Redovisning av IT-relaterade kostnader
Inköp av datorer och kringutrustning
Inköp av t ex datorer, skärmar, tangentbord, skrivare, scanners etc som antingen var för sig eller tillsammans utgör en fungerande enhet:
| Anläggningstillgång | Korttidsinvestering | Kostnadsbokföring |
| Minst 3 år och | Över 1 år och mer | Högst 1 år och/eller |
| 1. Konto 56110- | 1. Kostnadsbokförs direkt i leverantörsreskontran, konto 56410 Datorer och kringutrustning. |
| 2. Anläggningstyp: DA03 eller DA05 i anläggningsregistret. | 2. Dagen efter attest återfinns posten i registret för korttidsinvesteringar, bild AR20. Komplettera eventuellt registret.. | 2. Komplettera eventuellt AR20 flik två med uppgifter för stöldbegärlig utrustning. |
| 3. Avskrivning sker månadsvis under 3 år eller 5 år. |
|
Reparation och serviceavtal för datorer och kringutrustning
Utgifter för reparation och underhåll av datorer och kringutrustning redovisas på konto 52310 Reparation och underhåll av datorer o kringutrustning. Om det finns avtal för service och underhåll av datorerna, ska avtalskostnaden redovisas på konto 57250 Service- och underhållsavtal på datorer och kringutrustning.
Övriga datortillbehör
Inköp av datortillbehör som inte är datorer, kringutrustning, programvaror eller licenser. Här bokförs varor som inte är en integrerad del av datorn men ändå tillhör sammanhanget. Det är oftast enklare tillbehör till en låg kostnad, t ex datorväskor.
Se bokningsmatris för övriga datortillbehör på nedan:
| Anläggningstillgång | Korttidsinvestering | Kostnadsbokföring |
| Minst 3 år och | Över 1 år och mer | Högst 1 år och/eller |
| 1. Konto 56110- | 1. Kostnadsbokförs direkt i leverantörsreskontran, konto 56410 Datorer och kringutrustning. |
| 2. Anläggningstyp: DA03 eller DA05 i anläggningsregistret. | 2. Dagen efter attest återfinns posten i registret för korttidsinvesteringar, bild AR20. Komplettera eventuellt registret.. | 2. Komplettera eventuellt AR20 flik två med uppgifter för stöldbegärlig utrustning. |
| 3. Avskrivning sker månadsvis under 3 år eller 5 år. |
|
Inköp av programvara och datalicenser
Kostnad för införskaffande av dataprogram och - licenser.
| Anläggningstillgång | Korttidsinvestering | Kostnadsbokföring |
| Minst 3 år och | Över 1 år och mer | Högst 1 år och/eller |
Återfinns i anläggningsregistret efter att fakturan attesterats och dagen efter attest för bokföringsrorder | 1. Kostnadsbokförs direkt i leverantörsreskontran, konto 56120 Korttidsinvesteringar, programvaror och licenser. | 1. Kostnadsbokförs direkt i leverantörsreskontran, konto 57230 Datalicenser och programvaror. |
| 2. Anläggningstyp: IL03 eller IL05 i anläggningsregistret (passivmärkta, kontakta ekonomiavdelningen för att få anläggningstypen aktiverad). | Dagen efter attest återfinns posten i registret för korttidsinvesteringar, bild AR20. Komplettera eventuellt registret.. |
|
| 3. Avskrivning sker månadsvis under 3 eller 5 år. |
|
|
Obs! Stora omkostnadsbelopp skall periodiseras över programvarans nyttjandetid enligt normala periodiseringsrutiner.
IT-konsulttjänster
Kostnader för IT-konsulter redovisas på konto 57210 IT-konsulttjänster.
I vissa specialfall kan IT-konsultkostnader istället redovisas som investering i egenutvecklad programvara. Detta gäller då IT-konsulten arbetar i ett projekt där egna programvaror eller IT-lösningar utvecklas inom Uppsala universitet. Projektet ska vara godkänt för att bokföras som investering och arbetet som konsulten utför ska vara av en sådan karaktär att den kvalificerar som investering, t.ex. får det inte vara relaterat till förstudier. Kontakta avdelningen för ekonomi och upphandling för mer information.