Administration H2020
EU-kommissionens ambition att förenkla deltagandet i ramprogrammet har lett till en del förändringar jämfört med FP7.
- Offentliga institutioner får full ersättning för direkta kostnader samt 25 procents ersättning för indirekta kostnader/overhead.
- Utvärderingsprocessen effektiveras, med en strävan att förkorta tiden från ansökan till projektstart till max 8 månader.
- Inget krav på tidrapporter för personal som arbetar heltid hela projektperioder. DOCK kvarstår egentligen kravet på tidrapportering eftersom lönekostnadsberäkningen bygger på antal timmar i projektet.
- En enda portal samlar all hantering av ansökningar och projektskötsel: Participant Portal.
All kontraktshantering och rapportering inom Horizon 2020 sker alltså i Participant Portal. Det är därför viktigt att berörd ekonomiadministratör på institutionen ser till att bli Participant contact för projektet så snart det beviljats så att alla relevanta dokument (t.ex. aktuell budget) kan nås. Här finns en guide till att tilldela roller i PP.
Referensdokument
Dokumentet Annotated Model Grant Agreement är ett modellkontrakt med kommentarer och förklarande exempel. Det kan t.ex. användas som guide för vilka kostnader som är tillåtna att boka på projektet. Det är därför ett väldigt nyttigt dokument att känna till och kunna hänvisa till. Hittas här.
Projektkod i Raindance
För varje EU-projekt ska minst en unik projektkod läggas upp i Raindance. Eftersom en koppling ska göras till rätt workpackage för varje kostnadspost i rapporteringen kan det underlätta att lägga upp ett projektnummer per workpackage UU deltar inom. Då UU är koordinator är det särskilt viktigt att lägga upp en separat projektkod för Management WP:n.
När nya projektkoder registreras i Raindance ska benämningen innehålla EU-projektets akronym och ev WP.
Bokföring
Samtliga projektkostnader ska bokföras på verksamhet 220 Bidragsforskning.
Endast kostnader som uppstått inom kontraktstiden är godkända (eligible). Det är därför väsentligt att uppföljning av projektet görs regelbundet för att säkerställa att kostnaderna bokförts på rätt projektkod. Inför periodrapporteringar och projektets avslutande kan det även bli aktuellt att periodisera kostnader. Endast de kostnader som är bokförda på projektkoden kan tas med i rapporteringen!
Inom Horizon 2020 tillämpas Flat-rate 25% för indirekta kostnader vilket med största sannolikhet betyder att projektet kommer behöva medfinansiering. En mall för beräkning av medfinansiering, blankett EA 34 behöver fyllas i och mejlas till ekonomisupport@uadm.uu.se.
Inbetalning/intäkter
EU-bidraget betalas till det angivna postgirot, vid olika tidpunkter under projektets livslängd.
När inbetalningen kommer ska den matchas med en rekvisition. Exakta beloppen per betalning kan ofta vara svåra att förutse så därför krävs ofta att en rekvisition skapas i Raindance i efterhand.
Förskottsbetalning
I samband med projektstart sker en förskottsbetalning från EU-kommissionen. Beloppet fastställs i Grant Agreement. Oftast räknas det ut som 100 % av EU-bidraget en genomsnittlig rapporteringsperiod. Förskottsbetalningen är inte ”vår” förrän vi har rapporterat godkända kostnader motsvarande hela beloppet.
Interimsbetalning
Vid varje rapporteringstidpunkt (ofta var 12:e eller 18:e månad, vad som gäller för respektive projekt framgår av Grant Agreement – kontraktet) tar man ut bokförda direkta kostnader ur Raindance, lägger till indirekta kostnader (Flat rate 25 %) och räknar om till euro.
När de rapporterade kostnaderna är godkända av EU-kommissionen kommer en interimsbetalning beräknad som totala giltiga kostnader gånger fastställd finansieringsgrad (100 % inom H2020). Interimsbetalningen är ”vår”, vilket innebär att även om projektet skulle avslutas i förtid får man behålla erhållna interimsbetalningar.
Interimsbetalningarna plus förskottsbetalningen kan tillsammans aldrig bli större än 85% av det totalt beviljade bidragsbeloppet, före slutbetalningen.
Slutbetalning
I samband med den sista rapporteringsperioden tittar EU-kommissionen på hur mycket man fått i förskottsbetalning, totala rapporterade godkända kostnader och totala interimsbetalningar. Beroende på hur väl man uppfyllt projektbudgeten får man därefter antingen den sista summan euro man har rätt till enligt budget, eller så får man betala tillbaka del av förskottet.
Lönekontering i Primula
All personal som arbetar i projektet ska konteras på projektkoden i Primula.
Det finns inget krav på tidrapporter för den personal som jobbar heltid på projektet hela rapporteringsperioder. Det räcker då med att skriftligt intyga att personen/-erna har arbetat heltid med projektet under respektive rapporteringsperiod. Mallen Declaration of working exclusively on a H2020 action ska då användas. Mallen kan också användas för delar av rapporteringsperioder som personer jobbar heltid inom EU-projekt. Resterande del av rapporteringsperioden behöver täckas av tidrapporter. Minimitid för användare av en declaration är 1 månad.
Ett fungerande tidrapporteringssystem är ett krav för att styrka personalkostnaderna för de som inte jobbar heltid inom projektet.
Tidrapportering ska genomföras för respektive rapporteringsperiod (vanligen 12 eller 18 månader), den ska täcka all tid oberoende av finansieringskälla.
Tidrapporteringen ska visa totala timmar per person, uppdelat på olika uppgifter såsom EU-projekt, icke EU-projekt, övrig forskning, utbildning, administration, frånvaro etc.
Det finns mallar för tidrapportering som ska användas.
Inköp/upphandling
Som statlig myndighet är det alltid viktigt att vi följer de interna rutinerna för inköp och upphandling. Se här (https://mp.uu.se/web/info/stod/bestalla-varor#Lathund för inköp) för aktuella riktlinjer. EU:s revisorer granskar noga att myndighetens egna riktlinjer följs.
Intern handel
Alla internfakturerade kostnader rapporteras separat från övriga kostnader. De rapporteras i form av Unit costs. Internpriset multiplicerat med antal enheter. Det är viktigt att kunna visa hur internpriset är satt. Det får inte ingå några element av indirekta kostnader eller lokalkostnader i det beräknade priset. Om det ingår indirekta kostnader eller lokaltjänstkostnader behöver dessa dras av från redovisningen.
Reseräkningar/reskostnader
I EU-projekt krävs dokumentation som styrker syftet med resor. Spara därför t ex kallelse, agenda, mötesprotokoll eller liknande som kan styrka resans syfte. Reskostnader kan komma både från reseräkningar och leverantörsfakturor.
Var noggrann med att det finns kvitton och underlag till alla utgifter på reseräkningar. På varje reseräkning skall konteringen i kontofält 1 framgå (det går att få en bild ur Primula res som visar konteringar och belopp per reseräkning). Observera att beloppet ”Preliminär utbetalning efter skatt” som står på reseräkningen väldigt sällan är det belopp som bokförs på projektet. Det beror på beräkningen av t.ex. kostförmåner samt att resenären får ersättning för eventuell svensk moms där den senare ej bokförs på projektet. Ta ut en lönekostnadsspecifikation för att se vilka belopp som bokförts på projektet per reseräkning.
I samband med rapportering av kostnaderna ska en mall för sammanställning av resekostnader användas där olika delar av totalkostnaden för en resa sammanförs (flygbiljett från faktura, övriga kostnader från reseräkningen). Verifikationsnummer alternativt reseräkningsnummer anges för varje kostnadspost så att det blir lätt att spåra alla kostnader som tas upp i rapporteringen.
OBS att moms normalt inte är en godkänd kostnad i EU-projekt. I t ex logikostnad som ersatts via reseräkning kan det ingå utländsk moms – den får inte rapporteras som en kostnad i projektet. Antingen kan momskostnaden särkonteras på ett annat projekt eller bokföras tillsammans med logikostnaden på EU-projektet (som ”vanligt”). Det viktiga är att momskostnaden inte ingår i de kostnader som rapporteras till EU, vid rapporteringstillfället. Det finns dock ett undantag från regeln att moms aldrig är en godkänd kostnad. Moms som enligt nationell lagstiftning inte får lyftas är en godkänd kostnad. Det som kan komma ifråga är den moms som kostnadsförts i samband med t.ex. hyrbilskostnader.
Det kan hända att anställd personal som inte är lönekonterad på projektet reser för projektets räkning. Då det inte finns någon tidrapport för den personen krävs någon annan typ av underlag för att påvisa att det handlar om en godkänd kostnad att rapportera. Ett skriftligt intyg (t.ex. mail) från projektledaren som beskriver personens roll i projektet och att resan var nödvändig för projektets genomförande.
Dokumentation
AEU har tagit fram ett försättsblad till en projektpärm. Försättsbladet hjälper till att strukturera projektdokumenten som behövs vid rapportering och för arkivering. Det finns också en checklista för rapportering som hjälper till att strukturera de dokument som behövs för respektive rapporteringsperiod. Ett bra upplägg kan vara att ha en projektpärm med kontraktsdokument och eventuell mailkorrespondens med koordinator och eller kommissionen samt en pärm per rapporteringsperiod med relevanta underlag för den ekonomiska rapporteringen.
Alla underlag ska sparas i minst 5 år efter slutbetalning. Det är det tidsspann som EU-kommissionen enligt kontraktet har rätt att komma och göra en revision av projektet.