Datahanteringsplan

Datahanteringsplan (DHP)

Att upprätta en datahanteringsplan (DHP) för ett forskningsprojekt ökar förutsättningarna för korrekt hantering av och kvalitetssäkring av forskningsmaterialet. I en DHP beskrivs hur data under forskningsprocessen samlas in, hanteras, organiseras, lagras och tillgängliggörs, samt hur bevarande och arkivering av data säkerställs efter avslutat projekt. En datahanteringsplan bör upprättas redan i början av forskningsprojektet och kontinuerligt uppdateras under arbetets gång.

Utformningen och innehållet i en datahanteringsplan styrs av förutsättningarna för det enskilda projektet och kan även variera beroende på ämnesområde, typ av data och eventuella krav från forskningsfinansiärer.

Förutom de delar som listas nedan bör en datahanteringsplan innehålla grundläggande administrativa uppgifter som projekttitel, projektledare, bidragsgivare, bidragsgivarens projektnummer/diarienummer samt uppgift om version av DHP med datum.

Följande delar brukar ingå när en DHP ska upprättas för ett projekt:

  • Beskrivning av data - återanvändning av befintlig data och/eller produktion av nya data
  • Dokumentation och datakvalitet
  • Lagring och säkerhetskopiering
  • Rättsliga och etiska aspekter
  • Tillgängliggörande och långtidsbevarande
  • Ansvar och resurser

En datahanteringsplan ska diarieföras, helst tillsammans med den ansökan den är kopplad till. Din institution kan bistå med diarieföring. Tänk på att en upprättad datahanteringsplan räknas som allmän handling samt att en DMP kan spridas inom projektet och även delas med finansiärer och andra externa parter. Undvik därför att lägga in sekretessbelagd information eller andra uppgifter som inte bör spridas.

Uppsala universitet tillhandahåller verktyget DMPonline där forskare kan skapa, uppdatera och dela datahanteringsplaner. Anställda vid Uppsala universitet skapar första gången ett konto i DMPonline och kopplar kontot till UU. Framöver kan man då logga in med sitt användar-ID vid UU genom att välja ”Sign in with your institutional credentials”. I DMPonline finns mallar för DHP:er som bygger på riktlinjer från olika finansiärer, ex. Horizon Europa, Horizon 2020 och Swedish Research Council. För UU finns även en allmän mall som bygger på Vetenskapsrådets riktlinjer för datahanteringsplaner.

En datahanteringsplan kan också upprättas som ett enkelt textdokument, men en web-baserad lösning gör en DHP enklare att dela och uppdatera. Projekt med koppling till SciLifeLab kan använda det datakontorets verktyg för datahanteringsplaner.

I DMPonline finns exempel på datahanteringsplaner som är publikt tillgängliga.

Krav från finansiärer

Allt fler finansiärer, både nationellt och internationellt, vill att forskare som tilldelas medel skriver en datahanteringsplan för sitt forskningsprojekt. I många fall utgår finansiärernas mallar för datahanteringsplaner från de så kallade FAIR-principerna som en bärande princip för projektets datahantering.

Svenska finansiärer
För forskningsprojekt som från och med 2019 beviljas bidrag från Vetenskapsrådet, ansvarar medelsförvaltaren för att en datahanteringsplan kommer att finnas på plats när projektet påbörjas. Det åligger projektansvarig forskare vid Uppsala universitet att upprätta en datahanteringsplan innan projektet påbörjas och att underhålla planen. Planen ska inte skickas in till Vetenskapsrådet, men prefekt vid anslagsförvaltande institution ska intyga att en DHP är upprättad innan projektet godkänns i Prisma. För vissa riktade utlysningar krävs en DHP redan vid ansökningstillfället.

Formas har också krav på datahanteringsplan för projekt som får finansiering. Den behöver inte skickas in, men ska kunna uppvisas på förfrågan.

Riksbankens jubileumsfond (RJ) kräver en DHP vid ansökan för projekt som söker inom stödformerna Infrastruktur för forskning och Projekt.

Både VR, Formas och RJ rekommenderar att datahanteringsplanen följer en mall från Science Europe - Core Requirements for Data Management Plans. För projekt med anslag från VR gäller en version av den mallen som tagits fram av Vetenskapsrådet och Sveriges universitets- och högskoleförbund, SUHF. I DMPonline finns en mall med VR:s riktlinjer. De som föredrar det kan använda denna Word-mall.

Läs mer:

 

EU-finansiering

Horizon Europe
Projekt som söker finansiering från Horizon Europe ska lämna in en översiktlig datahanteringsplan (DMP) i samband med ansökan. De projekt som får finansiering ska skicka in en mer detaljerad DMP senast sex månader efter projektets start. Till skillnad från Horizon 2020 är det obligatoriskt med en datahanteringsplan för alla projekt som genererar eller hanterar data.

DMP-mallen för Horizon Europe utgår från principerna för FAIR data och möjligheterna att återanvända data. I DMP ska inte bara hanteringen av data beskrivas utan även andra resurser som projektet tar fram, exempelvis kod, metoder, protokoll, nya material och reagenser.

Horizon 2020
Från 2017 omfattas samtliga beviljade H2020-projekt av ”the Open Research Data pilot” (ORD-pilot). Det innebär att H2020-projekt förväntas göra projektets data  tillgängliga i ett öppet datarepositorium. Projektet ska även skicka in en datahanteringsplan, senast 6 månader efter att projektet startats. Öppen tillgång till projektet data gäller primärt för de data som stödjer publicerade resultat, men man uppmuntras även att göra andra data från projektet tillgängliga.

Projekt kan begära ”opt out” från den öppna data-piloten och behöver då inte göra sina data öppet tillgängliga och inte heller skriva en datahanteringsplan. Men H2020 uppmuntrar ändå alla projekt att skriva en datahanteringsplan, även om det är på frivillig basis om man inte deltar i data-piloten.  Bland möjliga anledningar som ett projekt kan åberopa vid opt out nämns: IPR (Intellectual Property Rights), sekretessfrågor på grund av känsliga data, frågor rörande säkerhetsfrågor på nationell nivå, eller om tillgängliggörandet skulle stå i strid med projektets mål. Opt out från datapiloten kan motiveras och begäras under alla stadier av ett forskningsprojekt.

Riktlinjerna för Horizon Europe och Horizon 2020 inkluderar projekt som får finansiering av European Research Council (ERC) och Marie Skłodowska-Curie Action (MSCA). För H2020 finns delar som är undantagna från ORD-piloten. Det gäller samfinansierade projekt (CO-FUND), priser, ERC proof of concept och ERA-NET projekt som inte producerar data.

DMP-mallar för Horizon Europe, Horizon 2020 och ERC finns i DMPonline

Läs mer:

Andra finansiärer
Även om alla finansiärer inte har krav på en datahanteringsplan så är det vanligt med riktlinjer för hur projektets data ska hanteras och om möjligt göras öppet tillgängliga. Exempelvis har Wellcome Trust krav på en så kallad Output management plan som inkluderar projektets data och för US National Science Foundation gäller att ansökningar måste innehålla en kortfattad datahanteringsplan som beskriver hur projektets data kommer att hanteras och tillgängliggöras.

I databasen Sherpa Juliet finns information om olika finansiärers policy för forskningsdata.

Har du frågor om datahanteringsplaner? -  kontakta datakontoret

Innehållsansvarig: Christer Lagvik 02 mars 2022