Ombudsregistrera ersättning och reseräkning åt icke anställd
Vad har hänt?
- Medarbetaren har arbetat som timavlönad eller utfört ett uppdrag och ska få timersättning, engångsersättning och/eller reseersättning. Ersättningen ska ombudsregistreras i Primula webb.
- Timersättning med tidsbegränsningsgrunden LAS 5 p2 Vikariat ska alltid ombudsregistreras i Primula.
- Är aktuell person bosatt utomlands och ska ha ersättning för uppdrag eller utlägg från Uppsala universitet? Läs i så fall här om hur du går tillväga
Checklista vid ombudsregistrering av timersättning, engångsersättning och reseräkning icke anställd
- För att kontrollera att personer finns upplagda med korrekt behörighet i Primula inom enheten som ska ta emot aktuella ärenden: ta ut rapporten ”UU – Behörighet samtliga roller” i Primula webb/Tjänster/Rapportgenerator
- LAS-beräkna aktuell person (gäller endast vid timersättning), eller be en HR-generalist/motsv om hjälp med detta. Länk till handbok
- Meddela personen att registrera sitt bankkonto hos Danske Bank. Länk till information gällande registrering av bankuppgifter
- Kolla om aktuell person finns registrerad i Primula redan, enligt steg 1-4 i den detaljerade beskrivningen nedan.
- VIK - Har personen vikarierat för någon behöver nya personuppgifter registreras enligt info i punkt 6 vid varje arbetad period. Bocka i rutan ”Vikarie” i formuläret och fyll även i datum för det sista arbetade tillfället personen vikarierat. Det är viktigt att anställning nr 9 väljs när timersättningen sedan ska ombudsregistreras i Primula webb.
- Har personen inte fått ersättning från Uu tidigare? Registrera i så fall personuppgifter i formuläret som du hittar här (länk) Efter 1-2 arbetsdagar är personen registrerad i lönesystemet och då hittar du även personen i Primula webb och kan påbörja ombudsregistreringen.
- Är aktuell person bosatt utomlands och ska ha ersättning för uppdrag eller utlägg från Uppsala universitet? Läs i så fall här om hur du går tillväga
Vad är min uppgift som administratör?
- Ansök om behörighet att ombudsregistrera timavlönade och/eller reseräkningar icke anställda. Behörighetsanmälan Primula
- Registrera uppgifterna i aktuellt ersättnings- eller reseräkningsformulär i Primula webb
- Granska att ersättningen är inom budget och enligt överenskommelse
- Därefter skickar du ärendet vidare till nästa steg i flödet. För tim- och engångsersättningar skickas det till kontering och sedan till attestant på aktuell institution/motsv som kostnaden ska belasta. Reseräkningar skickas till löneenheten för granskning, sedan kontering innan attest.
Detaljerad beskrivning
Detaljerad beskrivning av hantering i Primula webb
1. Välj handlägga
Klicka på ”Handlägga” som du finner i vänsterspalten.
2. Välj rubrik
Klicka på rubrik ”Timersättning” för att registrera tim- och engångsersättning eller ”05. Resor/utlägg/förmåner” för att registrera reseräkning för icke anställd.
Ombudsregistrera timersättning eller engångsersättning
Beskrivning gällande ombudsregistrering av reseräkning finns längre ner
1. Välj aktuellt formulär
Välj vilket ersättningsformulär som är aktuellt i rullisten. Har du redan påbörjade ärenden och vill skapa ett nytt ärende väljer du ikonen som ser ut som ett grönt plus och därefter väljer du aktuellt formulär.
2. Ange vem du ska ombudsregistrera för
Sök aktuell person du ska ombudsregistrera för i sökfältet. Fyll i personnummer ”ÅÅMMDDXXXX” eller sök på namn genom att ange ”efternamn, förnamn” och välj därefter "Sök".
Markera aktuell person om du får flera alternativ och välj "Bekräfta".
Får du inte träff på aktuell person? Registrera personuppgifter i formuläret som du hittar här (länk). Efter 1-2 arbetsdagar är personen registrerad i lönesystemet och då hittar du även personen i Primula webb och kan påbörja ombudsregistreringen.
3. Välj anställning
Välj anställningsnummer i rullistan. Det är viktigt att välja rätt anställningsnummer vid rapporteringen i Primula för att arbetstiden ska beräknas korrekt enligt de olika tidsbegränsningsgrunderna i LAS, anställningsnummer 4 – ”99 Ersättningar (Timavlönad)” för SÄVA och 9- ”99 Ersättningar (VIK timavlönad)” för vikariat. Om anställning 9 inte syns i rullisten behöver du registrera VIK-perioden enligt info i checklistan ovan (punkt 5).
4. Registrera uppgifter
Registrera uppgifter enligt tidigare överenskommelse enligt aktuell manual. Om du ska ombudsregistrera engångsersättning finns en kort beskrivning i formuläret "Engångsersättning" i Primula webb.
5. Skicka ärendet
Ange till vilken institution/motsv som kostnaden ska belasta i rullisten "Skickas till handläggare på". Det är mycket viktigt att du väljer rätt enhet för att personen ska få sin ersättning i tid. Välj ”skicka” så kommer ärendet till nästa steg i flödet. Är det timersättningsärende och du även har rollen som konterare, logga ut och in igen för att se ärendet och skicka det vidare till attest.
Kom ihåg att reseräkningar även ska skickas fysiskt tillsammans med originalkvitton till löneenheten.
6. Registrera konteringsuppgifter
Konterare fortsätter med ärendet enligt handbok för kontering för timersättning.
Flöde för timersättning
Ombudsregistrera reseräkning
1. Välj Skapa nytt ärende
Välj knappen ”Skapa nytt ärende” i övre högra hörnet på sidan
2. Ange vem du ska ombudsregistrera för
Sök aktuell person du ska ombudsregistrera för i sökfältet. Fyll i personnummer ”ÅÅÅÅMMDDXXXX” eller sök på namn genom att ange ”efternamn” och välj därefter "Sök". Markera aktuell person.
Får du inte träff på aktuell person? Registrera personuppgifter i formuläret som du hittar här (länk). Efter 1-2 arbetsdagar är personen registrerad i lönesystemet och då hittar du även personen i Primula webb och kan påbörja ombudsregistreringen.
3. Välj formulär
Välj vilket reseformulär som är aktuellt i rullisten och välj därefter ”Skapa nytt ärende”.
4. Registrera uppgifter
Registrera uppgifter enligt tidigare överenskommelse enligt aktuell manual. Granska att den registrerade ersättningen är inom budget och enligt överenskommelse och skicka därefter ärendet vidare enligt beskrivningen i manualen.
Kom ihåg att reseräkningar även ska skickas fysiskt tillsammans med originalkvitton till löneenheten.
5. Registrera/granska konteringsuppgifter
Reseräkningar granskas först av löneenheten (när fysiska underlag inkommit) innan det går vidare till kontering. Här hittar du handbok för kontering reseräkningar.
Kontakt