Ekonomisystemet Raindance

Kundfakturor

Kundregistret

I kundregistret finns universitets kunder och bidragsgivare upplagda. Det finns två typer av kunder i registret, fakturakunder (FAKT) och rekvisitionskunder (bidragsgivare) (REKV). Dessa två olika typer har också olika villkor som t.ex. moms, påminnelsehantering m.m. För att lättare särskilja rekvisitionskunderna börjar deras kundid med bokstaven R följt av ett löpnummer.

Kundregistret underhålls av avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU). Eposta blankett EA11 till ekonomisupport@uadm.uu.se för nyupplägg eller ändringar av uppgifter på de som är upplagda.

Kundfakturor/Rekvisitioner

I kundreskontran kundfakturaportal framställs kundfakturor för att ta betalt för sålda varor och tjänster samt rekvisitioner för att rekvirera beviljade bidrag. Kundfakturor och rekvisitioner registreras, konteras och attesteras i ett elektroniskt flöde.

Kundfakturor och rekvisitioner kan registrering och kontering påbörjas i projektmodulen (PM) för att sedan överföras till kundfakturaportalen för kontroll och attest i ett elektroniskt flöde.

Referenskod

Kundens referenskod ska anges  kundfakturor och rekvisitioner. Det är  viktigt att rätt referenskod anges och att det endast är den som anges i fältet Er referens. Referensnamn m.m. anges i fakturans radtext.

På kunduppläggen kan det finnas information om hur kundens referenskod ska anges såsom längd, antal tecken etc. Kundens referenskod bör alltid tas reda på innan fakturering/ rekvirering påbörjas eftersom koden gör att fakturan/ rekvisitionen kommer rätt i kundens redovisningssystem.

Faktura- och förfallodatum m.m.

Universitetet lämnar en kredittid på 30 dagar på kundfakturor och Raindance anger automatiskt förfallodatum 30 dagar från fakturadatum.
Oavsett vilket fakturadatum och verifikationsdatum som anges på fakturan/rekvisitionen när den registreras ändras de till dagens datum när den beslutattesteras och det medför att även förfallodatumet ändras.

Bilagor till kundfakturor/rekvisitioner

Filformat på de bilagor som bifogas är PDF men tänk på att de kan inte vara digitalt signerade.

Observera att alla bifogade dokument på en kundfaktura/rekvisition som bifogas innan fakturan blivit definitiv sänds till e-faktura-kunden eller kommer med till Mina utskrifter.

Rekvisitioner bokas med värdetyp Rutfal

Slutkonteringen på rekvisitioner bokas med värdetyp Rutfal i stället för Utfall eftersom fordran och intäkt inte ska finnas bokförd i huvudboken förrän rekvirerade medel har inkommit till UU.

När inbetalningen bokas in på rekvisitionen ombokas påföljande natt automatiskt intäkten och fordran från värdetyp Rutfal till värdetyp Utfall vilket innebär att intäkten blir bokad i huvudboken. För att kunna se institutionens fordringar på bidrag eller bidragsintäkter på projekt där inbetalningen inte har kommit kan bild EK98 Rekvisitioner användas i Uppföljningen för att se saldon på värdetyp Rutfal.

Utskrift och sända kundfaktura/e-faktura

Uppsala universitet sänder e-faktura (elektronisk faktura) i format Peppol. Observera att detta endast gäller våra fakturakunder (kundkategori FAKT). I kundregistret visas ett J i tabellen E när kunden är uppsatt för elektronisk faktura. Alla e-fakturor sänds automatiskt till kunden via en central funktion.

Kundfakturor och rekvisitioner som ska skickas med vanlig post/e-post kommer i format PDF när det blivit definitivsatta till den användares inkorg i Raindance (fliken Mina utskrifter) som har påbörjat registreringen. Till Mina utskrifter kommer de vid bestämda klockslag, för närvarande kl 9, 13,15 och 17. Klicka på Uppdatera under inkorgen om utskrifterna dröjer. När kundfakturan/rekvisitionen hamnat i Mina utskrifter skrivs den ut av för distribution till kund/bidragsgivare.

E-faktura

Vid avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) pågår kontinuerligt omställning av kunder i kundregistret för att det ska vara möjligt att sända e-fakturor till dem.

Innan fakturering är möjlig ska kunden ställas om till en e-faktura-kund. AEU meddelar administratören när kunden är klar för fakturering.
Om någon kund hör av sig till institutionen angående önskemål om att få fakturor elektroniskt ska kunden hänvisas till AEU,  ekonomisupport@uadm.uu.se.

Mer information om kundfakturor, oreglerade kundfakturor samt utskrift/sändning av kundfaktura finns även att läsa på sidan:

Frågor som gäller redovisningen hänvisas till avsnittet Redovisning

Innehållsansvarig: Edrun Eriksson 03 juni 2022