Leverantörsfakturor
Beställning
Innan beställning kontrollera om varan/tjänsten finns att avropa. Läs mer om inköp och upphandling på sidan Inköp och upphandling.
Vid beställningstillfället ska referenskod, referensnamn och faktureringsadress lämnas till leverantören. I första hand önskas att fakturan skickas som e-faktura. Läs mer på sidan Elektronisk faktura .
30 dagars betalningsvillkor m.m.
Uppsala universitet tillämpar de betalningsvillkor som gäller generellt inom staten dvs 30 dagars kredittid från ankomstdatum. Skulle en faktura bli betald tidigare än 30 dagar innebär det inte att universitetet accepterar kortare tid. Universitetet godtar inte heller order-, fakturerings-, expeditions- eller påminnelseavgifter. Dröjsmålsränta debiteras enligt Räntelagen (SFS 1975:635).
Referenskod/Fakturareferens
- De som vid Uppsala universitet (UU) beställer en vara eller tjänst ska alltid lämna en referenskod till leverantören.
- Koden ska anges i fältet "Er referens" eller motsvarande på fakturan, ingen annan information ska anges i det fältet.
- Referenskoden består av 6 tecken. Strukturen är 3 siffror direkt följda (utan mellanslag) av ytterligare 3 tecken (bokstäver/siffror).
- Varje institution/motsvarande har minst en referenskod (grundkod) bestående av 3 siffror följt av 3 nollor.
- Om det saknas referenskod på fakturan ska beställaren påminnas om att referenskod ska lämnas vid beställning alternativt att leverantören påminns om att referenskod ska anges på fakturor ställda till UU.
- Här listas Uppsala universitets referenskoder (grundkoder)
Fakturaadress
Fakturor ställs ut till nedanstående adress:
| Uppsala universitet Invoices |
Fakturaformat
Fakturor ska skickas som e-faktura. Om leverantören inte har ett system att ställa ut e-fakturor kan de ställa ut dem via en Fakturaportal, läs mer på sidan Elektronisk faktura.
Om leverantörer skickar fakturor till institutionen finns information hur de ska hanteras på sidan Leverantörsfakturor/Utbetalningar som skannas.
Fakturahantering i Raindance
Leverantörsfakturor hanteras i ett elektroniskt flöde i Raindance. Varje dag importeras skannade fakturor och e-fakturor. De fakturor som inte fastnar pga av felaktiga ref.koder eller att t. ex. en ny leverantör behöver läggas upp cirkuleras automatiskt till mottagaren genom angiven referenskod. Fakturorna granskas och kontrollattesteras, konteras samt beslutattesteras och signeras i det elektroniska flödet. Läs mer om den hanteringen i lathundarna Kontrollattest leverantörsfaktura, Kontera leverantörsfaktura och Beslutsattest leverantörsfaktura.När leverantörsfakturan har attesterats och signerats i sin helhet är den klar att på förfallodagen betalas ut till leverantören. För information om när avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) sänder utbetalningar se Sändningar för utbetalningar till Nordea/Danske Bank.
Information om leverantörsfakturor finns även att läsa på sidorna:
- Leverantörsfakturor som skannas
- Handledningar/Lathundar
- Betalningspåminnelser
- Bluffakturor
- Elektronisk faktura
- Inkassofakturor
- Information till våra leverantörer
- Kreditfakturor
- Leverantörsfaktura – Frågor och svar
- Moms på leverantörsfakturor
- Sändningar till Nordea/Danske Bank
- Verifikationsdatum på leverantörsfakturor
Frågor som gäller redovisningen hänvisas till avsnittet Redovisning.