Frågor och svar om representation:
Observera att hela den ingående momsen ska kostnadsföras vid all form av representation.
Fråga:
På vår institution har vi ofta besök av olika slag och då är det vanligt att någon eller några från institutionen går ut och äter en gemensam lunch eller middag tillsammans med gästerna. Hur ska en sådan restaurangfaktura konteras?
Svar:
Syftet med måltiden är att visa gästfrihet och att upprätthålla goda relationer med omvärlden. Debitera konto 55220 Extern representation, eftersom detta är ett exempel på just extern representation. Andelen deltagare från institutionen bör inte på ett markant sätt överstiga antalet externa gäster. Ange på fakturan syftet med representationen, namn på varje deltagare samt i vilken funktion gästerna deltar i sammankomsten. Observera att ofta återkommande gästfrihet mot samma personer är olämpligt.
Maximalt belopp vid extern representation är 1000 kr/person inkl ingående moms.
Fråga:
När vi ordnar konferenser med externa deltagare på institutionen ingår ju kaffe och andra förfriskningar och ibland även en gemensam middag på kvällen. Räknas detta som representation? Om det inte räknas som representation, hur ska fakturan då konteras? Hur mycket moms får räknas av?
Svar:
Syftet med förfriskningarna och måltiden är att utgöra en del av konferensen, inte att arrangören vill visa deltagarna gästfrihet. Därför är inte representation tillämpligt i dessa fall. Att anordna externa kurser och konferenser är en naturlig del av universitetets utåtriktade verksamhet och kostnader i samband med arrangemang av detta slag ska bokföras som en verksamhetskostnad. Kontera fakturorna på konto 55720 Hotell/restaurangtjänster och konferenser med externa deltagare. All ingående moms får räknas av. Observera att konferenskostnaderna utöver förtäring i första hand ska bokföras efter kostnadstyp: om t ex kostnad för konferenslokal finns specificerad ska den bokföras på konto 50160 Lokalhyra tillfällig förhyrning.
Fråga:
Vi har fått i uppdrag av Sida att ta emot en utländsk delegation av forskare som ska studera vår institutions verksamhet under fyra dagar. Gästerna ska bjudas på kost och logi under besöket. I avtalet anges att vi ska fakturera Sida våra kostnader efter fullföljt uppdrag.
Hur ska restaurangfakturorna konteras? Räknas måltiderna som representation? Ett antal personer från institutionen kommer att fungera som värd/värdinna under luncher och middagar – måste de betala sina måltider själva eller kan vi fakturera Sida även dessa kostnader?
Svar:
Kontera räkningarna på konto 55720 Hotell/restaurangtjänster och konferenser med externa deltagare. All ingående moms får räknas av.
Huruvida måltiderna för värd/värdinna ryms inom uppdragets ram bör framgå av avtalet med uppdragsgivaren. När en anställd får måltider betalda av arbetsgivaren kan en skattepliktig förmån uppstå, vilket det får anses göra i detta fall. En anmälan om kostförmån ska därför göras i personalsystemet.
Fråga:
Varför måste man ange vilka personer som deltar vid ett representationstillfälle? Hur noggrann måste man vara?
Svar:
För att en måltidsbjudning ska kunna klassificeras som extern representation krävs att arrangemanget har nära verksamhetsanknytning. För att underlätta bedömningen av verksamhetsanknytning ska syftet med bjudningen anges, liksom samtliga deltagares namn och funktion inom den organisation de företräder.
Fråga:
Vi ska arrangera en utvecklingsdag för personalgruppen vid institutionen och har hyrt in oss på en kursgård. Vi kommer att dricka kaffe och äta lunch, samt avsluta dagen med en gemensam middag. Räknas detta som intern representation? Två externa föreläsare kommer att delta under dagen.
Svar:
Under förutsättning att större delen av dagen (minst 75% av arbetstiden) ägnas åt arbete och att ett program för dagen finns fastställt, räknas ett arrangemang av detta slag som intern konferens, konto 55710 Hotell/restaurangtjänster och konferenser för egna anställda. Vissa inslag av fritidsaktiviteter är tillåtna. Kostnaderna ska i första hand bokföras efter kostnadstyp: måltider konteras på konferenskontot, men om t ex kostnad för konferenslokal finns specificerad ska den bokföras på konto 50160 Lokalhyra tillfällig förhyrning. De externa föreläsarna räknas som utbildning av den egna personalen och redovisas på konto 48220 Utbildning för personal, intern kurs och konferens. Hela beloppet ingående moms bokförs som ingående moms.
Fråga:
Hur mycket förtäring kan universitetet bjuda personalen på utan att det uppstår något förmånsvärde för oss anställda?
Svar:
Personalvårdssatsningar i form av kaffe/te, källvatten och frukt är skattefria förmåner för de anställda. Förtäring i samband med extern representation förmånsbeskattas inte, ej heller måltider under interna kurser och konferenser (under förutsättning att konferensen varar minst en dag och högst en vecka). Det är också tillåtet att delta i en personalfest vid två tillfällen per år utan att förmånsvärde uppstår. Likaså förmånsbeskattas inte förtäring i samband med informationsmöten för hela personalen eller avdelningen vid enstaka tillfällen och med viktig information, t ex organisationsförändringar eller personalfrågor.
Om arbetsgivaren bjuder på förtäring utöver de ovan angivna tillfällena ska måltiderna rapporteras som kostförmån. Det gäller t ex måltider i samband med interna möten, arbetsluncher, projektstart/-avslut etc. Även måltider under externa konferenser, som arbetsgivaren betalat avgift till, ska tas upp till förmånsbeskattning.
Observera att den som blir bjuden är skyldig att själv anmäla det. Alternativt kan man komma överens om att den som ordnar ett möte med förtäring rapporterar in förmånen för alla deltagare. Information som behövs för varje deltagare är namn, personnummer och kontering.