This information is not available in English. Now showing the Swedish version.
Reseersättning - Handbok administratör
Här kan du logga in i Primula webb
Vad har hänt?
- Medarbetaren har egenrapporterat sin reseräkning i Primula webb
- Lönespecialisten har granskat registreringen och kvitton
- Vad granskar lönespecialisten?
Vad är din uppgift som administratör?
- Lägga in/granska konteringsuppgifterna
- Granska att räkningen är inom budget
Därefter skickar du ärendet vidare till en attesterare. Om ärendet ska skickas till en annan orgenhet eller returneras på grund av fel ska du som administratör skicka ärendet/returnera enligt någon av alternativet under steg fem i handboken nedan och även skicka ett e-post meddelande till lon@uu.se innehållande ärende-id och aktuell information.
Var är ärendet i flödet?
Om du vill se var aktuellt ärende befinner sig i flödet kan du se detta i den sista fliken i ärendet, placera musmarkören på varje steg i flödet för mer information om vad som skett i ärendet. Du kan även välja ”Visa alla händelser” för mer detaljerad information.
Detaljerad beskrivning
1. Välj handlägga
Klicka på ”Handlägga” som du finner i vänsterspalten.
2. Välj rubrik
Klicka på rubrik nummer ”05. Resor/utlägg/förmåner”
3. Välj aktuellt ärende
Välj aktuellt ärende att granska och kontera genom att klicka på ärendet i vänsterspalten.
Du kan även filtrera om du har många ärenden att hantera, genom att klicka på tratt-ikonen som finns i övre delen i vänsterspalten. Du kan filtrera på typ av reseärende, person mm.
3. Lägg in/kontrollera konteringsuppgifter
Lägg in och eller granska konteringsuppgifterna i de olika flikarna i ärendet. I fliken ”Allmän info” heter konteringsknappen ”Generell kontering” vilket är den övergripande konteringen i ärendet.
I övriga flikar kan (bör gällande vissa utläggsalternativ) en avvikande kontering läggas till i knappen ”Avv. kont”. Läs mer i handboken för kontering.
4. Granska att utlägget är inom budget
Gå till fliken ”Beräkna och skicka” och gör en beräkning genom att trycka på knappen ”Spara/beräkna”, granska därefter resultatet. Du kan visa konteringen på varje rad i resultatet genom att välja ikonen som ser ut som en skärm med ett öga på.
5. Skicka vidare
Skicka eller returnera ärendet enligt något av nedanstående alternativ.
Ärendet är korrekt och ska skickas vidare för attest
Välj "Skicka ärende" - Du skickar vidare ärendet till attestanten
Vid fel, ärendet ska skickas till annan orgenhet
Ange först motivering i "Beslut/motivering" och ange därefter vilken orgenhet ärendet ska skickas till under ”Välj annan mottagare om det normala flödet ska frångås” och ”Välj annan organisation”. Observera att du även ska skicka ett e-postmeddelande till lon@uu.se med information om ärende-id och vilken enhet som ärendet ska skickas till. Det är mycket viktigt att Löneenheten får information om ärendet då det på grund av Primulas uppbyggnad annars riskerar att fastna bland redan hanterade ärenden. Klicka sedan på "Skicka ärende".
Vid fel, ärendet ska korrigeras av den som skapade ärendet
Ange först motivering i "Ange beslut/motivering", det är viktigt att du även skriver att personen måste skicka ett mail till lon@uu.se när ändringen är gjord och ärendet är skickat på nytt för att ärendet inte ska fastna hos Löneenheten, i mailet ska ärende-id framgå.
Välj därefter personens namn under ”Välj annan mottagare om det normala flödet ska frångås” och fältet ”Välj annan person”. Välj därefter "Skicka ärende".
Vid fel, ärendet ska skickas tillbaka ett steg i flödet och ändras/kompletteras av Löneenheten
Ange först en motivering i "Ange beslut/motivering" och därefter "Returnera ärende". Observera att du även ska skicka ett e-postmeddelande till lon@uu.se med information om ärende-id och information om aktuellt fel. Det är mycket viktigt att Löneenheten får information om ärendet då det på grund av Primulas uppbyggnad annars riskerar att fastna bland redan hanterade ärenden.