Hoppa till huvudinnehållet

Du besöker just nu Medarbetarportalen utan att vara inloggad. Logga in så får du tillgång till personanpassat material. Logga in Externa användare Glöm tidigare val

  • Student
  • Medarbetare
  • Alumn
  • Press
Support / Hjälpsidor
Uppsala universitet
  • In English
  • Logga in
    • Gemensam webbinloggning
    • Glöm tidigare val Externa användare
    • Osäker på vad du ska logga in som?
  • Uppsala universitet
  • MP Start
  • Din anställning
    • Allt om din lön
    • Arbetstagarorganisationer
    • Arbetstid
    • Arbetsmiljö och lika villkor
    • Din anställning upphör
    • Bisysslor
    • Friskvård
    • Företrädesrätt till högre sysselsättningsgrad
    • Förmåner
    • Försäkringar
    • Föräldraledighet och VAB
    • Introduktion för nyanställda
    • Karriär
    • Kollektivavtal/MBL-förhandling
    • Kompetensutveckling
    • Lär känna ditt universitet
    • Nätverk
    • Pension
    • Semester
    • Sjuk- och friskanmälan
    • Övriga ledigheter
  • Stöd och service
    • Inköp och upphandling
    • Blanketter, mallar och verktyg
    • Campusområden/institutioner m.m.
    • Dataskyddsförordningen
    • Diarieföring & arkivering
    • Ekonomi
    • Försäkringar
    • Handböcker
    • Internationalisering
    • IT och telefoni
    • Juridik
    • Kommunikation
    • Kompetensförsörjning, rekrytering och befordran
    • Konferens och resfria möten
    • Kris och krisstöd
    • Lokaler
    • Miljöarbete
    • Resor
    • Studentrekrytering
    • Säkerhet
    • Uppdragsutbildning
  • Forska
    • Avtal
    • EU:s ramprogram
    • Forskarutbildning
    • Forskningsetik
    • Forskningsdata
    • Forskarnätverk
    • Geodata och GIS
    • Infrastruktur och resurser
    • Kommunicera din forskning
    • Publicera och registrera
    • Rådet för forskning
    • Innovationsstöd
    • Stöd för samverkan
    • Utvärderingar
    • Uppsala universitets forskarhandbok
  • Undervisa
    • Distansundervisning
    • E-lärande
    • Juridik och regelverk
    • Konferenser, kurser och seminarier
    • Kvalitet och utvärdering
    • Läsår, terminer och perioder
    • Pedagogisk utveckling
    • Rådet för utbildning
    • Språkverkstaden för lärare
    • Studieadministration
    • Stöd och service till lärare
    • Stöd och service till studenter
    • Utbildningens ramar
    • Utbildningsutbud
  • Vårt UU
    • Akademiska traditioner
    • Alumnverksamhet
    • Donationer och sponsring
    • Internationella nätverk
    • Kalendarium
    • Mål och strategier
    • Lediga jobb
    • Organisation och styrning
    • Projekt och verksamhetsutveckling
  • Katalogen
  • MP Start
  • Din anställning
  • Stöd och service
  • Forska
  • Undervisa
  • Vårt UU
  • Katalogen
!
Support och hjälpsidor
  • Stöd och service/
  • Blanketter, mallar och verktyg/
  • Administrativa stödroller på institutionsnivå/
  • Gå till Stöd och service Blanketter, mallar och verktyg
    • Dokument och mallar för rektorsbeslut
    • Universitetsdirektörens beslutsmöte

Administrativa stödroller på institutionsnivå

Administrativa stödroller på institutionsnivå

Universitetsgemensamma, administrativa stödroller på institutionsnivå avspeglar det stöd som utförs vid institutioner inom olika sakområden. I dagsläget finns framtaget universitetsgemensamt material för stödroller inom HR, ekonomi och registratur/arkiv.

Genom att beskriva arbetsuppgifter och kompetensbehov tydliggörs respektive roll och vilka förväntningar en institutionsledning kan ha på sina administrativa stödfunktioner. Vägledningsmaterialet och rollbeskrivningarna kan användas på olika sätt i olika situationer, men gemensamt är att det kan ligga till grund för analys, dialog och planering.
 

  • Vad är en administrativ stödroll?
  • Vad är inte en administrativ stödroll? 
  • Hur kan administrativa stödroller bidra till övergripande effektivitet vid universitetet?
  • Beskrivning av roller
  • Hur kan de administrativa stödrollerna användas på institutionsnivå?

 

Vad är en administrativ stödroll?

En administrativ stödroll innehåller ett antal arbetsuppgifter som behöver utföras inom ett visst sakområde för en institutions räkning. Genom att definiera och beskriva administrativa stödroller får ledningen vid en institution vägledning för att tydliggöra och säkerställa det stöd och den ”basadministration” som en institution behöver. Till varje administrativ stödroll finns även kompetensbehov kopplat. De administrativa arbetsuppgifter som i första hand är definierade, är de vars ansvar åligger institutionerna.

En administrativ stödroll kan tilldelas en eller flera personer vid en institution eller underliggande organisatorisk enhet. Det är också möjligt att samordna arbetsuppgifternas utförande så att en person innehar en specifik stödroll för flera institutioners räkning. En person kan också inneha flera administrativa stödroller inom ramen för sin anställning så länge kompetensbehoven är uppfyllda.

Vad är inte en administrativ stödroll?

Det är viktigt att komma ihåg att de administrativa stödrollerna inte utgör befattningar eller är heltäckande arbetsbeskrivningar. Den variation som finns mellan universitetets institutioner vad gäller behov, organisering av arbetet och dess verksamhet gör det viktigt att behålla en flexibilitet i hur delar av arbetet inom ett arbetsområde fördelas och läggs upp. Heltäckande arbetsbeskrivningar inom olika sakområden skulle kunna inverka begränsande för utvecklingen av olika slags anställningar inom universitetet och även motverka att olika slags karriärvägar utvecklas. Vissa administrativa arbetsuppgifter behöver dock utföras, men en medarbetare kan som ovan nämnts inneha flera olika roller inom ramen för sin anställning. En medarbetares arbetsuppgifter kan även till större eller mindre del ligga utanför de dokumenterade rollbeskrivningarna.

Hur kan administrativa stödroller bidra till övergripande effektivitet vid universitetet?

I reviderade Mål och strategier för Uppsala universitet står följande:

  • Universitetets verksamhetsstöd består av universitetsförvaltningen, universitetsbiblioteket, Uppsala universitet Innovation samt stödfunktioner vid vetenskapsområden/fakulteter och institutioner. Genom administrativt stöd, råd och sakkunskap skapar verksamhetsstödet förutsättningar för universitetet att bedriva sina huvuduppgifter och nå sitt övergripande mål. Verksamhetsstödet säkerställer även rättssäkerhet och effektiv resursanvändning i universitetets myndighetsutövning.
  • Universitetsgemensamma och verksamhetsnära administrativa stödfunktioner ska samspela och stärka varandra. Kvalitet och effektivitet i universitetets stödfunktioner uppnås genom ökad sam­ordning samt en tydlig ansvars- och arbetsfördelning. De resurser som avsätts för administrativa stödfunktioner ska användas kostnadseffektivt och alltid med utgångspunkt i kärnverksamhetens behov. Universitetets verksamhetsstöd ska utveckla arbetssätt och administrativa processer med omvärldsanalys och forskningsbaserad kunskap som grund.

Det övergripande syftet med att arbeta med administrativa stödroller är att bidra till ovanstående målsättningar. Tydliga administrativa stödroller, väldefinierade stödprocesser och integrerade stödsystem är viktiga delar av ett effektivt administrativt stöd som ska svara mot verksamhetens behov och förutsättningar.

Beskrivning av roller

  • Administrativ stödroller för HR
  • Administrativ stödroller för ekonomi
  • Administrativa stödroller för registratur och arkiv

Hur kan de administrativa stödrollerna användas på institutionsnivå?

För att utgöra ett praktiskt stöd till ledningen vid institutionerna kan de administrativa stödrollerna användas på olika sätt och i olika situationer. Några exempel är:

  • Ge ledningen för en institution överblick över vilka arbetsuppgifter som utförs inom vissa sakområden. Med andra ord kan rollbeskrivningarna förtydliga vad ledningen kan förvänta sig av den administrativa stödfunktionen på institutionen. 
  • Förtydliga utgångspunkter för institutionens bemanningsplanering och underlätta samarbete över organisatoriska gränser.
    Vägledning vid bemanningsplanering
  • Stöd vid rekrytering, som en del av underlaget för kravprofil.
    Vägledning vid rekrytering - kravprofil
  • Underlag för samtal om kompetensutveckling i medarbetarsamtal.
    Vägledning vid medarbetarsamtal

Vägledningsmaterial för administrativa stödroller

Beskrivning av roller i pdf-format:

  • Beskrivning av administrativa roller HR 
  • Beskrivning av administrativa roller ekonomi
  • Beskrivning av administrativa roller registratur och arkiv

Kontakt

HR: Pär Cederholm

Ekonomi: Hanna Mörtberg

Arkiv och registratur: Magdalena Flemström

Innehållsansvarig: 30 januari 2023

  • In English
  • Support och hjälpsidor
Logga in
  • Gemensam webbinloggning
  • Glöm tidigare val Externa användare
  • Osäker på vad du ska logga in som?
  • Kontakta oss
  • Telefon, växel internt: 987
  • Telefon, växel externt: 018-471 00 00
  • Redaktionen
  • Registrator
  • Visselblåsarfunktion
  • Support
  • Tillgänglighetsredogörelse
  •  
  • Org. nr: 202100-2932
  • VAT-nr: SE202100293201
  • PIC: 999985029
  • Fakturaadress
  •  
  • Vid en krissituation
  • Vid akut fara för liv, hälsa eller egendom ring SOS alarm (00) 112.
  • Vid allvarlig händelse, ring universitetets larmnummer 018‑471 25 00.
  • Checklista vid kris
Uppsala universitet använder kakor (cookies) för att webbplatsen ska fungera bra för dig. Läs mer om kakor.