This information is not available in English. Now showing the Swedish version.
Rutin - Riskbedömning inför förändring
När förändringar i verksamheten planeras gör verksamhetsansvarig först en verksamhetsanalys som beskriver den planerade förändringen. Underlaget omfattar;
- Behov - vad består ändringarna av? Var ska ändringarna genomföras?
- Omfattning - vilka arbetstagare eller grupper av arbetstagare berörs?
- Metod – hur ska vi genomföra den planerade förändringen?
Förberedelse inför riskbedömning
1. Prefekt/motsvarande informerar skyddsombud och kansli/fakultet/UFV/UUB/motsvarande om förslag till planerad förändring för verksamheten. (se Modell för samverkan vid förändring *).
2. Prefekt/motsvarande kallar sina medarbetare till informationsmöte där förslag till förändring presenteras. I kallelsen bifogas skriftligt underlag på förslaget samt vid behov en organisationsskiss.
På mötet väljs medarbetarrepresentanter som ska medverka vid riskbedömningen.
3. Prefekt/motsvarande kallar skyddsombud och medarbetarrepresentanter till riskbedömningen. Förslag på kallelse.
Om medarbetarna är färre än fem i berörd grupp, kan alla delta vid riskbedömningen om prefekt/motsvarande så önskar. Är gruppen däremot fler än fem medarbetare, utses en representant per grupp/funktion/yrkeskategori/ motsvarande, som företräder sina medarbetares åsikter vid själva riskbedömning. I kallelsen ska en beskrivning om förslag på förändringen finnas med samt vid behov organisationsskiss. Förändringsförslaget är utgångspunkten för riskidentifieringen.
4. Inför riskbedömningen ska berörda medarbetarrepresentanter bidra till att ta fram ett underlag vilka ohälsorisker de medarbetare som inte kommer att delta vid själva riskbedömningen, ser med förändringsförslaget. Medarbetarrepresentanten har även ett ansvar för att ett förarbete görs. I förarbetet ingår att själv förbereda sig och att i samarbete med andra berörda förbereda riskbedömningen.
Genomförande av riskbedömning inför förändring
Riskbedömningen avser att identifiera om risk för ohälsa eller olycksfall föreligger om den föreslagna förändringen genomförs och ska dokumenteras. Använd gärna mall för riskbedömning inför förändring med riskvärdering låg, medel, hög eller mall för riskbedömning inför förändring med riskvärdering riskmatris för dokumentation.
När en större förändring, tex. vid sammanslagningar av avdelningar/institutioner eller vid omfattande omorganisationer, ska riskbedömas rekommenderas att ansvarig chef tar stöd av t.ex. verksamhetsnära HR eller, vid behov, externt stöd för att processleda riskbedömningen. Här finns mer information om vad som förslagsvis kan vara för en processledare att tänka på. Dessutom underlättas processen om en utsedd person får i uppgift att dokumentera de olika stegen i mallen. Dokumentationen kan då följas steg för steg på en storskärm. Fördelen är att alla närvarande ser vad som skrivs in i mallen, ord kan korrigeras direkt och alla har en gemensam bild av genomförd riskbedömning vid mötets avslutande. Förslagsvis kan denna presentationsmall anpassas till aktuellt riskbedömningstillfälle och användas om så önskas.
När riskbedömningen är genomförd finns ett färdigt dokument inklusive handlingsplan för det fortsatta arbetet. Här tydliggörs vilka risker som ska åtgärdas omgående och vilka risker som hanteras på längre sikt.
De åtgärder som ska hanteras på längre sikt kan med fördel samordnas med riskbedömning med handlingsplan för arbetsmiljö som är en del av institutionens/ motsvarande plan för arbetsmiljöarbete.
Riskbedömningen är ett underlag till MBL-förhandling när förändringar genomförs i verksamheten.
För att förtydliga processens olika delar så kan du ta del av processkarta – Riskbedömning inför förändring i verksamheten
Ordlista
Handlingsplan – åtgärder för att eliminera eller minska riskens allvarlighetsgrad till en godtagbar nivå, vem som är ansvarig för respektive åtgärd, när de ska vara genomförda samt när de ska vara kontrollerade (uppföljning i syfte att se om åtgärden har haft effekt på identifierad risk har genomförts).
Riskbedömning – riskidentifiering och riskvärdering
Riskidentifiering – identifiera organisatoriska, sociala och fysiska arbetsmiljörisker för ohälsa och olycksfall
Riskmatris – matris som kan användas som stöd för att göra riskvärdering
Riskvärdering – värdera hur allvarlig identifierad risk är genom att väga samman hur stor sannolikheten är att ohälsa eller olycksfall uppstår och hur svåra konsekvenser det skulle bli om risken inträffade.