Ansökan/Budget/Kontrakt Horizon 2020
Ansökan
Forskare vid UU som skickar in ansökan till EU:s ramprogram kan vända sig till AEU för att få hjälp med budgeten (se Budget).
Kontakta forskningssekreterarna och EU-projektkoordinatorerna om du behöver hjälp med själva ansökan. Se EU-finansiering.
Budget
Vi på AEU kan hjälpa till med budgeten som ska upprättas vid projektansökan
Riktvärde för Euro-kurs vid budgetering. Då budgeten avser en tidsperiod på upp till fem år farm i tiden är det svårt att uppskatta ett korrekt budgetvärde. Med tanke på försiktighetsprincipen bör kursen hellre vara lite lägre än lite för hög. För aktuella Eurokurser se här.
Kontakta alltid oss på AEU om det är oklart vad som gäller för den specifika utlysningen ifråga!
Kostnadsslag
Budgeten delas in i olika kostnadskategorier: Personnel costs, Subcontracting, Other direct costs och Indirect costs. Personnel och Other direct costs är bas för beräkning av Indirect costs. Samtliga kostnadskategorier bildar totala projektkostnaden.
| A | Direct Personnel costs | Faktisk kostnad |
| B | Direct costs of subcontracting | Faktisk kostnad |
| D | Other direct costs | Faktisk kostnad |
| E | Indirect costs | Flat-rate 25% av rad A & D |
| F | Costs of specific categories | Unit costs* |
|
| Total costs | Summa rad A-F |
|
| EU-contribution | 100% av Total costs ** |
*Kategorin gäller vid vissa utlysningar t.ex. access costs till forskningsinfrastrukturer.
** Ersättningsnivån är alltid 100 % av totala projektkostnaden för Uppsala universitet. Dock kan projektkonsortiet ha gått med på en lägre finansieringsgrad i samband med kontraktsskrivandet.
Direkta personalkostnader
Tänk på att budgetera för förväntad löneökning under hela projektperioden.
LBK (lönebikostnad) inklusive semesterersättning måste också alltid ingå i beräkningarna.
För aktuella procentsatser hänvisas till sidan Budgetförutsättningar.
Other direct costs
I Other direct costs ingår till exempel resor, förbrukningsmaterial, utrustning/avskrivningar m m. Även kostnaden för revisionsrapporten budgeteras här.
Internfakturerade kostnader. Vid budgetering för internfakturerade kostnader, t. ex. djurförsök eller köp från våra Teknikplattformar, är det viktigt att vara medveten om att EU kräver en komplett dokumentation av den internfakturerade kostnaden samt tydliga kalkyler som visar prisberäkningen. Det får inte ingå element av indirekta kostnader i beräknat pris. Meddela gärna den säljande enheten att kostnaden ska rapporteras inom ett EU-projekt så kan de hjälpa er med kompletterande underlag redan i samband med beställningen.
Värt att tänka på vid budgetering av utrustning är att det är endast den avskrivningskostnad som avser nyttjandet inom det specifika EU-projekt som är en godkänd kostnad. Avskrivningar på utrustning ska enligt universitetets redovisningsprinciper fördelas på 3 eller 5 år. Tänk därför på att en utrustning som köps in för projektet kanske inte helt kan avskrivas inom projekttiden. Återstående avskrivningskostnader på tidigare inköpt anläggning kan vara en godkänd kostnad.
Revisionsintyg
När totala direkta kostnader överstiger 325 00 Euro krävs revisionsintyg på den ekonomiska rapporteringen. Revision ska endast utföras vid projektets slut, d v s endast 1 revisionstillfälle för samtliga rapporteringsperioder. Räkna med att ett revisionsintyg kostar 4 000 Euro.
Indirekta kostnader
Uppsala universitet har alltid 25% ”Flat rate”. Detta innebär att de indirekta kostnaderna beräknas som 25 % av totala direkta kostnader exklusive ev kostnad för subcontracting.
Subcontracting
Undvik att använda ”Subcontracting” (externa underleverantörer) i möjligaste mån. För att ”Subcontracting” ska vara tillåtet (eligible cost) ska det tydligt framgå av ansökan och ”Description of Work” (Annex I). Kostnader för ”Subcontracting” kan aldrig ingå i underlaget för beräkning av indirekta kostnader.
OBS, spara dokumentation kring upphandling och urvalsprocess om inte leverantören omfattas av befintliga ramavtal. Läs mer på sidan Upphandling.
Kontrakt
Enligt universitetets delegationsordning för projekt inom EU:s ramprogram är det universitetsdirektören som ska skriva under kontraktet (Grant Agreement om UU är koordinator eller Mono-contractor eller Grant Accession om UU är partner) och konsortialavtalet.
All hantering av kontraktsskrivning och rapportering sker elektroniskt i Participant Portal. En detaljerad beskrivning av hanteringen då ett kontrakt blivit beviljat finns på EU-finansiering.
Institutionen ska fylla i en internblankett (som hittas på sidan EU-finansiering) inför universitetsdirektörens påskrift av kontraktet. Prefekten ska skriva under internblanketten.
Konsortialavtal (avtal mellan deltagande partners) ska alltid skickas till juridiska avdelningen för granskning innan universitetsdirektören skriver under. Ofta kräver EU-kommissionen att parterna har upprättat konsortialavtalet innan ev kontrakt skrivs under.