Inköp av utrustning
Innehåll:
Hur bokför jag inköp av utrustning
Anläggningstyper
Materiell anläggningstillgång
Immateriell anläggningstillgång
Korttidsinvestering
Avskrivningskonton
Val av finansiärkod
Ändring av kontering på anläggning
Anläggningstillgångar, korttidsinvesteringar eller övrig utrustning
Det finns tre sätt att redovisa inköp av utrustning, möbler och datorer. Bokföring av anläggningstillgång eller korttidsinvestering kan endast ske om kraven här nedan uppfylls. Övriga inköp av utrustning konteras i kontogruppen 56.
Hur bokför jag inköp av utrustning? |
Anläggningstillgång | Kortidsinvestering | Kostnadsbokföring |
Minst 3 år och | Över 1 år och | Högst 1 år och/eller |
1. Konto 10000 (anlägg- Återfinns i anläggningsregistret efter att fakturan attesterats och dagen efter attest för bokföringsrorder | 1. Konto 56110, 56130 eller 56140- | 1. Kostnadsbokförs direkt i leverantörsreskontran, kontogruppen 56. |
2. Anläggningstyp: BI05, BI10,TP05, TP10, DA03, DA05, MV03, MV05, MV10, MÖ05 eller MÖ10 i anläggningsregistret. | 2. Dagen efter attest återfinns posten i registret för korttidsinvesteringar, bild AR20. Komplettera eventuellt registret. |
|
3. Avskrivning sker månadsvis utifrån anläggningstyp under 3, 5 eller 10 år. |
|
Till en anläggningstyp kopplas vilka konton i huvudboken som används vid olika händelser. T.ex. bokförs årets inköp av datorer på konto 12210 när ett preliminärt anläggningsobjekt definitivsätts och vid utrangering av en dator krediteras konto 12250 och konto 12280 debiteras.
Anläggningstyper återfinns i kommando ATV i anläggningsregistret (Avancerat>Anläggningar>Registervård>Anläggningstyper>Visning) Anläggningstypen består av två bokstäver och två siffror. Bokstäverna beskriver till vilken grupp som anläggningstypen hör och siffrorna beskriver hur lång avskrivningstid som tillämpas för anläggningstypen.
Det finns anläggningstyper som är passiva i ekonomisystemet men de kan öppnas vid behov, kontakta då avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU).
Följande anläggningstyper är passiva:
- Förbättringsutgift, annans fastighet: BY03, BY05, BY10 och BY20
- Markanläggningar:MA10, MA20
- Aktiverade anläggningstillgångar som avser lokalprojekt: LB05, LB10, LM05, LM10, LI05, LI99, LD03, LD05, LD10, LÖ05 och LÖ10
- Konst och antikviteter: KA00
- Immateriella anläggningstillgångar: IU03, IU05, Il03 och IL05
- Anläggningstyper för styrd avskrivningstidpunkt MV99 och DA99
Anläggningstillgång
En anläggningstillgång ska ha en ekonomisk livslängd på minst 3 år och ett ekonomiskt värde på minst 25 000 kr. Observera att båda villkoren skall vara uppfyllda för att inköpet ska kunna bokföras som en anläggningstillgång. Anläggningens värde består av de delar som tillsammans utgör en fungerande enhet.
I samband med bokning i leverantörsreskontran används ”anlägg-raden” för att med hjälp av konto 10000 skapa ett preliminärt anläggningsobjekt för överföring till AR. Det går även att från en bokföringsorder boka in en preliminär anläggning, t.e x kan det vara aktuellt vid en felkontering där en kostnad bokats men som ska flyttas till konto för anläggning. Omför då kostnaden i kredit och debitera konto 10000. Dagen efter att bokföringsordern är attesterad finns ett preliminärt anläggningsobjekt att ta hand i AR. Du hanterar detta objekt på samma vis som vanliga anläggningsobjekt som kommer direkt ifrån en leverantörsfaktura.
Avskrivning görs varje månad i samband med periodstängning.
Förbättringsutgift annans fastighet
Används framförallt av byggnadsavdelningen, som avgör när ombyggnad ska klassas som förbättringsutgift av annans fastighet.
Anläggningstyper i AR: BY03, BY05, BY10, BY20, LB05, LB10
Konto Benämning
11900 Förb utg annan fast,IB ack ans
11910 Förb utg annan fast årets ansk
11920 Förb utg a fast år utg, eg utv
11950 Förb utg, min ack ans utr/fsg
11960 Förb utg annan fast,IB ack avs
11970 Förb utg annan fast, årets avs
11980 Förb a fast,min ackavs utr/fsg
Markanläggning
Anläggningstyper i AR MA10, MA20
Konto Benämning
11300 Markanläggn, IB ack ansk
11310 Markanl, årets ansk utg
11320 Markanl, årets utg egenutv
11340 Markanl, överf fr påg nyanl
11350 Markanl, min ack ansk utr/fsg
11360 Markanl, IB ack avskr o nedskr
11370 Markanl, årets avskr o nedskr
11380 Markanl, min ack avskr utr/fsg
Maskiner, instrument m m
Används för alla typer av maskiner, instrument och annan utrustning exklusive datorer och kringutrustning.
Anläggningstyper i AR: MV03, MV05, MV10, MV99, LI05
Konto Benämning 12100 Maskiner o instr, IB ack ans 12110 Maskiner o instr, årets ans 12120 Ma o instr årets utg, eg utv 12140 Ma o instr öf fr påg nyanl 12150 Ma o instr min ack ans utr mm 12160 Ma o instr, IB ack avs/ned 12170 Ma o instr årets avs/ned 12180 Ma o instr min ack avs utr/fsg |
Datorer och kringutrustning
Används för datorer och kringutrustning.
Anläggningstyper i AR: DA03, DA05, DA99, LD03, LD05, LD10
Konto Benämning
12200 Datorer, IB ack ansk
12210 Datorer, årets ansk
12220 Datorer, årets utg, eg utv
12240 Datorer, öf fr påg nyanl
12250 Datorer, min ack ans utr/fsg
12260 Datorer, IB ack avs/ned
12270 Datorer, årets avs/ned
12280 Datorer, min ack avs utr/fsg
Bilar och andra transportmedel
Bilar och transportmedel är delade i två grupper. En grupp innehåller alla fordon, bilar, släpvagnar etc., som finns registrerade i bilregistret (BI05 och BI10) med Uppsala universitet som ägare. Övriga transportmedel som t.ex. båtar återfinns i (TP05 och TP10).
Anläggningstyper i AR: Bi05, BI10, TP05, TP10
Konto Benämning
12400 Bilar, IB ack ansk
12410 Bilar, årets ansk
12450 Bilar, min ack ans utr/fsg
12460 Bilar, IB ack avs/ned
12470 Bilar, årets avs/ned
12480 Bilar, min ack avskr utr/fsg
Möbler och inredning
Används för alla typer av möbler och inredning.
Anläggningstyper i AR:
Konto Benämning
12520 Möb/inred, årets utg eg utv
12540 Möb/inred, öf fr påg nyanl
12550 Möb/inred, min ack ans utr/fsg
12560 Möb/inred, IB ack avs/ned
12570 Möb/inred, årets avs/ned
12580 Möb/inred, min ack avs utr/fsg
Konst
Används vid konstinköp. För konst gäller inte regeln om minst 25 000 kr utan här läggs alla inköp av konst in. Ingen avskrivning görs. Observera att konstinköp ska ske i samråd med Universitetsantikvarien.
Anläggningstyper i AR: KA00
Konto Benämning
12600 Konst, IB ack anskaffn
12610 Konst, årets anskaffn
12650 Konst, min ack ans utr/fsg
Lokalprojekt/Pågående nyanläggning
Dessa konton används för olika kostnader som sedan skall sammanföras till en fungerade anläggning. Kontakta avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) för mer information.
Finns ännu inte i anläggningsregistret.
Konto Benämning
11901 Påg förb utg, IB ack ans
11911 Påg förb utg, årets ans
11921 Påg förb utg, årets utg eg utv
12700 Påg nyanl, IB ack ansk
12710 Påg nyanl, årets ansk
12711 Påg nyanl, år öf av årets ans
12720 Påg nyanl, årets utg eg utv
12721 Påg nyanl, år öf av år eg utv
12740 Påg nyanl, årets överf av IB
12750 Påg nyanl, min ack ans utr/fsg
12770 Påg nyanl, årets nedskr
Immateriell anläggningstillgång
En immateriell anläggningstillgång är en identifierbar, ickemonetär tillgång utan fysisk substans som används för produktion eller tillhandahållande av varor eller tjänster eller för administrativa ändamål. (Som monetär tillgång räknas banktillgodohavanden, kundfordringar och leverantörsskulder.) Med anläggningstillgång förstås en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav.
En immateriell anläggningstillgång skall redovisas i balansräkningen om det är sannolikt att de framtida ekonomiska fördelar eller den servicepotential som är förknippade med innehavet kommer att tillföras myndigheten och att tillgångens anskaffningsvärde kan beräknas på ett tillförlitligt sätt.
Utvecklingsverksamhet
Används för UUs egen utveckling av immateriella anläggningar. Kontakta avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) för mer information.
Anläggningstyper i AR: IU03, IU05
Konto Benämning
10100 Utveckling, IB ack ansk värde
10110 Utveckling, årets ansk utg
10120 Utveckling, årets utg eg utv
10150 Utv, minskn ansk värde utr/fsg
10160 Utv, IB ack avskr/nedskr
10170 Utv, årets avskr/nedskr
10180 Utv, minskn ack avskr utr/fsg
Pågående utvecklingsarbete bokförs i huvudboken och återfinns ännu inte i anläggningsregistret. Konto Benämning 10200 Påg proj utv, IB ack ansk 10210 Påg proj utv, årets ansk 10220 Påg proj utv årets utg egenutv 10250 Påg proj utv min ansk utr/fsg 10270 Påg proj utv årets nedskr
|
|
Licenser och rättigheter mm
Licenser och rättigheter i egen utveckling eller inköp. För inköp gäller ett ekonomiskt värde på minst 400 000 kr. Kontakta avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) för mer information.
Anläggningstyper i AR: IL03, IL05, IL99
Konto Benämning
10410 Rättigh årets ansk utg
10420 Rättigh årets utg eg utv
10450 Rättigh min ansk v utr/fsg
10460 Rättigh IB ack av/ned
10470 Rättigh årets av/ned
10480 Rättigh min ack av/ned utr/fsg
Pågående projekt kring rättigheter bokförs i huvudboken och återfinns ännu inte i anläggningsregistret.
Konto Benämning
10500 Påg proj köpta, IB ack ansk
10510 Påg proj köpta, årets ansk
10520 Påg proj köpt, år utg eg utv
10550 Påg pro köpt, min ansk utr/fsg
10570 Påg proj köpta, årets nedskr
Korttidsinvesteringar ska ha en varaktighet på minst 1 år och kosta minst 500 € (5 000 kr).
I leverantörsfakturan och i bokföringsorder konteras dessa på konto för korttidsinvesteringar (gäller inte 56120 Korttidsinvestering program/licenser). När fakturan eller bokföringsordern är attesterad återfinns posten dagen efter attesten i ett register. Registret finns i Uppföljning och heter AR20. Här finns uppgifter som hämtats från fakturan/bokföringsordern. Registret kan sedan kompletteras med fler uppgifter för att underlätta inventering. Läs mer i lathunden Register för korttidsinvesteringar
Konto Benämning
56110 Korttidsinv dator/tfn/kringutr
56120 Korttidsinv program/licens
56130 Korttidsinv maskiner
56140 Korttidsinv möbl/övr inv
Grupp | Konto debet | Konto kredit |
Utvecklingsverksamhet | 69110 | 10170 |
Licenser och rättigheter | 69110 | 10370 |
Förbättr utg på annans fastighet | 69120 | 11970 |
Maskiner och instrument | 69130 | 12170 |
Datorer och kringutrustning | 69130 | 12270 |
Bilar och andra transportmedel | 69130 | 12470 |
Möbler och inventarier | 69130 | 12570 |
För varje anläggningstillgång ska en finansiär anges. Tänk på följande vid val av finansiärskod:
VSH kombinerat med finansiär 100000 Statsanslag
Finansiär 100000 Statsanslag kan endast förekomma i kombination med anslagsfinansierade VSH, d v s:
110 Utbildning på grund- och avancerad nivå
210 Forskning och utbildning på forskarnivå
410 Universitetsförvaltning och gemensamma funktioner
510 Universitetsövergripande
VSH för bidrag-, uppdrag- och avgifter 111, 120, 220 och 230 kan alltså inte förekomma på en anläggning med finansiär 100000 Statsanslag.
Kombinationen finansiär - motpart
Till skillnad från intäkter, där finansiär ofta är samma som motpart, är det ovanligt med identisk finansiärs- och motpartskod på anläggningar. En anläggnings motpartskod ges automatiskt på leverantörsfakturan och visar vem vi köper anläggningen från, medan finansiärskoden ska visa vem som har beviljat oss medlen till att anskaffa anläggningen.
Vanliga motparter på leverantörsfakturor är 529999 Privata svenska företag, 615999 Företag inom EU och 625999 Företag utanför EU. Som finansiär på anläggningar är dessa koder sällsynta. I synnerhet i kombination med anslagsfinansierade prestationerna 110 Utbildning på grund- och avancerad nivå samt 210 Forskning och utbildning på forskarnivå ska de inte förekomma. I de fallen ska finansiär istället vara 100000.
Ändring av kontering på anläggning
Om konteringen på en befintlig anläggning behöver ändras ska det endast ske i anläggningsregistret, som i sin tur automatiskt uppdaterar huvudbokens balanskonton. Omföringar på balansräkningens anläggningskonton i huvudboken ska alltså inte göras.
Efter en konteringsändring i anläggningsregistret, t ex byte av projektnummer, kan däremot innevarande års avskrivningskostnader i resultaträkningen omföras i huvudboken om så önskas. Detta görs i så fall med en EBLEXT-omföring på avskrivningskontot 691x0. Tidigare års avskrivningskostnader kan inte omföras då de tillhör ett stängt år.