Förbered organisationsutveckling
Den förberedande fasen är ofta den mest omfattande. Checklistan ger rekommendationer på viktiga steg vid förberedelse av en organisationsförändring. Vilka steg och i vilken ordning de görs beror helt på vilken förändring det handlar om. Anpassa efter era behov! Tänk på att förändringsarbete kräver tid, energi och resurser.
Checklista
Gör en nulägesanalys utifrån de behov som uppkommit och identifiera problem och möjligheter.
Involvera berörda personer tidigt i processen. Det gäller t.ex. vicerektor, dekan, områdes/fakultetsnämnd, områdeskansli, medarbetare, skyddsombud. Inventera chefernas kunskap om att leda i förändring och stärk vid behov deras kompetens. Se till att de har den information som behövs för att kunna svara på frågor och informera medarbetarna.
Ta fram en tydlig målbild av önskat läge. Tänk igenom vad syftet med förändringen är och vad som kommer att vara annorlunda när den är genomförd,. Vilken är nyttan? Vad blir konsekvenserna av att inte genomföra en förändring? Engagera personal och studenter aktivt.
Informera arbetstagarorganisationerna enligt MBL §19. Det är bra om detta görs i ett tidigt skede i processen.
Ta fram förslag på lösning.
Stäm av på vilken nivå nödvändiga beslut måste tas. Om konsistoriet eller områdes-/fakultetsnämnd ska fatta beslut måste fakulteter och områdeskanslier informeras särskilt.
Förhandla med arbetstagarorganisationerna enligt MBL §11, efter riskbedömning där medarbetare och skyddsombud deltar.
Besluta om förändring. Beredning av beslutet ser olika ut beroende på om det är institutionsstyrelsen eller konsistoriet som ska besluta.
Ta fram en plan för genomförandet. Fundera på hur ni ska följa upp genomförandet kopplat till målbilden. Bestäm från början vilka mått som kan mäta förändringens framgång och hur det kan utvärderas.
Kommunicera löpande för att skapa förståelse, delaktighet och samsyn. Informera de berörda medarbetarna så snart det är möjligt om vad som är på gång. Det är lättare att ta till sig en förändring när man förstår syftet och behovet av den. Se medarbetarna som en resurs!
Verktyg och länkar
- Projektmodell med mallar för ett strukturerat arbetssätt
- Medarbetarundersökning - del i nulägesanalysen
- Riskbedömning, en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet
Stöd i arbetet
- HR chefsutveckling ger stöd genom konsultation till chefer och ledningsgrupper. Ger utbildningar i att leda i förändring, förändringspsykologi, organisationskunskap m.m.
- Enheten för lednings- och utvecklingsstöd ger stöd att arbeta strukturerat, i utvecklings- och projektarbete, med processer, workshopledning m.m.
- Områdeskanslierna ger ett brett stöd vid planering inför och genomförande av organisationsförändringar.