This information is not available in English. Now showing the Swedish version.
Frågor och svar om Leverantörsfakturor
Innehåll:
Skanning
Kreditfaktura
Förfallodag
Rätta/Makulera faktura
Cirkulation
Moms
Granskning och attestering/signering
Övrigt
Skanning
Hur hanteras en leverantörsfaktura där originalet har förkommit?
Efter kontroll att det inte finns någon faktura i Raindance kontaktas leverantören för att få en fakturakopia.
Hur hanteras en leverantörsfaktura som inte är utställd på Uppsala universitet?
Alla fakturor som ska betalas av universitetet ska vara ställda till Uppsala universitet.
Faktura utställd till annan, t.ex. Akademiska sjukhuset, ska returneras till leverantören med begäran om korrekt utställd faktura om det är universitetet som ska betala. Om fakturan redan är skannad och inläst i Raindance ska den skrivas ut, returneras till leverantören med begäran om ny faktura och därefter makuleras den i Raindance. Tänk på att ange en orsak till makuleringen i Meddelandefunktionen.
Om en faktura som inte är utställd till Uppsala universitet kommit in i Raindance cirkuleras fakturan till fakturacentralens inkorg (FAC) som ser till att fakturan hamnar rätt. Tänk på att ange ett meddelande till Fakturacentralen om vad som är fel.
Hur hanteras en leverantörsfaktura med noll (0) kronor att betala?
En faktura med noll (0) kronor att betala kan innehålla viktig information! Om en faktura är utställd till universitetet med noll kronor att betala ska fakturan skannas. Om fakturan inte innehåller moms som ska redovisas ska den, efter utredning att beloppet är korrekt, makuleras i Raindance. Ange orsak till att fakturan ska makuleras i Meddelandefunktionen (pennan) och cirkulera den sen till AEU via fakturacentralens inkorg (FAC) som ser till att fakturan makuleras.
Läs mer under avsnittet Moms på nollfakturor där moms ska redovisas.
Kreditfaktura
Hur hanteras kreditfakturor?
Alla kreditfakturor ska hanteras i Raindance. Kom ihåg att matcha den mot en utgående betalning, bevaka matchning eller begära återbetalning av beloppet från leverantören samt att vid behov ändra förfallodag. För ändring av förfallodag, se nedan.
Hur tas en definitiv leverantörsfaktura, som inte ska utbetalas, bort om det inte inkommer en kreditfaktura från leverantören?
Maila ekonomisupport@uadm.uu.se och ange vilken faktura som inte ska betalas och anledningen till det. Orsak till att fakturan inte ska utbetalas anges även i Meddelandefunktionen (pennan) på leverantörsfakturan i portalen. Avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) registrerar en kreditfaktura i Raindance och sätter fram fakturans förfallodatum samt granskar och konterar den. Fakturan cirkuleras därefter till institutionen för kontroll och attest. När fakturan är attesterad skriver AEU av fakturorna mot varandra (betalningsmarkerar).
Förfallodag
Hur och var ändras förfallodag?
Förfallodag kan ändras på en faktura i den elektroniska hanteringen i Raindance så länge den har status Prel. Välj funktionen Ändra faktura varpå fältet för förfallodag blir tillgängligt för ändring. Tänk på att ange en orsak till ändringen i meddelandefunktionen (pennan). Har fakturan status Def kan förfallodatum bara ändras i avancerat via Leverantörsreskontra - Faktura - Registrering (kommando RK:LFR). Orsak till ändringen anges då på Anmärkningsraden.
Varför händer det att fakturabildens förfallodatum inte är samma som det som registrerats i textrutan?
Skillnaden kan bero på att förfallodatumet räknas ut med ledning av fakturans datum och det betalningsvillkor som är angivet på leverantörsupplägget, vanligtvis 30 dagar. (I samband med beställningen ska enligt universitetets föreskrifter inte kortare kredittid än 30 dagar accepteras.)
Rätta/Makulera faktura
Hur rättas en leverantörsfaktura som har registrerats på fel leverantör/leverantörsid?
Fakturan cirkuleras till fakturacentralens inkorg (FAC) som ser till att fakturan makuleras, registreras om på rätt leverantör samt cirkuleras åter till institutionen. Tänk på att ange ett meddelande till Fakturacentralen om vad som är fel.
Hur ändras felaktigt belopp/momsbelopp?
Vanligen ska inte beloppen ändras på en faktura men om en faktura skannats med fel fakturabelopp/momsbelopp jämfört med vad som står på fakturabilden ändras belopp via knappen Ändra faktura.
På utländsk faktura ska aldrig moms läggas in via Ändra faktura utan den ska vid svensk moms konteras via radtyp Kmoms.
Om angiven moms på fakturan ska korrigeras t.ex. vid representation ska momsbeloppet korrigeras via radtyp Kmoms i slutkonteringen genom att i kredit ange det belopp som momsen ska minskas med.
Om leverantören ställt ut en faktura med felaktiga belopp ska en kreditfaktura begäras från leverantören som justerar fakturerat belopp.
Hur hanteras en faktura som är definitivsatt men där totalbeloppet är felaktigt/för lågt t.ex. för att beloppet är exklusive moms?
Fyll i blankett EA17/EA18 och ange de belopp som inte kommit med på fakturan i Raindance och bifoga leverantörsfakturan bakom. Notera också på blanketten vad som blivit fel. Skicka sen underlagen för skanning. Om det kompletterande utbetalningsbeloppet bara avser moms kan fakturan inte sen hanteras som vanligt i ekonomisystemet. Läs då mer på sidan Moms på leverantörsfakturor.
Hur rättas en leverantörsfaktura som har skannats felaktigt så att fakturabilden består av flera fakturor?
Om fakturan har status Prel cirkuleras den till fakturacentralens inkorg (FAC) som ser till att fakturan makuleras och skannas om på rätt sätt. Tänk på att ange ett meddelande till Fakturacentralen om vad som är fel. Har fakturan hunnit bli definitivsatt (status Def) kontaktas avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) via ekonomisupport@uadm.uu.se som ser till att den bakomliggande fakturan blir omskannad.
Hur hanteras en leverantörsfaktura som är ankomstbokad på fel organisatorisk enhet?
Om en faktura blir registrerad hos fel institution och därmed ankomstbokförd på fel organisatorisk enhet, ska fakturan cirkuleras vidare. Om det är känt vem som ska ha fakturan kan den direkt cirkuleras vidare till den användaren. Är det inte känt kan fakturan cirkuleras till fakturacentralens inkorg (FAC) som ser till att fakturan hamnar rätt. Tänk på att ange ett meddelande till Fakturacentralen om vad som är fel.
Fakturan kommer att vara ankomstbokad på fel organisatorisk enhet, dvs. preliminär kostnad, leverantörsskuld och ev. moms. I samband med slutkonteringen anges rätt organisatorisk enhet. Organisatorisk enhet ska inte ändras under fakturauppgifter till höger i bild. Huvudbokens saldon uppdateras (preliminära kostnaden bokas bort) när fakturan blir attesterad och signerad, dvs. får status Def. Leverantörsskulden bokas bort när fakturan blir utbetald dvs. får status Hbet.
När kan en leverantörsfaktura makuleras?
En faktura ska aldrig makuleras utan utredning! Ange orsak till att fakturan ska makuleras i Meddelandefunktionen (pennan) och cirkulera den sen till AEU via fakturacentralens inkorg (FAC) som ser till att fakturan makuleras. Endast fakturor med status Ny och Prel kan makuleras och är möjligt i följande fall:
- Fakturan är felaktigt utställd av leverantören. Kan makuleras om det är överenskommet med leverantören. Om leverantören kommer att skicka en kreditfaktura måste både debet- och kreditfakturan hanteras i portalen.
- Fakturan har noll (0) kronor att betala och innehåller inte någon moms som ska redovisas, se vidare vid Hur hanteras en faktura med noll kronor att betala? och Hur hanteras en faktura, t.ex. från SEB Kort Bank AB, där fakturabeloppet är noll men innehåller moms som ska redovisas?
Vid tveksamhet kontaktas avdelningen för ekonomi och upphandling, t.ex. via. ekonomisupport@uadm.uu.se.
Hur åtgärdas (makuleras) en faktura med status Def som inte ska utbetalas?
Faktura med status Def kan inte makuleras enligt ovanstående i portalen utan måste skrivas av emot en kreditfaktura. Maila ekonomisupport@uadm.uu.se och ange vilken faktura som ska skrivas av och orsaken till det. Orsak till avskrivningen anges även i Meddelandefunktionen (pennan) på leverantörsfakturan i portalen. Avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) registrerar in en kreditfaktura i Raindance och sätter fram fakturans förfallodatum samt granskar och konterar den. Fakturan cirkuleras därefter till institutionen för kontroll och attest. När fakturan är attesterad skriver AEU av fakturorna mot varandra (betalningsmarkerar).
Går det att ändra en leverantörsfaktura som finns i någon annans inkorg?
Ibland upptäcks först efter det att en faktura cirkulerats vidare att något inte var helt korrekt. Enklast är att den användare som nu har fakturan i sin inkorg cirkulerar den tillbaka till den som ska rätta. Ändringar kan också göras genom att ta upp fakturan genom funktionen Faktura - Sök - Leverantörsfaktura.
Ekonomiadministratör kan också via Centralen ändra fakturan direkt i någon annans inkorg. Ibland kan det sättet vara lättare för att snabbt rätta fakturan trots att den ligger i en annan användares inkorg.
Allt loggas och det syns i funktionen Historik vem som ändrat, men tänk på att till vissa ändringar är det nödvändigt att göra en anteckning i fakturans Meddelandefunktion.
Läs mer i lathunden för sökning av faktura om hur fakturor söks fram.
Cirkulation
Går det att dela en leverantörsfaktura med en annan institution?
En faktura kan delas mellan flera institutioner men den måste först anlända till en institution, dvs. till institutionen som har den referenskod som angivits av leverantören. Det är på den institutionen fakturan blir ankomstbokförd. Därefter kan fakturan cirkuleras till de användare på den egna institutionen som ska granska, kontera och attestera/signera fakturan samtidigt som fakturan även cirkuleras till den andra institutionen. Det går att cirkulera fakturan till flera användare samtidigt. Var och en utför sin del av konteringen och cirkulerar fakturan vidare till sin attestant för attest och signering. Fakturan blir inte definitivsatt (status Def) förrän hela fakturan är attesterad och signerad. Endast fakturor med status Def sänds för utbetalning till leverantören.
Moms
Hur korrigeras moms om den inte kan lyftas?
Om angiven moms på fakturan ska korrigeras t.ex. vid representation ska momsbeloppet korrigeras via radtyp Kmoms i slutkonteringen genom att i kredit ange det belopp som momsen ska minskas med. Momsloppet ska inte ändras under fakturauppgifter till höger i bild.
Hur hanteras leverantörsfakturor från statliga myndigheter som felaktigt har debiterat moms?
Ta kontakt med myndigheten och kom helst överens om att fakturan ska makuleras och att de skickar en ny utan moms. Ändra varken momsbelopp eller fakturabelopp i systemet. Myndigheten måste skicka en ny faktura för att momsredovisningen ska bli rätt. Ange orsak till makuleringen i meddelandefunktionen (pennan) och cirkulera fakturan till FAC för makulering. Om myndigheten vill skicka en kreditfaktura ska även den skannas och makuleras.
Hur hanteras en leverantörsfaktura där fakturans belopp endast består av moms?
Information hur fakturan ska hanteras finns på sidan Moms på leverantörsfakturor.
Hur hanteras en leverantörsfaktura, t.ex. från SEB Kort Bank AB, där fakturabeloppet är noll (0) men innehåller moms som ska redovisas?
Kontera kostnaden som vanligt i portalen. När fakturan blir attesterad och signerad får den direkt status Hbet eftersom den har noll kronor att utbetala.
Information hur fakturan ska hanteras finns även på sidan Moms på leverantörsfakturor.
Hur hanteras leverantörsfaktura med olika tecken på totalbelopp och moms?
Information hur fakturan ska hanteras finns på sidan Moms på leverantörsfakturor.
Hur hanteras en leverantörsfaktura där momsbeloppet är större än det totala fakturabeloppet?
Information hur fakturan ska hanteras finns på sidan Moms på leverantörsfakturor.
Hur hanteras en utländsk leverantörsfaktura med svensk moms?
Information hur fakturan ska hanteras finns på sidan Moms på leverantörsfakturor.
Granskning/kontrollattest och beslutsattest/signering
Hur kan granskning och kontrollattest av andra beställares fakturor ske?
Om den som har beställt varan/tjänsten inte är användare i Raindance eller av någon anledning inte kan granska fakturan i Raindance kan en annan person vara granskare i stället för beställaren. Granskaren kontrollerar med beställaren att fakturan är korrekt enligt beställningen och att varan har levererats/tjänsten har utförts. Fakturabild kan e-postas till beställaren med en fråga om den är korrekt. Beställarens e-postsvar sparas sedan som en txt-fil och läggs in under knappen Bifoga dokument för att vara ett underlag för granskningen i Raindance.
Ett annat sätt är att skriva en anteckning under Meddelandefunktionen (pennan) om att fakturan är granskad och ok enligt NN (beställaren) om t.ex. ett muntligt besked fås att fakturan är korrekt.
Det går inte att beslutsattestera konteringsrader på leverantörsfakturan, vad kan vara fel?
För att en faktura ska kunna beslutsattesteras måste den vara kontrollattesterad och konterad. Om fakturan inte är kontrollattesterad, dvs. rutan för Kontrollattest (överst i fliken Kontering) inte är förbockad behöver fakturan cirkuleras tillbaka till granskaren. Kontroll- och beslutsattestant kan inte vara samma person på en och samma faktura. När fakturan är kontrollattesterad cirkuleras den tillbaka till slutattestanten för beslutsattest och signering.
Det går inte att definitivsätta (signera) leverantörsfakturan, hur åtgärdas det?
För att en faktura ska kunna definitivsättas måste den vara konterad, attesterad och signerad i sin helhet. Kontrollera att attestantens signatur visas framför alla konteringsrader. Är fakturan inte helt konterad, dvs. beloppet Att kontera (överst till höger i fliken kontering) inte visar 0,00 kr kan fakturan behöva cirkuleras tillbaka t.ex. till ekonomiadministratör för kontering. Efter att konteringen är korrekt cirkuleras fakturan sedan tillbaka till attestant för attest och signering. En attestant har också behörighet att kontera/ändra kontering.
Orsaken till att det inte går att definitivsätta (signera) fakturan framgår ofta via meddelande till attestanten i fliken Cirkulation och kan t.ex. vara:
- Förfallodatumet infaller på en helg och åtgärdas genom att datumet ändras via knappen Ändra faktura.
- På fakturan angiven cirkulationsmall har upphört och åtgärdas genom att cirkulationsmallens kod ändras till institutionens grundkod via knappen Ändra faktura, t.ex. kod 124BOK ändras till 124000.
- Slutkonteringens verifikation har fått status Definitiv trots att fakturan har status Prel. Kontakta avdelningen för ekonomi och upphandling via. ekonomisupport@uadm.uu.se för åtgärd.
En leverantörsfaktura som ska delas med en annan institution försvinner inte ur min attestants inkorg trots att de konteringsrader som avser min institution både har attesterats och signerats?
Troligtvis har fakturan inte cirkulerats till den andra institutionen eller att någon av misstag under fliken Cirkulation strukit användare som tillhör den andra institutionen. Detta kan kontrolleras under knappen Historik och fliken Cirkulation och åtgärdas genom att fakturan cirkuleras till en ekonomiadministratör vid den andra institutionen.
Söka fakturor
Hur kan en institutions leverantörsfakturor sökas fram?
Alla leverantörsfakturor i Raindance finns i en nummerserie. Genom funktionen Fakturor - Sök - Leverantörsfaktura ges möjlighet till sökning av leverantörsfakturor genom att ange olika urval på Fakturanummer, Leverantör och/eller Referens.
Under Sök via kontering/attestering ges möjlighet till sökning av leverantörsfakturor utifrån bl.a. koddel (konto, organisatorisk enhet alt. projektnummer) för en viss tid.
Läs mer i lathunden för sökning av faktura.
Hur kan leverantörsfakturor konterade av en viss användare och/eller på t ex ett visst projekt sökas fram?
Genom funktionen Fakturor - Sök - Leverantörsfaktura och där klicka på Sök via kontering/attestering kan du söka fakturor som kontrollattesterats, konterats eller beslutsattesterats på en viss koddel (Org, Konto eller proj) under en viss period.
Läs mer i lathunden för sökning av faktura .
Övrigt
Hur hanteras återbetalningar och returer av betalningar från leverantörer eller Nordea/Danske Bank?
Om ingen kreditfaktura har inkommit från leverantören utreder avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) tillsammans med institutionen varför återbetalningen/returen har kommit och korrigerar ev leverantörsupplägget. AEU registrerar en kreditfaktura i portalen och sätter fram fakturans förfallodatum samt granskar den. Fakturan cirkuleras därefter till institutionen för kontering och attest. När fakturan attesterats bokar AEU in återbetalningen på fakturan.
Om en ny utbetalning behöver göras med anledning av återbetalningen/returen ska institutionen se till att en fakturakopia sänds för skanning.
Hur arkiveras leverantörsfakturor och bilagor som hanteras i fakturaportalen?
UU är skyldiga att arkivera inkomna handlingar i det formatet som de anländer till myndigheten enligt gällande arkivbestämmelser. Pappersfakturor och PDF-fakturor som skickats för skanning arkiveras genom skanningsföretagets försorg. E-fakturor arkiveras elektroniskt i systemet. Om pappersfaktura skannas vid institutionen/motsvarande och skickas för skanning via e-post ska pappersoriginalet arkiveras vid institutionen och Raindance fakturanummer ska anges på handlingen innan den sorteras in i avsedd pärm i stigande nummerordning.
Läs mer om institutioners arkivering av fakturor och verifikationer i lathunden för Arkivering.
När syns ett preliminärt anläggningsobjekt i anläggningsregistret?
Fakturor som avser anläggningstillgångar ska bokas på en egen radtyp "anlägg" och konto 10000. Det preliminära anläggningsobjektet syns inte i Anläggningsregistret (AR) förrän fakturan är Def, dvs helt attesterad och signerad. Det medför att ekonomiadministratören ofta måste kontrollera om det finns anläggningsobjekt att ta hand om, speciellt i månadsskiften. Alla preliminära anläggningsobjekt ska vara överförda och definitiva innan månadens avskrivningar kan göras och perioden stängas.