Administrativa stödroller på institutionsnivå
Universitetsgemensamma, administrativa stödroller på institutionsnivå avspeglar det stöd som utförs vid institutioner inom olika sakområden. I dagsläget finns framtaget universitetsgemensamt material för stödroller inom HR, ekonomi och registratur/arkiv.
Genom att beskriva arbetsuppgifter och kompetensbehov tydliggörs respektive roll och vilka förväntningar en institutionsledning kan ha på sina administrativa stödfunktioner. Vägledningsmaterialet och rollbeskrivningarna kan användas på olika sätt i olika situationer, men gemensamt är att det kan ligga till grund för analys, dialog och planering.
- Vad är en administrativ stödroll?
- ...och vad är det inte?
- Hur kan administrativa stödroller bidra till övergripande effektivitet vid universitetet?
- Beskrivning av roller
- Hur kan de administrativa stödrollerna användas på institutionsnivå?
Vad är en administrativ stödroll?
En administrativ stödroll innehåller ett antal arbetsuppgifter som behöver utföras inom ett visst sakområde för en institutions räkning. Genom att definiera och beskriva administrativa stödroller får ledningen vid en institution vägledning för att tydliggöra och säkerställa det stöd och den ”basadministration” som en institution behöver. Till varje administrativ stödroll finns även kompetensbehov kopplat. De administrativa arbetsuppgifter som i första hand är definierade, är de vars ansvar åligger institutionerna.
En administrativ stödroll kan tilldelas en eller flera personer vid en institution eller underliggande organisatorisk enhet. Det är också möjligt att samordna arbetsuppgifternas utförande så att en person innehar en specifik stödroll för flera institutioners räkning. En person kan också inneha flera administrativa stödroller inom ramen för sin anställning så länge kompetensbehoven är uppfyllda.
…och vad är det inte?
Det är viktigt att komma ihåg att de administrativa stödrollerna inte utgör befattningar eller är heltäckande arbetsbeskrivningar. Den variation som finns mellan universitetets institutioner vad gäller behov, organisering av arbetet och dess verksamhet gör det viktigt att behålla en flexibilitet i hur delar av arbetet inom ett arbetsområde fördelas och läggs upp. Heltäckande arbetsbeskrivningar inom olika sakområden skulle kunna inverka begränsande för utvecklingen av olika slags anställningar inom universitetet och även motverka att olika slags karriärvägar utvecklas. Vissa administrativa arbetsuppgifter behöver dock utföras, men en medarbetare kan som ovan nämnts inneha flera olika roller inom ramen för sin anställning. En medarbetares arbetsuppgifter kan även till större eller mindre del ligga utanför de dokumenterade rollbeskrivningarna.
Hur kan administrativa stödroller bidra till övergripande effektivitet vid universitetet?
I reviderade Mål och strategier för Uppsala universitet står följande:
- Universitetets verksamhetsstöd består av universitetsförvaltningen, universitetsbiblioteket, Uppsala universitet Innovation samt stödfunktioner vid vetenskapsområden/fakulteter och institutioner. Genom administrativt stöd, råd och sakkunskap skapar verksamhetsstödet förutsättningar för universitetet att bedriva sina huvuduppgifter och nå sitt övergripande mål. Verksamhetsstödet säkerställer även rättssäkerhet och effektiv resursanvändning i universitetets myndighetsutövning.
- Universitetsgemensamma och verksamhetsnära administrativa stödfunktioner ska samspela och stärka varandra. Kvalitet och effektivitet i universitetets stödfunktioner uppnås genom ökad samordning samt en tydlig ansvars- och arbetsfördelning. De resurser som avsätts för administrativa stödfunktioner ska användas kostnadseffektivt och alltid med utgångspunkt i kärnverksamhetens behov. Universitetets verksamhetsstöd ska utveckla arbetssätt och administrativa processer med omvärldsanalys och forskningsbaserad kunskap som grund.
Det övergripande syftet med att arbeta med administrativa stödroller är att bidra till ovanstående målsättningar. Tydliga administrativa stödroller, väldefinierade stödprocesser och integrerade stödsystem är viktiga delar av ett effektivt administrativt stöd som ska svara mot verksamhetens behov och förutsättningar.
Beskrivning av roller
Hur kan de administrativa stödrollerna användas på institutionsnivå?
För att utgöra ett praktiskt stöd till ledningen vid institutionerna kan de administrativa stödrollerna användas på olika sätt och i olika situationer. Några exempel är:
- Ge ledningen för en institution överblick över vilka arbetsuppgifter som utförs inom vissa sakområden. Med andra ord kan rollbeskrivningarna förtydliga vad ledningen kan förvänta sig av den administrativa stödfunktionen på institutionen.
- Förtydliga utgångspunkter för institutionens bemanningsplanering och underlätta samarbete över organisatoriska gränser.
Vägledning vid bemanningsplanering - Stöd vid rekrytering, som en del av underlaget för kravprofil.
Vägledning vid rekrytering - kravprofil - Underlag för samtal om kompetensutveckling i medarbetarsamtal.
Vägledning vid medarbetarsamtal
Stödmaterialet i pdf-format
Beskrivning av roller i pdf-format:
Kontakt
HR: Pär Cederholm
Ekonomi: Hanna Mörtberg
Arkiv och registratur: Magdalena Flemström