skapa ett nytt ärende men det redan finns pågående ärenden så använder du dig av ”plustecknet” längst upp till väster för att komma till menyn där du väljer formulär.
- När du skapar ett nytt ärende så kommer en del information vara förifylld från Primula, därför är det viktigt att vara noggrann vid val av anställning när du hittat den person som ärendet ska gälla.
- Viktigt är sedan att du fyller i resterande relevant information i formuläret:
Disputationsdatum om det är en doktorand (Om du inte har datumet lämna tomt och om datumet är efter anställningens slutdatum måste du ange datumet i meddelanderutan ”Anteckning VHR”)
Anställningen upphör: Information om varför anställningen ska upphöra.
Avtal om omställning: Omfattas den anställde av omställningsstöd eller inte.
Anteckning VHR: Skriv gärna en rad om det finns övrig info som ATO kan behöva. - Arbetstagarorganisationens del: Denna ruta hoppar du över helt, den ska ATO öppna och fylla på i nästa steg.
- Markera ”Beviljas” (det gör att ditt användar-ID blir spårbart i historiken senare)
- Fyll i DiarieNr
- När du är klar väljer du ”Skicka” (välj ingen annan mottagare då flödet redan är uppsatt)
Observera att du INTE skall välja "Verkställ" i detta skede då du direkt arkiverar pågående ärende!
När du har ärenden att hantera i din inkorg
-
Det kan finnas antingen påbörjade men inte skickade ärenden eller ärenden som ATO har returnerat till HR-generalist/motsvarande för avslut eller vidare hantering i din inkorg. Det framgår av innehållet i formuläret i vilket skede ärendet befinner sig. Har formuläret t.ex. BLÅ TEXT i ”Arbetstagarorganisationens del” så har ATO mottagit och fyllt i formuläret och återsänt det till er. (Är inte boxen öppen tryck på Pluset så kan du läsa vad de har meddelat i ärendet).
- ATO har följande val i sin box:
- ATO ska markera något av de tre ställningstaganden som finns och återsända ärendet till dig oavsett vad de väljer för ställningstagande.
- Hantering av ärendet om ATO valt något av:
”Tagit del av” eller ”Ej medlem”: Då har de inte har något yrkande i ärendet utan du kan markera ”Beviljas” och sedan ”Verkställa” ärendet, dvs. ärendet avslutas och finns sedan sökbart i Primulas historik.
- Om ATO istället valt ”Yrkande” i rullisten och eventuellt också skrivit en anteckning i rutan ”ATO anteckning” måste du hantera ärendet antigen genom att svara ATO igen med en anteckning/telefonsamtal etc. men ett ärende som yrkats ska alltid skickas åter till ATO med anteckning/fråga till ATO för vidare hantering. När du hanterat ärendet efter anvisning så markerar du ”Beviljas” (för att din signatur ska finnas med i historiken) och ”Skicka” så kommer ärendet i retur till ATO igen för hantering ännu en gång.
Obs: undvik knappen ”Verkställ”, den skickar ärendet tillbaka till den personen som hanterat ärenden innan dig, inte till rollen VHR där det oftast finns flera personer som kan ta hand om ditt ärende.
- I Primulas rapportgenerator finns en rapport som heter "UU-varsel, alla formulären". Där kan du få en överblick över alla dina skickade ärenden och hos vilken roll ärenden ligger.