Frågor och svar om bokföringsorder
Innehåll:
Går det att ändra en bokföringsorder som finns i någon annans inkorg?
Går det att dela en bokföringsorder med en annan institution?
Det går inte att attestera konteringsrader på bokföringsorder, vad kan vara fel?
Det går inte att godkänna (signera) bokföringsordern, hur åtgärdas det?
En bokföringsorder som ska delas med en annan institution försvinner inte ur min attestants inkorg trots att de konteringsrader
Hur kan en institutions bokföringsorder sökas fram?
Hur arkiveras bokföringsorder och bilagor som bifogas en bokföringsorder?
Går det att ändra en bokföringsorder som finns i någon annans inkorg?
Ibland upptäcks först efter det att en bokföringsorder cirkulerats vidare att något inte var helt korrekt. Enklast är att den användare som nu har bokföringsorder i sin inkorg cirkulerar den tillbaka till den som ska rätta. Ändringar kan också göras genom att ta upp bokföringsordern genom funktionen Bokföringsorder - Sök.
Ekonomiadministratör kan via centralen ändra bokföringsordern direkt i någon annans inkorg. Ibland kan det sättet vara lättare att snabbt rätta bokföringsordern trots att den ligger i en annan användares inkorg. Allt loggas och det syns i funktionen Historik vem som ändrat.
Går det att dela en bokföringsorder med en annan institution?
En bokföringsorder kan delas mellan flera institutioner. Bokföringsordern cirkuleras till de användare på den egna institutionen som ska attestera/signera bokföringsordern samtidigt som bokföringsordern även cirkuleras till den andra institutionen. Det går att cirkulera bokföringsordern till flera användare samtidigt. Var och en utför sin del av kontering, attest och signering. Bokföringsordern blir inte godkänd och definitiv förrän konteringen är i balans samt att alla konteringsrader är attesterade och signerade.
Det går inte att beslutsattestera konteringsrader på bokföringsorder, vad kan vara fel?
För att en konteringsrad i en bokföringsorder ska kunna beslutsattesteras (BES) måste raden vara kontrollattesterad (KON). Kontrollattest och beslutsattest kan inte göras av samma person på en och samma bokföringsorder. Bokföringsordern måste därför cirkuleras till den användare som ska göra första attesteringen. När den attesteringen (KON) är klar cirkuleras bokföringsordern tillbaka till andra attestanten (BES) för attest och signering.
Det går inte att godkänna (signera) bokföringsordern, hur åtgärdas det?
För att en bokföringsorder ska kunna definitivsättas måste den vara konterad, attesterad och signerad i sin helhet. Kontrollera att det finns två attestanters signaturer (kolumnerna KON och BES) framför alla konteringsrader. Är bokföringsorder inte i balans dvs. att värdet vid Differens (till höger i fliken kontering) inte visar 0,00, kan bokföringsorderna behöva cirkuleras tillbaka t.ex. till ekonomiadministratör för kontering och kontrollattest (KON). Efter att konteringen är korrekt cirkuleras bokföringsorder sedan tillbaka till andra attestanten (BES) för beslutsattest och signering.
En bokföringsorder som ska delas med en annan institution försvinner inte ur min attestants inkorg trots att de konteringsrader som avser min institution både har attesterats och signerats?
Troligtvis har bokföringsordern inte cirkulerats till den andra institutionen eller att någon av misstag under fliken Cirkulation strukit användare som tillhör den andra institutionen. Detta kan kontrolleras under knappen Historik och fliken Cirkulation och åtgärdas genom att cirkulera bokföringsordern till en ekonomiadministratör vid den andra institutionen.
Hur kan en institutions bokföringsorder sökas fram?
Alla verifikationer för bokföringsorder i portalen finns i en och samma nummerserie. Genom funktionen Bokföringsorder - Sök - Dokument ges möjlighet till sökning av bokföringsorder genom att utifrån bl.a. koddel (konto, organisatorisk enhet alt. projektnummer) för en viss tid.
Hur arkiveras bokföringsorder och bilagor som bifogas bokföringsorder?
Bokföringsordern arkiveras elektroniskt i systemet. Underlag för omföringen ska bifogas bokföringsordern genom funktionen Bifoga dokument. Bifogade dokument som är skannade pappersdokument ska arkiveras i avsedd pärm. Elektroniskt skapade dokument behöver inte arkiveras i pärm. På handlingar som arkiveras i pärm anges verifikationsnumret och sorteras in i stigande nummerordning.
Läs mer om institutioners arkivering av verifikationer i lathunden för Arkivering.