Originalkvitto krävs för ersättning
Uppsala universitet följer Lagen om offentlig upphandling och inköp ska därmed i första hand följa Inköp av varor och tjänster. Observera att det endast är i undantagsfall utlägg med privata medel kan göras. Ansvaret för att utbetalningar till medarbetare görs enligt gällande lagar och regelverk beskrivs i dokumentet ”prefektens uppgifter och beslutanderätter” (UFV2011/619)
Vad gäller reserelaterade kostnader i tjänsten ska dessa följa reseavtalen.
I de fall du inte kan få tag på det du efterfrågar via ramavtalen ska du be företaget du beställer från att fakturera institutionen. Annars riskerar du att bli förmånsbeskattad vid ev ersättning för utlägg. Du kan prata med institutionens/motsv ekonomiadministratör för information om referensnummer och fakturaadress till institutionen. Detta minskar även den administrativa hanteringen kring inköp. Rådgör även om t.ex. betalning av konferensavgifter.
Vad är ett originalkvitto?
Begär du ersättning för ett utlägg du har gjort i tjänsten krävs det att du lämnar in ett originalkvitto för att du ska kunna bli ersatt.
Ett originalkvitto måste innehålla:
- Datum för utfärdande
- Identifiering av säljaren
- Specifikation av varan/tjänstens art
- Antingen momsbeloppet eller skattesats som möjliggör baklängesräkning.
- Momsregistreringsnummer/innehav av F-skattesedel i förekommande fall
Faktura där ovan saker står med kan tillsammans med ett kontoutdrag på betalningen ersätta kvitto.
Följande är inte godkända kvitton
- Babsremsa (kontokortsslip)
- Kontoutdrag
- Faktura
- Orderbekräftelse/bokning
- Underlag/biljetter/restaurangnotor som det står "ej kvitto" på