Hantering av specifikationer, fakturor m.m.
Behöriga fakturaspecifikationsmottagare
Prefekt/motsvarande beslutar vilka chefer (alternativt verksamhetsnära HR) som ska vara behöriga fakturaspecifikationsmottagare på institutionen/motsvarande. Längre ner på sidan finns information om hur du går tillväga för att ändra/lägga till fakturaspecifikationsmottagare.
I samband med varje fakturering kommer en fakturaspecifikation att finnas tillgänglig på Falcks webbplats. Här finns en länk till inloggningssidan för fakturaspecifikationer (på Falcks webbplats). I specifikationen finns mer detaljerad information om de tjänster som har köpts. Eftersom specifikationerna också innehåller information om vilka medarbetare som nyttjat tjänsterna, är det viktigt att det är rätt personer som har behörighet att se specifikationerna.
Hantering av fakturor och fakturaspecifikationer gällande bas- respektive tilläggstjänster
Fakturor och fakturaspecifikationer gällande bastjänster hanteras av HR-avdelningen. Gällande tilläggstjänster går fakturor direkt till ekonomiadministratör/motsvarande enligt referenskod, och fakturaspecifikationer till utsedd fakturaspecifikationsmottagare, på institutionen/motsvarande. Referenskoden som styr fakturacirkulationen består av org.enhet + 3 nollor. Det innebär att det vanligen är ekonomiadministratören/motsvarande vid institutionen/motsvarande som får fakturan till sin inkorg i Raindance för vidare hantering.
Observera att fakturaspecifikationen inte ska bifogas fakturan då den innehåller känsliga personuppgifter.
För fakturafrågor: fakturasupport@falcksverige.se
Tillgång till fakturaspecifikationer för hela eller delar av institutionen/motsvarande
Om det endast är en chef (prefekt/motsvarande) alternativt verksamhetsnära HR som är utsedd till fakturaspecifikationsmottagare på en institution/motsvarande, så får denne tillgång till specifikationer som innehåller samtliga köpta tilläggstjänster på institutionen/motsvarande.
Om det finns flera chefer alternativt verksamhetsnära HR som är utsedda till fakturaspecifikationsmottagare på en institution/motsvarande, så får dessa tillgång till specifikationer som innehåller köpta tilläggstjänster som rör den egna enheten/avdelningen/motsvarande. Då får prefekt/motsvarande alternativt verksamhetsnära HR inte tillgång till dessa (samtliga) specifikationer och har inte behörighet att se samtliga köpta tjänster på institutionen/motsvarande.
Observera att det för närvarande endast kan vara en behörig fakturaspecifikationsmottagare (en inloggning) per verksamhet/del av verksamhet. (Falck arbetar för att det ska kunna finnas flera fakturaspecifikationsmottagare per organisatorisk enhet framöver. Vi återkommer med mer information längre fram.)
Så här går du tillväga för att ändra/lägga till fakturaspecifikationsmottagare
Varje prefekt/motsvarande beslutar vilka chefer (alternativt verksamhetsnära HR) som ska vara behöriga fakturaspecifikationsmottagare. Hör av er till HR-avdelningen på hr-ufv@uadm.uu.se:
- Om det finns chefer för avdelningar/enheter/motsvarande alternativt verksamhetsnära HR som ska ha, men som inte har fått behörighet som fakturaspecifikationsmottagare, eller
- Om det finns chefer alternativt verksamhetsnära HR som har fått behörighet, men som inte ska vara behöriga fakturaspecifikationsmottagare, eller
- Om någon behörig fakturaspecifikationsmottagare ska ersättas, till exempel vid chefsbyte eller byte av verksamhetsnära HR.
Vid önskad förändring, meddela följande uppgifter:
- Namn och födelsedatum på personen som ska läggas till/tas bort
- Vilken institution/avdelning/enhet/motsvarande personen är ansvarig för
- Vid byte av/borttagande av fakturaspecifikationsmottagare, meddela vilken person som blir ersättare