Rutin för universitetsdirektörens beslutsmöte
Universitetsdirektörens beslutsmöte äger normalt rum en gång per vecka. Du som handlägger ett ärende av sådan karaktär att det ska beslutas av universitetsdirektör ska bereda ärendet på följande sätt:
- Lägg in samtliga relevanta handlingar i ditt ärende i W3D3 (diariet). (Här hittar du mer information om W3D3.)
- Anmäl ditt ärende via denna e-postlänk till sekreteraren för beslutsmötet, Magdalena Flemström. Detta ska ske senast kl 12 på torsdagen veckan innan mötet. När anmälan görs ska samtliga relevanta handlingar finnas på plats i W3D3.
- Lämna vid anmälan uppgift om:
- ärendemening,
- diarienummer,
- vilka handlingar i ärendet som utgör underlag till mötet (samma namn som i diariet, ex förslag beslut, PM, avtal etc.),
- namn på föredragande,
- namn på ev. annan person som följer med.
- På beslutsmötet föredrar du kortfattat ärendet för universitetsdirektören. Ifall du själv inte kommer att föredra ärendet utan skickar någon annan i ditt ställe ska detta meddelas sekreteraren för beslutsmötet.
- Om det krävs en fysisk underskrift av universitetsdirektören tar du med dig utskrivna original till mötet.
- Efter att beslut fattats avvaktar du med att stänga ditt ärende i W3D3 tills beslutsprotokollet kopplats till ärendet av sekreteraren för beslutsmötet.
- OBS! Du ansvarar även för att handlingar som skrivits under på mötet (avtal, beslut, PM etc.) diarieförs.
Vilka handlingar ska finnas i W3D3?
1. En PM som kortfattat förklarar ditt ärende (se mall nedan).
2. Den handling du vill ska undertecknas av universitetsdirektören.
3. Eventuellt beslut (se mall).
4. Övriga handlingar som är relevanta i ärendet och som universitetsdirektören bör ta del av innan beslut fattas.
Ex: Du har ett avtal som universitetsdirektören ska skriva under. Registrera själva avtalet samt en PM som i korthet beskriver ditt ärende (se mall nedan). Registrera även juridiska avdelningens eventuella kommentarer.
Ex: Du har upprättat ett förslag till handläggningsordning som universitetsdirektören ska fastställa. Registrera den föreslagna handläggningsordningen samt förslag till beslut. Ifall det finns mycket att redogöra för i ärendet komplettera också med en PM.
Mallar:
Om ditt ärende ska vidare till rektor för undertecknande ska särskild PM-mall användas (ärende utanför RS). Kontakta sekreteraren för att få tillgång till denna PM-mall alternativt ladda hem den från RS-portalen.
Kommande mötesdatum:
Hösten 2020:
Måndag 14 december kl. 13.30 Per Abrahamsson (Caroline Sjöberg frånvarande)
Våren 2021:
Måndag 18 januari kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 25 januari kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 1 februari kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 8 februari kl. 13.30
Måndag 15 februari kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 22 februari kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 1 mars kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 8 mars kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 15 mars kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 22 mars kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 29 mars kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Tisdag 6 april kl. 15.30 Caroline Sjöberg (måndag röd dag - annandag påsk)
Måndag 12 april kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 19 april kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 26 april kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 3 maj kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 10 maj kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 17 maj kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 24 maj kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 31 maj kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 7 juni kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 14 juni kl. 13.30 Caroline Sjöberg
Måndag 21 juni kl. 13.30 Caroline Sjöberg