Inköp av utrustning

Inköp av utrustning

Innehåll:

Hur bokför jag inköp av utrustning
Anläggningstyper
Materiell anläggningstillgång
Immateriell anläggningstillgång
Korttidsinvestering
Avskrivningskonton
Val av finansiärkod
Ändring av kontering på anläggning
 

Anläggningstillgångar, korttidsinvesteringar eller övrig utrustning

Det finns tre sätt att redovisa inköp av utrustning, möbler och datorer. Bokföring av anläggningstillgång eller korttidsinvestering kan endast ske om kraven här nedan uppfylls. Övriga inköp av utrustning konteras i kontogruppen 56.

Anläggningstyper

Till en anläggningstyp kopplas vilka konton i huvudboken som används vid olika händelser. T.ex. bokförs årets inköp av datorer på konto 12210 när ett preliminärt anläggningsobjekt definitivsätts och vid utrangering av en dator krediteras konto 12250 och konto 12280 debiteras.
Anläggningstyper återfinns i kommando ATV i anläggningsregistret (Avancerat>Anläggningar>Registervård>Anläggningstyper>Visning) Anläggningstypen består av två bokstäver och två siffror. Bokstäverna beskriver till vilken grupp som anläggningstypen hör och siffrorna beskriver hur lång avskrivningstid som tillämpas för anläggningstypen.

Det finns anläggningstyper som är passiva i ekonomisystemet men de kan öppnas vid behov, kontakta då avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU).
Följande anläggningstyper är passiva:

• Förbättringsutgift, annans fastighet: BY03, BY05, BY10 och BY20
• Markanläggningar:MA10, MA20
• Aktiverade anläggningstillgångar som avser lokalprojekt: LB05, LB10, LM05, LM10, LI05, LI99, LD03, LD05, LD10, LÖ05 och LÖ10
• Konst och antikviteter: KA00
• Immateriella anläggningstillgångar: IU03, IU05, Il03 och IL05
• Anläggningstyper för styrd avskrivningstidpunkt MV99 och DA99

Materiell anläggningstillgång

Anläggningstillgång
En anläggningstillgång ska ha en ekonomisk livslängd på minst 3 år och ett ekonomiskt värde på minst 25 000 kr. Observera att båda villkoren skall vara uppfyllda för att inköpet ska kunna bokföras som en anläggningstillgång. Anläggningens värde består av de delar som tillsammans utgör en fungerande enhet.
I samband med bokning i leverantörsreskontran används ”anlägg-raden” för att med hjälp av konto 10000 skapa ett preliminärt anläggningsobjekt för överföring till AR. Det går även att från en bokföringsorder boka in en preliminär anläggning, t.e x kan det vara aktuellt vid en felkontering där en kostnad bokats men som ska flyttas till konto för anläggning. Omför då kostnaden i kredit och debitera konto 10000. Dagen efter att bokföringsordern är attesterad finns ett preliminärt anläggningsobjekt att ta hand i AR. Du hanterar detta objekt på samma vis som vanliga anläggningsobjekt som kommer direkt ifrån en leverantörsfaktura.

Avskrivning görs varje månad i samband med periodstängning.

Förbättringsutgift annans fastighet
Används framförallt av byggnadsavdelningen, som avgör när ombyggnad ska klassas som förbättringsutgift av annans fastighet.

Anläggningstyper i AR: BY03, BY05, BY10, BY20, LB05, LB10

Konto Benämning
11900 Förb utg annan fast,IB ack ans

11910 Förb utg annan fast årets ansk

11920 Förb utg a fast år utg, eg utv

11950 Förb utg, min ack ans utr/fsg

11960 Förb utg annan fast,IB ack avs

11970 Förb utg annan fast, årets avs

11980 Förb a fast,min ackavs utr/fsg

Markanläggning

Anläggningstyper i AR MA10, MA20

Konto Benämning
11300 Markanläggn, IB ack ansk

11310 Markanl, årets ansk utg

11320 Markanl, årets utg egenutv

11340 Markanl, överf fr påg nyanl

11350 Markanl, min ack ansk utr/fsg

11360 Markanl, IB ack avskr o nedskr

11370 Markanl, årets avskr o nedskr

11380 Markanl, min ack avskr utr/fsg

Maskiner, instrument m m
Används för alla typer av maskiner, instrument och annan utrustning exklusive datorer och kringutrustning.

Anläggningstyper i AR: MV03, MV05, MV10, MV99, LI05

Datorer och kringutrustning
Används för datorer och kringutrustning.

Anläggningstyper i AR: DA03, DA05, DA99, LD03, LD05, LD10

Konto Benämning
12200 Datorer, IB ack ansk

12210 Datorer, årets ansk

12220 Datorer, årets utg, eg utv

12240 Datorer, öf fr påg nyanl

12250 Datorer, min ack ans utr/fsg

12260 Datorer, IB ack avs/ned

12270 Datorer, årets avs/ned

12280 Datorer, min ack avs utr/fsg

Bilar och andra transportmedel
Bilar och transportmedel är delade i två grupper. En grupp innehåller alla fordon, bilar, släpvagnar etc., som finns registrerade i bilregistret (BI05 och BI10) med Uppsala universitet som ägare. Övriga transportmedel som t.ex. båtar återfinns i (TP05 och TP10).

Anläggningstyper i AR: Bi05, BI10, TP05, TP10

Konto Benämning
12400 Bilar, IB ack ansk

12410 Bilar, årets ansk

12450 Bilar, min ack ans utr/fsg

12460 Bilar, IB ack avs/ned

12470 Bilar, årets avs/ned

12480 Bilar, min ack avskr utr/fsg

Möbler och inredning
Används för alla typer av möbler och inredning.

Anläggningstyper i AR:

Konto Benämning
12520 Möb/inred, årets utg eg utv

12540 Möb/inred, öf fr påg nyanl

12550 Möb/inred, min ack ans utr/fsg

12560 Möb/inred, IB ack avs/ned

12570 Möb/inred, årets avs/ned

12580 Möb/inred, min ack avs utr/fsg

Konst
Används vid konstinköp. För konst gäller inte regeln om minst 25 000 kr utan här läggs alla inköp av konst in. Ingen avskrivning görs. Observera att konstinköp ska ske i samråd med Universitetsantikvarien.

Anläggningstyper i AR: KA00

Konto Benämning
12600 Konst, IB ack anskaffn

12610 Konst, årets anskaffn

12650 Konst, min ack ans utr/fsg

Lokalprojekt/Pågående nyanläggning
Dessa konton används för olika kostnader som sedan skall sammanföras till en fungerade anläggning. Kontakta avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) för mer information.

Finns ännu inte i anläggningsregistret.

Konto Benämning
11901 Påg förb utg, IB ack ans

11911 Påg förb utg, årets ans

11921 Påg förb utg, årets utg eg utv

12700 Påg nyanl, IB ack ansk

12710 Påg nyanl, årets ansk

12711 Påg nyanl, år öf av årets ans

12720 Påg nyanl, årets utg eg utv

12721 Påg nyanl, år öf av år eg utv

12740 Påg nyanl, årets överf av IB

12750 Påg nyanl, min ack ans utr/fsg

12770 Påg nyanl, årets nedskr

Immateriell anläggningstillgång

En immateriell anläggningstillgång är en identifierbar, ickemonetär tillgång utan fysisk substans som används för produktion eller tillhandahållande av varor eller tjänster eller för administrativa ändamål. (Som monetär tillgång räknas banktillgodohavanden, kundfordringar och leverantörsskulder.) Med anläggningstillgång förstås en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav.
En immateriell anläggningstillgång skall redovisas i balansräkningen om det är sannolikt att de framtida ekonomiska fördelar eller den servicepotential som är förknippade med innehavet kommer att tillföras myndigheten och att tillgångens anskaffningsvärde kan beräknas på ett tillförlitligt sätt.

Utvecklingsverksamhet
Används för UUs egen utveckling av immateriella anläggningar. Kontakta avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) för mer information.

Anläggningstyper i AR: IU03, IU05

Konto Benämning
10100 Utveckling, IB ack ansk värde

10110 Utveckling, årets ansk utg

10120 Utveckling, årets utg eg utv

10150 Utv, minskn ansk värde utr/fsg

10160 Utv, IB ack avskr/nedskr

10170 Utv, årets avskr/nedskr

10180 Utv, minskn ack avskr utr/fsg

Licenser och rättigheter mm
Licenser och rättigheter i egen utveckling eller inköp. För inköp gäller ett ekonomiskt värde på minst 400 000 kr. Kontakta avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) för mer information.

Anläggningstyper i AR: IL03, IL05, IL99

Konto Benämning
10410 Rättigh årets ansk utg

10420 Rättigh årets utg eg utv

10450 Rättigh min ansk v utr/fsg

10460 Rättigh IB ack av/ned

10470 Rättigh årets av/ned

10480 Rättigh min ack av/ned utr/fsg

Pågående projekt kring rättigheter bokförs i huvudboken och återfinns ännu inte i anläggningsregistret.

Konto Benämning
10500 Påg proj köpta, IB ack ansk

10510 Påg proj köpta, årets ansk

10520 Påg proj köpt, år utg eg utv

10550 Påg pro köpt, min ansk utr/fsg

10570 Påg proj köpta, årets nedskr

Korttidsinvesteringar

Korttidsinvesteringar ska ha en varaktighet på minst 1 år och kosta minst 500 € (5 000 kr).
I leverantörsfakturan och i bokföringsorder konteras dessa på konto för korttidsinvesteringar (gäller inte 56120 Korttidsinvestering program/licenser). När fakturan eller bokföringsordern är attesterad återfinns posten dagen efter attesten i ett register. Registret finns i Uppföljning och heter AR20. Här finns uppgifter som hämtats från fakturan/bokföringsordern. Registret kan sedan kompletteras med fler uppgifter för att underlätta inventering. Läs mer i lathunden Register för korttidsinvesteringar

Konto Benämning
56110 Korttidsinv dator/tfn/kringutr

56120 Korttidsinv program/licens

56130 Korttidsinv maskiner

56140 Korttidsinv möbl/övr inv

Avskrivningskonton

Val av finansiärskod

För varje anläggningstillgång ska en finansiär anges. Tänk på följande vid val av finansiärskod:

VSH kombinerat med finansiär 100000 Statsanslag
Finansiär 100000 Statsanslag kan endast förekomma i kombination med anslagsfinansierade VSH, d v s:

110 Utbildning på grund- och avancerad nivå

210 Forskning och utbildning på forskarnivå

410 Universitetsförvaltning och gemensamma funktioner

510 Universitetsövergripande

VSH för bidrag-, uppdrag- och avgifter 111, 120, 220 och 230 kan alltså inte förekomma på en anläggning med finansiär 100000 Statsanslag.

Kombinationen finansiär - motpart
Till skillnad från intäkter, där finansiär ofta är samma som motpart, är det ovanligt med identisk finansiärs- och motpartskod på anläggningar. En anläggnings motpartskod ges automatiskt på leverantörsfakturan och visar vem vi köper anläggningen från, medan finansiärskoden ska visa vem som har beviljat oss medlen till att anskaffa anläggningen.

Vanliga motparter på leverantörsfakturor är 529999 Privata svenska företag, 615999 Företag inom EU och 625999 Företag utanför EU. Som finansiär på anläggningar är dessa koder sällsynta. I synnerhet i kombination med anslagsfinansierade prestationerna 110 Utbildning på grund- och avancerad nivå samt 210 Forskning och utbildning på forskarnivå ska de inte förekomma. I de fallen ska finansiär istället vara 100000.

Ändring av kontering på anläggning

Om konteringen på en befintlig anläggning behöver ändras ska det endast ske i anläggningsregistret, som i sin tur automatiskt uppdaterar huvudbokens balanskonton. Omföringar på balansräkningens anläggningskonton i huvudboken ska alltså inte göras.

Efter en konteringsändring i anläggningsregistret, t ex byte av projektnummer, kan däremot innevarande års avskrivningskostnader i resultaträkningen omföras i huvudboken om så önskas. Detta görs i så fall med en EBLEXT-omföring på avskrivningskontot 691x0. Tidigare års avskrivningskostnader kan inte omföras då de tillhör ett stängt år.

Innehållsansvarig: Hanna Mörtberg 28 september 2022