Redovisa intäkter

Avgiftsfinansierade studenter

Redovisning av intäkter och kostnader för tredjelandsstudenter

Den studieavgiftsfinansierade verksamheten (verksamhet 111) ska bedrivas så att full kostnadstäckning uppnås. Avgifterna från tredjelandsstudenterna ska täcka institutionens direkta och indirekta kostnader för utbildningen ifråga samt tillkommande, extra universitetsgemensamma kostnader för tredjelandsstudenterna. Dessa tillkommande extrakostnader har beräknats till 20 000 kr per termin för en utbildningsplats på helfart.

Vad innebär full kostnadstäckning?
På verksamhet 111 ska man kunna utläsa det faktiska resultatet för avgiftsfinansierade studenter, d v s det är de faktiska kostnaderna som denna verksamhet medför som ska bokföras på verksamhet 111. Verksamheten kan alltså på kort sikt uppvisa antingen ett positivt eller negativt resultat. Ibland förekommer missuppfattningen om att kostnaderna kan bestämmas av intäktens storlek, men så är alltså inte fallet.

Institutionens intäkter

Institutioner med betalande och registrerade tredjelandsstudenter erhåller via vetenskapsområdena internt fastställd ersättning (d v s efter avdrag för den del av avgiften som ska finansiera de tillkommande universitetsgemensamma kostnaderna).
Ersättningen bokförs på konto 33260 och med aktivitet. Om en avgiftsstudent byter institution ska del av ersättningen flyttas till mottagande institution. Omföring av ersättning kan då endast göras av avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU).

Institutionens kostnader

För en rättvisande kostnadsredovisning måste ett program eller fristående kurs med tredjelandsstudenter hanteras som en egen kostnadsbärare, d v s en specifik projektkod ska finnas för programmet/kursen. Detta projektnummer används för både verksamhet 110 och 111. Om programmet/kursen även ges som uppdragsutbildning (verksamhet 131) bör det ha en annan projektkod.

Löpande bokföring av programmets/kursens alla direkta kostnader görs på kostnadsbäraren (projektet) och verksamhet 110. Senast till delårsbokslut/helårsbokslut omfördelas direkta kostnader från verksamhet 110 till verksamhet 111. Kostnaderna fördelas proportionellt via en efterkalkyl utifrån antal tredjelandsstudenter i förhållande till totalt antal studenter på programmet/kursen (se mer information i exemplet nedan).

OBS! I samband med omföringen av direkta kostnader kommer de indirekta kostnaderna justeras automatiskt vid periodstängning, varför ingen manuell omföring av indirekta kostnader ska göras mellan verksamhet 110 och 111.

Kostnader ska periodiseras enligt universitetets gällande principer.

Gör omfördelning av kostnader så här
Gör en sökning i HB10 eller HB21, för att få fram de totala kostnaderna för avgiftsstudentrelaterade projekt och program under det aktuella halvåret:

Konto: 40110-69140 (om transfereringar finns, konto 73110-79410, kontakta AEU)
Verksamhet: 110 (samt 111 ifall kostnader felaktigt har bokförts där löpande under perioden)
Projekt: det/de projekt inom kärnverksamheten som berörs av avgiftsstudenterna
Urvalsperiod: relevant period med avseende på bokslut/termin

Exportera till Excel. Radera konto 58600 Indirekta kostnader. Räkna fram en summa för varje konteringssträng (konto, projekt, motpart, ev. aktivitet). Avrunda till hela kronor.

Beräkna andelen kostnader som ska omfördelas till verksamhet 111 med nyckeln antal tredjelandsstudenter delat med totalt antal studenter under den aktuella terminen. Antingen HST eller antal huvuden kan användas i beräkningen, beroende på vilket som bedöms mest rättvisande, men det ska vara samma i hela beräkningen. Se exempel nedan.

Beräkningsunderlag för fördelning till verksamhet 111
En noggrann uppföljning av kostnader och antal studenter måste kunna göras för att se om full kostnadstäckning uppnås inom universitetets verksamhet avseende avgiftsskyldiga studenter. Av bl.a. denna anledning är det väsentligt att dokumentera hur kostnaderna för verksamhet 111 har beräknats. Givetvis ska denna beräkning även finnas med som underlag till omfördelningen av kostnaderna.

Exempel
Förutsättningar: totalt deltar 20 studenter i masterprogrammet varav 1 är avgiftsfinansierad. D v s 1/20 = 5 % av programmets totala kostnader ska omfördelas till verksamhet 111.
Kostnaderna ska omföras per konteringssträng, d v s för varje kombination av konto + projekt + motpart + ev. aktivitet. Vissa belopp kan bli väldigt små att omföra. En nedre gräns kan läggas på en nivå som är rimlig för institutionen så att småbelopp inte omförs. 

 ^{1) Lågt belopp, omförs inte}

Innehållsansvarig: Hanna Mörtberg 02 juli 2021