Rutin för universitetsdirektörens beslutsmöte
Observera deadline för anmälan av ärenden: klockan 11.00 torsdagen veckan innan mötet.
Eventuella avvikelser noteras under kommande mötesdatum.
Universitetsdirektörens beslutsmöte äger normalt rum en gång per vecka. Du som handlägger ett ärende av sådan karaktär att det ska beslutas av universitetsdirektör ska bereda ärendet på följande sätt:
- Lägg in samtliga relevanta handlingar i ditt ärende i W3D3 (diariet). (Här hittar du mer information om W3D3.)
- Anmäl ditt ärende via denna e-postlänk till sekreteraren för beslutsmötet, Pernilla Lönner. Detta ska ske senast klockan 11.00 på torsdagen veckan innan mötet (se nedan för ev. avvikande datum). När anmälan görs ska samtliga relevanta handlingar finnas på plats i W3D3.
Lämna vid anmälan uppgift om:
- mötesdatum,
- ärendemening,
- diarienummer,
- namn på föredragande,
- vilka handlingar i ärendet som utgör underlag till mötet (samma namn som i diariet, t.ex. förslag beslut, PM, avtal etc.),
- vilken handling/vilka handlingar som universitetsdirektören ska signera,
- namn på annan person som följer med (om aktuellt).
Vid mötet
- På beslutsmötet föredrar du kortfattat ärendet för universitetsdirektören och akademiombudsmannen. Om du själv inte kommer att föredra ärendet utan skickar någon annan i ditt ställe ska detta meddelas sekreteraren för beslutsmötet.
- Beslutsmötet hålls i Segerstedthuset och information om aktuell möteslokal skickas med kallelsen till respektive möte. Om du inte har din arbetsplats i Segerstedthuset kan du kontakta sekreteraren för att få en Zoomlänk till mötet.
- Du som föredragande ansvarar för att ta med de handlingar som ska signeras till beslutsmötet. Om du behöver delta via Zoom kan universitetsdirektören använda sig av digital signatur (läs om digital signatur vid Uppsala universitet).
- Efter att beslut fattats avvaktar du med att stänga ditt ärende i W3D3 tills beslutsprotokollet kopplats till ärendet av sekreteraren för beslutsmötet.
- OBS! Du som föredragande ansvarar även för att handlingar som skrivits under på mötet (avtal, beslut, PM etc.) diarieförs och expedieras.
Vilka handlingar ska finnas i W3D3?
1. En PM som kortfattat förklarar ditt ärende (se mall nedan).
2. Den handling du vill ska undertecknas av universitetsdirektören.
3. Eventuellt beslut (se mall).
Observera att det förs beslutsprotokoll vid sammanträdet. Särskilda beslutshandlingar krävs i normalfallet inte t.ex. vid beslut om godkännande att prefekt ingår avtal om uppdragsforskning/uppdragsutbildning överstigande delegation. Protokollsutdraget från mötet räcker i det fallet. Om du är osäker om vad som gäller i ditt ärende – kontakta sekreteraren för mötet.
4. Övriga handlingar som är relevanta i ärendet och som universitetsdirektören bör ta del av innan beslut fattas.
Exempel 1: Du har ett avtal som universitetsdirektören ska skriva under. Registrera själva avtalet samt en PM som i korthet beskriver ditt ärende (se mall nedan). Registrera även juridiska avdelningens eventuella kommentarer. (Särskild beslutshandling krävs inte i normalfallet).
Exempel 2: Du har upprättat ett förslag till handläggningsordning som universitetsdirektören ska fastställa. Registrera den föreslagna handläggningsordningen samt förslag till beslut. Ifall det finns mycket att redogöra för i ärendet komplettera också med en PM. (Särskild beslutshandling krävs i normalfallet).
Mallar:
Om ditt ärende ska vidare till rektor för undertecknande ska särskild PM-mall användas (ärende utanför RS). Kontakta sekreteraren för att få tillgång till denna PM-mall alternativt ladda hem den från RS-portalen.
HT-22
Måndag 12 december kl. 13.30
Måndag 19 december kl. 13.30
VT-23
Vårterminens första beslutsmöte hålls måndag 16 januari kl. 13.30.
Fler datum för vårterminen publiceras här snart.